La reforma laboral era el proyecto por el cual el gobierno quería reformar la actual constitución de los derechos y deberes laborales, enfocada a darle una mayor participación a los sindicatos, y aparentemente favorecer la formalidad, sin embargo, finalmente se hundió en la Comisión Séptima de la Cámara de Representantes y por falta de quórum, y por ello no llego a votación.

Tras meses de incertidumbre de parte de algunos sectores de la economía, que afirmaban su preocupación por el contenido de dicha reforma, existen voces que aún tienen la esperanza que el proyecto pueda votarse en las sesiones extras que habrá posteriormente.

El presidente Gustavo Petro se pronunció por medio de su Twitter con respecto a este revés en uno de los proyectos que ha promovido desde sus primeros días de gobierno:

El hundimienho de la reforma laboral es muy grave. Demuestra que la voluntad de paz y de pacto social no existe en el poder económico. Dueños del capital y de los medios lograron cooptar el Congreso en contra de la dignidad del pueblo trabajador.

Creen que las ganancias salen de…

— Gustavo Petro (@petrogustavo) June 20, 2023

Para conocer las implicaciones de este suceso consultamos a Carlos Barco, Socio y Director de Litigios de Álvarez Liévano Laserna, , quien nos explicó por qué no continuó y que sigue con la reforma laboral:

¿Por qué no prosiguió el proyecto de reforma laboral? 

¿Qué puede suceder a continuación con la reforma laboral?

Las herramientas de trabajo son parte fundamental de los activos de una compañía, su uso por parte de los empleados se convierte en parte de la productividad de la misma, además de la inversión inicial, para la compañía también está, el coste de mantenimiento que algunas herramientas deben tener como equipos de cómputo, herramientas mecánicas, y artículos cuyo usuario y operador es el mismo empleado.

Sin embargo, hay un aspecto que se debe tener en cuenta y es el uso que le da el empleado a las herramientas proporcionadas por la organización, ya que su mal uso, puede acarrear gastos innecesarios a la empresa, y es por ello que se debe tener un plan de capacitación para el uso de estos activos.

El reemplazar un computador, o una máquina, puede ocasionar perdidas para una organización, un ejemplo mucho más palpable era el uso de impresoras, anteriormente en las oficinas, el costo de mantenimiento, y la reparación de errores por la mala operación de algún empleado, eran parte importante de la inversión mensual en recursos y personal, costos que se han reducido gracias  a la promoción de políticas verdes, en donde el volumen de los documentos impresos se ha reducido considerablemente.

Otro aspecto es la manipulación de máquinas, en algunos casos el personal que ha trabajado con una determinada máquina, asume que al renovar maquinaria, o reemplazarla quizás por un modelo más actual, su forma de operación no tendrá cambios y es un error que se debe evitar, pues muchas veces su forma de cuidado y operación cambia en beneficio del ahorro de energía y de facilidades para el operador. Para ello es siempre necesaria una capacitación sobre los nuevos equipos, sin importar que se trate de la misma marca, pero de diferente modelo, no solo por el cuidado de la máquina, también en beneficio del operador y de las funcionalidades que se puedan aprovechar de los nuevos equipos.

Otro escenario es la implementación de programas informáticos, por ello es importante antes de implementar una solución de software, maquinaria, equipos de cómputo, o soluciones tecnológicas de trabajo cooperativo, es importante establecer jornadas de capacitación para que el colaborador no solo pueda beneficiarse del rendimiento de las facilidades que ofrece la empresa para efectuar las labores, sino que el mismo empleado pueda fungir como un actor activo en el cuidado de los equipos.

A continuación, te dejamos algunos consejos para que puedas implementar en tu organización para que los colaboradores puedan apropiarse de sus herramientas de trabajo e incentivar la cultura de cuidado:

1.    Comunicación clara: Establece políticas y procedimientos claros sobre el cuidado de las herramientas de trabajo. Comunica estas directrices de manera efectiva a todos los empleados, ya sea a través de reuniones, comunicados internos, capacitaciones o paneles informativos.

2.    Educación y capacitación: Proporciona capacitación regular sobre el cuidado apropiado de las herramientas de trabajo, destacando la importancia de tratar los equipos y materiales con respeto. Incluye pautas específicas sobre cómo manejar y mantener los enseres para prolongar su vida útil.

3.    Ejemplo desde la dirección: Los líderes y gerentes deben ser modelos a seguir en términos de cuidado de las herramientas de trabajo. Si los empleados ven que los líderes se preocupan por el cuidado de los recursos, es más probable que sigan su ejemplo.

4.    Fomento de la propiedad: Anima a los empleados a sentirse propietarios de las herramientas de trabajo. Puedes lograrlo permitiéndoles personalizar sus espacios de trabajo, lo que puede generar un mayor sentido de responsabilidad y cuidado.

5.    Reconocimiento y recompensas: Reconoce y recompensa a los empleados que demuestren un buen cuidado de las herramientas de trabajo. Puedes implementar programas de reconocimiento, destacar los logros individuales o de equipo relacionados con el cuidado de los recursos.

6.    Mantenimiento regular: Establece un programa de mantenimiento regular para las herramientas de trabajo. Esto incluye la limpieza, reparación y revisión periódica de los equipos y muebles para asegurarse de que estén en buen estado de funcionamiento.

7.    Concientización sobre el costo: Educa a los empleados sobre el costo asociado con la reposición o reparación de las herramientas de trabajo. Hazles saber cómo el cuidado adecuado puede ayudar a ahorrar recursos y presupuesto de la empresa.

8.    Políticas de devolución: Si los empleados tienen acceso a recursos o equipos prestados, implementa políticas claras de devolución para asegurarte de que los enseres sean devueltos en buen estado cuando ya no sean necesarios.

9.    Facilita el reporte de problemas: Establece canales de comunicación abiertos y accesibles para que los empleados puedan informar rápidamente sobre cualquier daño o problema que encuentren en las herramientas de trabajo. Esto permitirá abordar los problemas de manera oportuna y evitar un mayor deterioro.

10. Compartir beneficios: Si la empresa se beneficia económicamente por el buen cuidado de los enseres de oficina, considera compartir esos beneficios con los empleados como un incentivo adicional para su cuidado responsable.

Actualmente, las organizaciones incentivan el trabajo en equipo como una forma de promover valores empresariales enfocados en la superación de retos y objetivos, que se sirven del conocimiento de los miembros del equipo para complementarse y aliviar la carga laboral que el proyecto implica. Sin embargo, también es importante que de forma individual los empleados se sientan motivados a trabajar para poder desarrollar su potencial en cuanto a la facilidad y agilidad con la que puedan encontrar soluciones, esto significa que no solo estas virtudes se pueden encontrar en el trabajo colaborativo o grupal, también pueden desarrollarse dentro de los objetivos individuales que necesite el empleado.

Por eso es importante distinguir cuando es apropiado desarrollar un proyecto de forma grupal o individual, aquí te mencionamos algunos aspectos a tener en cuenta:

Complejidad del proyecto: Si el proyecto es altamente complejo y requiere una variedad de habilidades y conocimientos, es posible que sea más adecuado realizarlo en equipo. La colaboración y la combinación de habilidades pueden facilitar la resolución de problemas y la generación de ideas.

Dependencia de recursos: Si el proyecto requiere el uso de recursos limitados, como tiempo, presupuesto o equipo especializado, trabajar en equipo puede permitir un mejor aprovechamiento de esos recursos y una gestión más efectiva.

Plazos y urgencia: Si el proyecto tiene plazos ajustados o es urgente, puede ser más eficiente asignarlo a un individuo en lugar de depender de la coordinación y comunicación de un equipo. Esto puede ayudar a garantizar una ejecución rápida y ágil.

Especialización y experiencia: Si el proyecto requiere habilidades altamente especializadas y un nivel avanzado de experiencia en un área específica, puede ser más efectivo asignarlo a un individuo con las competencias necesarias. Esto permite aprovechar la experiencia y conocimientos específicos de esa persona.

Innovación y creatividad: Si el proyecto se enfoca en la generación de ideas y la innovación, el trabajo en equipo puede ser más beneficioso. La diversidad de perspectivas y la colaboración pueden estimular la creatividad y la resolución de problemas novedosos.

Autonomía y responsabilidad: Si el proyecto permite cierta flexibilidad y requiere un alto nivel de autonomía y responsabilidad individual, es posible que sea mejor realizarlo de forma individual. Esto permite a la persona tener un mayor control sobre su trabajo y decisiones.

Tamaño del proyecto: Considera el tamaño del proyecto en términos de su alcance y recursos necesarios. Proyectos más pequeños y manejables pueden ser adecuados para el trabajo individual, mientras que proyectos más grandes y complejos pueden requerir un enfoque de equipo.

Actualmente, los trabajadores de diferentes sectores muestran una inconformidad con respecto a sus salarios, traducidos en la preocupación que existe no solo frente a la volatilidad y estabilidad del mercado, la inflación y las actuales crisis políticas, también de como entienden y perciben sus salarios. La mayoría de estos inconformismos provienen de trabajadores que no tienen cargos directivos o gerenciales. Es decir, empleados que realizan tareas operacionales.

Muchos de estos trabajadores no ven reflejados en sus salarios. Según el estudio “La fuerza laboral del futuro” realizado por Adecco, solo el 41% cree que su salario refleja el esfuerzo y tiempo invertidos en sus ocupaciones laborales, también la disposición de tiempo para cumplir con las metas propuestas por la organización. Sin embargo, este panorama es muy diferente para cargos gerenciales y directivos.

Algunos aspectos para tener en cuenta en cuanto a la felicidad salarial son:

• Comparación con el mercado: Si tus empleados sienten que sus salarios están por debajo de la media en comparación con otros puestos similares en el mercado laboral, es posible que se sientan subvalorados y descontentos.

• Expectativas no cumplidas: Si los empleados tenían expectativas más altas sobre los aumentos salariales o las revisiones salariales y no se han cumplido, podrían estar desilusionados y descontentos con la situación.

• Coste de vida: Si el costo de vida ha aumentado significativamente y los salarios de tus empleados no han seguido el ritmo, es comprensible que estén insatisfechos con su poder adquisitivo y la capacidad para cubrir sus necesidades.

• Falta de reconocimiento: Los empleados pueden sentir que sus esfuerzos y contribuciones no están siendo reconocidos y recompensados adecuadamente con salarios justos. Esto puede llevar a una falta de satisfacción y motivación en el trabajo.

• Carga de trabajo: Si tus empleados sienten que están asumiendo una carga de trabajo excesiva o están desempeñando responsabilidades adicionales sin una compensación adecuada, es probable que se sientan frustrados y descontentos con su salario.

• Falta de transparencia: Si tus empleados no comprenden cómo se determinan los salarios en la organización o si no hay transparencia en el proceso de establecimiento de salarios, es probable que haya confusión y descontento.

• Beneficios y compensaciones adicionales: Además del salario, los empleados también valoran otros beneficios y compensaciones, como planes de seguro de salud, tiempo libre remunerado, oportunidades de desarrollo profesional, etc. Si sienten que no están recibiendo beneficios adecuados junto con su salario, pueden estar descontentos.

Es importante que las organizaciones concentren e inviertan no solo en los segmentos gerenciales, sino que puedan reconocer el esfuerzo que desde otros cargos se realiza, adoptando nuevos enfoques que se puedan aplicar a la productividad de los empleados y que premie el esfuerzo que individual y grupalmente se realice dentro de la organización, respetando límites de horario, y teniendo una política sólida de asignación de tareas, muchas veces esa insatisfacción salarial es el reflejo de jornadas laborales extensas, y la asignación de proyectos de forma desproporcional. Lo que influye en ese sentimiento de tener un desempeño aceptable y no sobresaliente por ese temor a que se asignen más tareas y responsabilidades que no se verán reflejadas en términos salariales, o en beneficios palpables por el empleado, fuera del reconocimiento de sus jefes. Hay que tener en cuenta que el talento debe cuidarse desde sus bases.

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Para poder mejorar este panorama, los equipos de recursos humanos deben tener en cuenta que hay una serie de estrategias para poder realizar un diagnóstico de la organización, esto sirve para identificar como se puede actuar y en qué áreas poder invertir más, o centrar los beneficios de la organización, también identificar como está la organización frente a otras empresas del sector en cuanto a aspectos salariales y beneficios.

Realizar encuestas periódicas para medir la satisfacción, donde se incluyan preguntas específicas sobre la satisfacción salarial, se puede utilizar escalas de valor o preguntas abiertas para obtener información de interés.

También se pueden incluir sesiones de retroalimentación que pueden ser individuales o grupales, donde se pueda hablar de forma franca sobre la satisfacción salarial, en un entorno amable pero confidencial.

Es importante también tener en cuenta las evaluaciones de desempeño, si los empleados sobresalientes no están siendo recompensados de forma consecuente con su esfuerzo, es probable que ese talento no dure mucho en nuestra compañía.

Las actuales demandas de diferentes industrias a sus colaboradores han provocado que muchas miren a la flexibilidad horaria y a la facilidad que se encuentra en el trabajo remoto para facilitar y promover el bienestar de los empleados.

Un término que ha empezado a tener importancia, dentro de la flexibilidad laboral, es las vacaciones ilimitadas, aunque aparentemente se puede ver con malos ojos esta facilidad, en países como España, tanto los empleados como los empleadores lo ven con buenos ojos y con prudencia.

Pese a que el término puede asociarse al periodo vacacional anual que solicitan los empleados, en realidad se refiere a la facilidad en que el empleado pueda acceder a días libres, descontados de sus vacaciones, es decir, que el empleado pueda gestionar días libres durante la semana para dedicarse al descanso o a asuntos personales que no puede realizar los fines de semana.

Estos días solicitados están encaminados a que el empleado pueda gozar de un día adicional a sus días de descanso de los fines de semana, pero donde pueda tramitarlos de forma mucho más rápida que un periodo vacacional mucho más extenso y que ese día se ha descontado de su total de días a vacacionar.

La idea detrás de las vacaciones ilimitadas es fomentar un ambiente laboral más flexible y equilibrado, donde los empleados puedan gestionar su tiempo y descanso de manera autónoma. Se supone que esta política promueve la responsabilidad y la confianza entre empleadores y empleados, ya que se espera que los trabajadores cumplan con sus tareas y objetivos sin abusar de la flexibilidad ofrecida.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque se les llame "vacaciones ilimitadas", los empleados aún deben cumplir con
las expectativas y los plazos de trabajo establecidos. Además, las políticas de vacaciones ilimitadas pueden variar entre diferentes empresas, y es posible que se establezca ciertos límites o restricciones en cuanto a la duración de las ausencias o la forma en que se solicitan.

Para implementar esta estrategia es importante establecer pautas que contribuyan a que tengan el efecto esperado, numeramos algunos aspectos a tener en cuenta a continuación:

El Ministerio del Trabajo de Colombia es una entidad gubernamental encargada de formular, coordinar y ejecutar políticas, planes, programas y proyectos relacionados con el trabajo, el empleo y la protección social en el país. Su objetivo principal es promover la generación de empleo digno, garantizar la protección de los derechos laborales y mejorar las condiciones de trabajo en Colombia.

Las principales funciones del Ministerio del Trabajo en Colombia incluyen:

1.    Políticas laborales y de empleo: El Ministerio del Trabajo formula políticas y estrategias para promover la creación de empleo digno, fomentar la formalización laboral, mejorar la calidad del empleo y facilitar la inserción laboral de grupos vulnerables como jóvenes, mujeres, personas en situación de discapacidad, entre otros.

2.    Inspección, vigilancia y control: La entidad ejerce labores de inspección, vigilancia y control sobre el cumplimiento de las normas laborales, tanto por parte de los empleadores como de los trabajadores. Realiza visitas de inspección a las empresas para verificar el cumplimiento de la legislación laboral y sancionar posibles infracciones.

3.    Seguridad y salud en el trabajo: El Ministerio del Trabajo promueve y regula las políticas de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de prevenir accidentes laborales y enfermedades profesionales. Establece normas y lineamientos para la protección de los trabajadores y supervisa su cumplimiento.

4.    Relaciones laborales: La entidad se encarga de regular y promover las relaciones laborales en Colombia. Facilita la negociación colectiva entre empleadores y trabajadores, y resuelve los conflictos laborales que se presenten a través de mecanismos como la conciliación y el arbitraje.

5.    Protección social: El Ministerio del Trabajo también tiene la responsabilidad de promover y garantizar la protección social de los trabajadores y sus familias. Administra el sistema de seguridad social, que incluye el régimen de pensiones, el sistema de salud, el seguro de desempleo y otros beneficios sociales.

Además de estas funciones, el Ministerio del Trabajo de Colombia trabaja en coordinación con otras entidades gubernamentales, sindicatos, gremios empresariales y organizaciones de la sociedad civil para promover el trabajo decente, la equidad de género, la inclusión laboral y el desarrollo económico sostenible en el país. Para hablar de este tema hemos invitado a Carlos Barco, Socio y Director de Litigios de Álvarez Liévano Laserna. 

Aquí la entrevista completa: 

Aquí nuestro podcast: 

Legis Gestión Humana:¿Cuál es la función del Ministerio del trabajo?

Carlos Barco: Lo primero que se debe recordar es que el presidente en cabeza del Gobierno nacional es quien tiene la facultad constitucional de ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control de todos los servicios públicos y privados que se presten en el país. Luego, entonces, como una derivación de esa facultad constitucional genérica del Presidente de Inspección, Vigilancia y Control, el Ministerio del Trabajo, como una cartera especializada, tiene las facultades propias, pertinentes y particulares de ejercer esa inspección, vigilancia y control respecto del cumplimiento de las normas laborales por parte de todos los empleadores.

Eso está previsto, por supuesto, no solo por una delegación constitucional que hace el presidente sobre sus ministerios, sino además en el artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo, que establece que el Ministerio podrá visitar a los empleadores y podrá requerir de estos información necesaria y pertinente para poder evidenciar el verdadero cumplimiento de las obligaciones laborales frente a todos los trabajadores.

Esas facultades de inspección, vigilancia y control son muy diversas. La facultad genérica de inspección, vigilancia y control puede derivarse o puede concretarse en cualquiera de las normas laborales que tiene el empleador, la obligación de cumplir. Entonces, cualquier incumplimiento de cualquiera de las normas laborales que el empleador está llamado a acatar puede motivar una investigación administrativa por parte del Ministerio del Trabajo para poder conducir a la validación si efectivamente hay un incumplimiento o no, y en caso de existir, en caso de haberlo, pues entonces podrá imponer una sanción con base en las facultades específicas propias del Ministerio del Trabajo.

LGH: ¿En qué tipos de escenarios el Ministerio del trabajo puede intervenir en una organización?

Carlos Barco: Si las facultades son abiertas y genéricas, se concretan en los casos particulares. Eso que quiere decir que cualquier trabajador o cualquier sindicato puede acudir al Ministerio del Trabajo para informar que un empleador no está cumpliendo con alguna normativa laboral. También podría suceder que el Ministerio del Trabajo, oficiosamente, o sea, por su propia cuenta, teniendo noticia de algún eventual incumplimiento del empleador, pueda llegar a investigar y verificar cuál es precisamente el estatus de cumplimiento de la norma laboral en esos casos.

Pueden existir muchos escenarios en los que esto ocurra, incluso cuando hay un incumplimiento de una convención colectiva por parte de un empleador, cuando hay un incumplimiento de un contrato de trabajo con un trabajador, específicamente. En general, cualquier situación que involucre el incumplimiento de una norma laboral puede ser auscultado, puede ser investigado, puede ser revisado, puede ser precisamente sancionado por el Ministerio de Trabajo.

Ahora, esto cómo se concreta ante la denuncia de un trabajador o ante la denuncia de un sindicato o con una facultad oficiosa de iniciar por su propia cuenta una investigación el Ministerio. Lo que hace es abrir lo que se denomina un proceso administrativo sancionatorio. Y en ese proceso administrativo sancionatorio o procedimiento administrativo sancionatorio, lo que hace Ministerio de Trabajo es indagar en una averiguación preliminar.

¿Cuál es el eventual incumplimiento en el que está incurriendo ese empleador?. Para eso puede requerir de información, para eso puede hacer visitas, incluso intempestivas a los lugares de trabajo. Y si el ministerio, después de esa averiguación preliminar, considera que hay méritos para avanzar en la investigación y formular algún cargo a un empleador por incumplimiento de la ley laboral, pues entonces lo que hará es precisamente abrir formalmente el procedimiento sancionatorio e imputarle a ese empleador el incumplimiento concreto a través de un acto administrativo y deberá darle la oportunidad a ese empleador de que se pueda defender presentando sus pruebas y haciéndose parte dentro del proceso sancionatorio.

Luego entonces sigue una práctica de pruebas donde se practicarán las pruebas peticionadas por el denunciante o el querellante, en este caso, y se practicarán las pruebas que provea en su defensa el empleador, al final de lo cual entonces el Ministerio del Trabajo podrá dictar una resolución que imponga una sanción o no al empleador que eventualmente ha incumplido con sus obligaciones.

El que no esté de acuerdo con esa sanción, sea un trabajador o un sindicato, frente a lo cual no ha visto la prosperidad, su denuncia o su petición. O si es el empleador sancionado el que no está conforme con esa decisión del Ministerio, podrá formular un recurso de apelación para que una segunda instancia al interior del ministerio pueda revisarse de nuevo el caso para poder dictaminar si hay lugar a sancionar o no a un empleado.

LGH:¿Qué protección ofrece el Ministerio del trabajo a las organizaciones?

Carlos Barco: Es muy importante tener en cuenta que como está diseñada la ley actual, el Ministerio tiene amplias facultades de inspección, vigilancia y control, particularmente frente a los empleadores. Sin embargo, en algunos artículos en el Código Sustantivo del Trabajo, que permite que el ministerio pueda eventualmente evaluar la conducta de algún sindicato por algún incumplimiento de sus propias normas dentro de los estatutos.

Sin embargo, ello no es lo común y realmente lo que sucede es que las facultades de inspección, vigilancia y control se concentran en el grueso de los empleadores para poder garantizar que como empleadores cumplan las normas laborales. En términos generales, ello quiere decir que para los eventos en los que, eventualmente, valga la redundancia, un trabajador sea el que incumple la ley o el reglamento, o un sindicato sea el que incumple la ley o el reglamento, pues los caminos para poder solventar esas situaciones serán los judiciales.

Entonces, el empleador, en lugar de acudir al Ministerio del Trabajo, podrá acudir directamente donde un juez a poder discutir alguna responsabilidad en la que pueda haber incurrido un trabajador o un sindicato.

La intranet para muchas organizaciones se ha convertido en un espacio donde se comparte información, facilitando muchos procesos y más, cuando se necesita digitalizar y tener acceso a cierta información que, físicamente, no es fácil disponer.

Sin embargo, con la integración de inteligencia artificial, incluso a estos escenarios puede encontrarse muchos beneficios adicionales a los que tradicionalmente se ha endilgado a estos espacios.

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Buscar que sean espacios más amenos y que puedan facilitar otros espacios de interacción, diferentes a ser el archivo de la organización, depende de qué necesidades tiene la organización e incluso bajo que modalidad de trabajo estén los colaboradores, debido a que la intranet resulta ser mucho más provechosa cuando los empleados acceden a ella de forma remota, con las nuevas generaciones de empleados y la virtualidad encima, se debe tener en cuenta el salto generacional que debe tener la intranet de nuestra organización, el poder tener una interfaz atrayente y eficiente es el primer paso, pues las nuevas generaciones son muy poco receptivas al mal funcionamiento de estas herramientas, por ello es muy común el uso de sistemas de almacenamiento como Google drive o la nube en Outlook, u otros sistemas que si no están en el espectro de programas o herramienta dispuestos por la organización pueden dejar información crítica en riesgo, sin mencionar el riesgo a la productividad por los tiempos de espera para descargar o subir información.

Una de las formas para mejorar su funcionamiento es la creación de un user-story que en resumen sería algo así: "Como usuario, ¿ cómo hago X acción o localizo X información?”. En la interfaz del usuario interno, para que sin necesidad de una capacitación tan especifica, se pueda realizar la consulta o la acción que necesita el usuario, sin e, sin embargo otro tipo de acciones para poder aprovechar la intranet de la organización de forma consecuente con los objetivos que se tengan, algunas son:

Crear grupos temáticos: Establece grupos en la intranet que se centren en temas específicos o proyectos en los que los empleados estén trabajando. Estos grupos brindan un espacio para compartir información relevante, documentos, ideas y preguntas. Fomenta la participación y la interacción entre los miembros del grupo.

Foros de discusión: Crea foros de discusión en la intranet donde los empleados puedan plantear preguntas, compartir conocimientos y colaborar en proyectos. Los foros son un lugar donde los empleados pueden buscar ayuda, intercambiar ideas y recibir retroalimentación de sus compañeros.

Directorios y perfiles de empleados: Implementa un directorio de empleados en la intranet que permita a los empleados buscar y conectarse con otros colegas. Cada empleado puede tener un perfil personal que incluya sus habilidades, experiencia y áreas de interés. Esto facilita la identificación de expertos y la colaboración entre equipos.

Espacios para compartir recursos: Crea espacios en la intranet donde los empleados puedan compartir recursos útiles, como plantillas, herramientas, documentos y enlaces. Esto facilita el acceso a información relevante y ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos.

Calendarios y programación de reuniones: Utiliza la intranet para compartir calendarios y programar reuniones. Los empleados pueden ver la disponibilidad de sus compañeros, programar reuniones colaborativas y coordinar eventos. Esto simplifica la organización y mejora la eficiencia en la programación de actividades conjuntas.

Encuestas y retroalimentación: Crea encuestas en línea en la intranet para recopilar opiniones, ideas y retroalimentación de los empleados. Esto puede ayudar a generar ideas, evaluar el nivel de satisfacción o identificar áreas de mejora. Anima a los empleados a participar activamente y utiliza los resultados para tomar decisiones informadas.

Compartir logros y reconocimientos: Establece un espacio en la intranet donde los empleados puedan compartir sus logros, reconocimientos y agradecimientos. Esto promueve una cultura de apoyo y celebración, y también ayuda a fomentar la colaboración y el reconocimiento mutuo.

A medida que las organizaciones buscan formas más eficientes y flexibles de comunicarse, las reuniones virtuales han demostrado ser una alternativa efectiva a las reuniones presenciales.

Una de las principales ventajas de las reuniones virtuales es la eliminación de la necesidad de viajar. Al optar por reuniones virtuales, las empresas pueden ahorrar tiempo y costos asociados con los desplazamientos. Los participantes pueden unirse a la reunión desde cualquier ubicación, lo que facilita la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente. Además, se reducen los gastos relacionados con viajes, como transporte, alojamiento y comidas, lo que se traduce en un ahorro significativo para la empresa y por supuesto para el mismo colaborador.

Evita esos espacios de esperar a que todos los participantes estén en el mismo lugar físico, se puede utilizar el tiempo ahorrado para realizar otras tareas importantes. Además, las herramientas de colaboración en línea, como pizarras virtuales y documentos compartidos, facilitan la discusión y la toma de decisiones en tiempo real, lo que agiliza los procesos y evita largas rondas de intercambio de correos electrónicos.

También es evidente sus ventajas en cuanto a la flexibilidad y accesibilidad. Los participantes pueden unirse a la reunión desde la comodidad de su hogar, la oficina o cualquier otro lugar con una conexión a Internet. Esto permite una mayor participación de personas que de otro modo no podrían asistir debido a restricciones de tiempo, ubicación o compromisos previos. Además, la posibilidad de grabar las reuniones virtuales permite a los asistentes revisar el contenido y compartirlo con aquellos que no pudieron estar presentes inicialmente, o si se necesita llevar un registro de los acuerdos que se discutieron a modo de bitácora de la reunión. 

Como dato: Es importante conocer las restricciones en este tipo de reuniones, la BBC documento el caso, de una joven en Londres que al estar en una reunión de trabajo realizo un Tik-Tok, video de 20 segundos, y fue suficiente para que por motivos de confidencialidad fuera terminado su contrato con una empresa de tecnología.

Además, las herramientas de chat y encuestas en línea pueden estimular la interacción y la generación de ideas. Elementos que se deben tener en cuenta en el momento de decidir que tipo de reunión se debe tener, si bien hay personas que se sienten más cómodas en reuniones presenciales, por la ilusión de cercanía y concentración en el tema a tratar, también es cierto que es la naturaleza del tema y como se aborde lo que tendrá a los participantes de la reunión con la total atención y participación en el tema.
 

La burocracia en una empresa puede ser un obstáculo para la eficiencia y la toma de decisiones ágiles, reconocerla implica una evaluación detallada de cómo se están realizando los procesos al interior de una empresa.

Muchas veces ciertas decisiones deben pasar por la mano y el criterio de otras áreas para que estas se lleven a cabo; sin embargo, y sucede en empresas de gran tamaño, la importancia de su aprobación va menguando en la medida que este proceso empiece su tránsito por las diferentes áreas que aprueban dicha iniciativa.

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La burocracia se puede medir en el tiempo y eficiencia en que se resuelvan las solicitudes y proyectos que se necesiten desarrollar, o al tiempo de respuesta que se estime a resolver la inquietud, sugerencia o comentario tanto del cliente interno como externo.

Para contribuir a la agilidad de la organización, aquí hay algunas sugerencias sobre cómo evitar o reducir los procesos:

1.    Establecer una estructura organizativa clara: Definir y comunicar claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Esto evita la duplicación de tareas y las confusiones.

2.    Fomentar la comunicación abierta: Establecer canales de comunicación efectivos y alentar a los empleados a expresar sus ideas y preocupaciones. Esto facilita la toma de decisiones informadas y evita la necesidad de múltiples aprobaciones.

3.    Empoderar a los empleados: Delegar autoridad y responsabilidad a los empleados para tomar decisiones dentro de sus áreas de competencia. Esto permite una mayor autonomía y agilidad en la resolución de problemas.

4.    Simplificar los procesos: Revisar regularmente los procesos y procedimientos de la empresa para identificar áreas de mejora y eliminar pasos innecesarios. Simplificar los flujos de trabajo puede agilizar las operaciones y reducir la burocracia.

5.    Promover la innovación: Fomentar una cultura de innovación y creatividad en la empresa. Esto puede incluir la creación de equipos interdisciplinarios, la asignación de tiempo para proyectos especiales y la recompensa del pensamiento innovador.

6.    Establecer metas claras: Definir metas y objetivos claros para cada departamento y empleado. Esto ayuda a mantener el enfoque en los resultados y minimiza la burocracia asociada con las tareas no esenciales.

7.    Utilizar tecnología adecuada: Implementar herramientas y sistemas tecnológicos que agilicen las operaciones y automaticen tareas rutinarias. Esto puede incluir software de gestión de proyectos, sistemas de flujo de trabajo digital y herramientas de colaboración en línea.

8.    Fomentar la mentalidad ágil: Adoptar una mentalidad de mejora continua y adaptabilidad en la empresa. Esto implica estar abierto a cambiar y ajustar los procesos a medida que se identifiquen áreas de mejora.