El no saber comunicarnos puede dificultar la forma como interactuamos con otros miembros de la organización. El no poder expresarnos correctamente puede generar situaciones en donde no podamos tener la capacidad de delegar o manifestar inconformidad, o en tareas tan simples como transmitir una información. 
La claridad con la que podamos comunicarnos, se ha vuelto una habilidad apreciada por las organizaciones y hace parte de las habilidades blandas que todo profesional debe desarrollar y poner en práctica.

La comunicación asertiva es entendida como la capacidad de expresarnos respetando la posición del otro, pero dejando clara nuestra posición y argumentos sin que sea un motivo de discusión con el otro, siendo claros y concretos, diciendo específicamente lo que queremos, para evitar caer en la malinterpretación de los demás. 

Entre las ventajas de practicar la comunicación asertiva se encuentran, reducir los niveles de estrés, evitando sobrecargarnos con pensamientos, sobre ¿Qué queríamos decir? o ¿Cómo lo queríamos decir? También nos ayuda a mejorar nuestro punto de vista respetando el de los demás y estimula la habilidad de poder decir “no” en determinadas situaciones. 

Para este tema Consultamos a Catalina Valencia, coach y embajadora del método “How to Fascinate” para Latinoamérica, y autora del método Tu palabra es tu poder. Para hablar de la importancia de practicar una comunicación asertiva no solo en el ámbito laboral, también el social y el familiar.

Legis Gestión Humana: ¿Por qué es importante la comunicación asertiva dentro de las organizaciones? 

Catalina Valencia:  No saber comunicarnos de manera asertiva puede hacer que puedas dañar todas tus relaciones
con tus colaboradores, con tus clientes, pero no solamente con ellos, también con tus amigos y con las personas que más amas. 

Y si bien es cierto pasamos mucho tiempo dentro de la organización, el impacto que tiene en nuestras comunicaciones internamente lo que hacemos en nuestro trabajo también tendrá un impacto muy fuerte con nuestra familia y con nuestros amigos, pero sobre todo con el diálogo interno que tenemos dentro de nuestra cabeza cuando nos estamos machacando a nosotros mismos y también nos estamos comunicando de manera poco asertiva con quienes somos verdaderamente.

Si tú no te comunicas bien contigo mismo, no vas a tener la habilidad de poderte comunicar bien con los demás, y si no te comunicas bien con los demás, pues vas a hacerle la vida difícil a los otros para que puedan cumplir con sus tareas, para que puedan cumplir con sus metas.

Para que los objetivos de la organización se cumplan y se vivan los valores, las políticas y la razón por la que te contrataron y por la que estás allí.

Legis Gestión Humana: ¿Cómo identificar y practicar un buen feedback?

Catalina Valencia: Realmente el feedback es algo que debemos decir continuamente. Lo que pasa es que en culturas
como las nuestras, muy pocas veces nos atrevemos a comunicar y expresar lo que pensamos, sentimos y necesitamos, porque tenemos muchísimo miedo a que nos rechacen. Tenemos mucho miedo a caer mal, a ser juzgados, a ser comparados.
Tenemos mucho miedo a que simplemente porque elegimos algo nos rechacen y eso es algo supernatural en el ser humano.

A la gente no le gusta hacer sentir mal al otro y prefiere a veces hasta sentirse mal él mismo o ella misma, en lugar de darle un feedback a alguien. Entonces, de repente comienzan a ocurrir situaciones como por ejemplo que tienes colaboradores que no te están cumpliendo con el compromiso que te están haciendo y te están diciendo sí, ya lo voy a hacer y resulta que no llega.

Resulta que te encuentras con personas a las que les tienes que dar a veces feedback fuertes, como, por ejemplo, recuerdo una planta de una compañía multinacional en donde tenía una cantidad de personas a su cargo, una persona de uno de un estrato un poquito más humilde y tenían que decirle a la persona - “oye, es que hueles mal y a nadie le gusta eso”.

Entonces de alguna manera necesitas poder decirle a la gente, - “no estás cumpliendo con tu tarea o te estás comportando de manera agresiva, o estás maltratando al personal o no estás siendo directo a la hora de comunicar una instrucción y no estamos llegando a una meta”.
Hay cientos de ejemplos que podemos generar. A veces puedes dar un feedback, por ejemplo, a un jefe o a un colaborador diciéndole que no estás sintiéndote escuchado, que no te estás sintiendo valorado, que no te estás sintiendo, que le están poniendo las condiciones para poder alcanzar esas metas.

Y cuando no tenemos esos resultados que queremos, nosotros también tenemos que preguntarnos
qué es lo que yo he creado, provocado o permitido en mi comunicación.

LGH: ¿Cuál es la metodología “How to fascinate”? 

Catalina Valencia: Tenemos varias metodologías la de How to Fascinate es una metodología que es para la que soy la representante para el mercado de habla hispana, que es espectacular y que habla acerca de nuestros lenguajes de comunicación.

Hay personas que hablan el lenguaje, la innovación o que son personas súper creativas. Hay personas que hablan el lenguaje de la pasión, que son personas que conectan fácilmente y empatizan con los otros.
Hay personas que hablan el lenguaje del poder, que son muy buenas dirigiendo. Hay personas que hablan el lenguaje del prestigio, que son buenísimos, que levantan el estándar. Hay personas que hablan el lenguaje de la confianza, que son personas que tienen esa habilidad de que todos lleguemos a la meta.

Hay personas que hablan el lenguaje de la mística, personas que quizás tienes que sacarle las palabritas como con tirabuzón y siempre tienen ellos una gran interrogante y al final de la reunión,
cuando no comparten y no comentan, tú dices ¿A qué vino? Nunca participa O de repente te hacen una pregunta, dices, pero ¿Por qué no la hizo el principio de la reunión?

Hay personas que hablan el lenguaje de la alerta, que son personas que están cuidando cada uno de los detalles sobre esa metodología. Podemos hablar muchísimo después y creo que tenemos un espacio lindísimo pronto, pero de la que te quiero hablar es la de tu palabra, es tu poder que se complementa muy bien con la otra.

¿Por qué? Porque resulta que cuando yo tengo la capacidad de entender que no todos hablamos de la misma manera, voy a tener la capacidad de empatizar mejor con el otro. Entonces, que

¿Qué necesito para poder tener una comunicación asertiva?

Primero, captar la atención de la persona que tengo enfrente, porque si yo no capto la atención en un mundo en donde estamos invadidos por bombardeos de comunicación y vivimos en plataformas
como Instagram, en donde estamos entrando a golpe de dedo, nuestro avance en la comunicación
y no otros, captan muchas cosas.

Para captar la atención de la persona primero tenemos que ser claros y segundo, tenemos que entender que no todo el mundo es igual que nosotros, entonces tenemos que empatizar con el otro y ponernos en los pies del otro, prepararnos para tener esa conversación.

¿Cuántas veces tú te preparas para esa conversación incómoda? ¿Cuántas veces te preparas para esa conversación difícil? Y por eso fue que en algún momento desarrollé esta herramienta que se llama Tú palabra es tu poder, que es una metodología que te dice que todos tenemos la forma de decir lo que tengas que decir.

Lo importante es saber cómo lo dices y lo que pasa. Y el problema más grande es que no encontramos las palabras correctas para comunicarnos.

Entonces dentro de ese tarrito están las palabras de sentimientos y necesidades. A nadie, a ninguno de nosotros nos enseñaron ni en el colegio, ni en la universidad, ni en ningún lugar, a encontrar las palabras sobre cómo nos sentimos y encontrar las palabras de lo que necesitamos. Y como somos unos ignorantes emocionales, muchas veces no sabemos cómo empatizar con el otro para poder ser efectivos y alcanzar las metas que nos proponemos.

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LGH: ¿Qué situaciones se han resuelto con este método? 

Catalina Valencia: Recuerdo estaba una vez en una en un taller con la gente donde me dice una chica que su jefe es un misógino. ¡Wow! Y entonces los otros dicen ¿Cómo que mi jefe es un misógino? Y eso no es un hecho, es un juicio. Cuando comenzamos a indagar del por qué su jefe es un misógino, decía: - “Es que cada vez que yo hablo, el tipo levanta la computadora y comienza a escribir y no me mira”
Eso era lo que ella consideraba que era un misógino. Y entonces ahora necesitamos entender
cómo la hace sentir a ella. Ella ya la hacía sentir no escuchada, no comprendida, no valorada, y le generaba también cosas que no la dejaban dormir, porque puede que quede sin trabajo.

Cuando tú comienzas a entender ese ruidito interno y no te comunicas de manera asertiva en tu cabeza, ya no sabes sino quejarte. Entonces vas a la oficina de otra persona y le dices es que este jefe es un misógino, es que este tipo nunca te está prestando atención. 
Pero no tienes la comunicación asertiva con la persona y no le dices a la persona, - yo necesito que usted me escuche, yo necesito recibir, sentir que estoy teniendo un propósito a la hora de comunicarle esto, yo necesito sentirme valorada. Porque no prefieres, preferimos salir y contárselo a otras personas.
Ese es el problema más grande y nuestro ruido interno no nos deja dormir, pero tampoco nos deja
levantarnos al día siguiente inspirados a cumplir con nuestro propósito y entonces ya no lo vivimos
con la misma gracia.

Entonces darte cuenta de que lo que necesitabas es ser escuchada y ser comprendida simplemente te da la posibilidad de comunicarte con ese jefe o que esa persona y decirle vea, cuando yo hable en la reunión, - Usted levanta la tapa de la computadora y usted me hace sentir que no estoy siendo escuchada y comprendida.
-Podría por favor comunicarme si ¿hay algo que lo está distrayendo? Después de que hicimos esa sesión en donde ella comenzó a descubrir sus sentimientos negativos y sus necesidades sobre las que ella podía actuar, pasó algo muy interesante. Ella se fue a hablar con el jefe y el jefe, ¿Sabes que le terminó contestando? Le dijo - Oye, lo que pasa es que siempre tienes comentarios tan aterrizados, tan concretos, tan innovadores, que tengo que tomar notas.

Lo que pasa es que esta persona era mística y era a esas personas a las que hay que sacarle las palabras con cucharita. ¿Cuántos problemas nos hubiéramos evitado en esta vida si nos hubiéramos atrevido a tener esa conversación? Si nos hubiéramos preparado para poder comunicar y expresar el hecho, lo que sentimos y lo que necesitamos.
 

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Los equipos de Recursos Humanos en sincronía con políticas de salud mental y bienestar, deben tener en cuenta, aspectos personales de sus colaboradores como la depresión. La capacidad para tratarla dependerá de las herramientas que puedan disponer los colaboradores para acudir por ayuda, en caso de que sientan que su estado anímico no es el mejor. A futuro pueden afectar su desempeño y su relación con otros miembros de la organización.

La depresión en el trabajo es uno de los motivos por los cuales, el empleado puede empezar a ser menos productivo, muchas de las causas de este padecimiento, suceden fuera del lugar del trabajo, problemas familiares, económicos, de pareja, etc. 
Son algunas de las cáusales que el empleado lleva a su sitio de trabajo que, sumado al estrés de las labores diarias, a la falta de tener un plan del día o un proyecto profesional dentro de la organización, pueden incrementar la sensación de inseguridad y tristeza con la que el colaborador percibe su vida. 

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Otros factores que incrementan el riesgo de sufrir depresión, es que dentro de una organización no se aborde el tema de salud mental de forma integral, saber reconocer los síntomas que pueden presentar los colaboradores es un buen punto de partida para identificar que estrategias poner en práctica. 

•    Fatiga constante y falta de energía. Se traduce en que el colaborador no encuentra motivo para la realización de sus labores, incluso aquellas que usualmente disfrutaba o en las que tenia un buen desempeño. 

•    Sentimientos de depresión solo en el trabajo. Se evidencia que el comportamiento del colaborador solo se ve afectado cuando asume responsabilidades propias de su labor, pero que en otros ámbitos este estado no se hace presente, por ejemplo: su tiempo de almuerzo, o los sitios donde pueda tener contacto con otros compañeros, espacios libres, jornadas de capacitación. 

•    Inasistencia del trabajo. Algunos trabajadores se reportan enfermos o inventan excusas para no asistir a sus lugares de trabajo, justificando un día personal donde solo quieren permanecer en casa, sin que implique un compromiso extralaboral. 

•    Problemas de concentración. Muchas veces los empleados no pueden enfocarse con tareas sencillas, permanecen dispersos, y es un símbolo de que el empleado esta trabajando con depresión. 

•    Incumplimiento de objetivos. Los empleados con depresión suelen incumplir compromisos, no llegar a los objetivos, y evadir responsabilidades, la procrastinación y la falta de iniciativa son señales de alerta.

•    Pesimismo. Algunas personas con depresión se sienten motivados a hablar con una persona de confianza, algunos simplemente en sus conversaciones incluyen comentarios sobre como se sienten, pero de forma esporádica y no constante.

¿Cómo identificar la depresión y cómo actuar? Los integrantes del equipo de Recursos Humanos deben estar preparados para abordar estos temas de la mano de un profesional en psicología, reconocer e identificar el tema es el primer paso, muchas veces el voz a voz de los compañeros del afectado pueden dar una idea del estado anímico de esa persona, pero es por medio de los estudios o encuestas de clima laboral que podemos incluir preguntas dirigidas para detectar estas afectaciones e implementar estrategias a corto, mediano y largo plazo que busquen el acompañamiento y el apoyo a ese trabajador.  

Algunos colaboradores al estar deprimidos no buscan ayuda por sentirse solos en el proceso, pero si advierten que en sus organizaciones se aborda el tema de forma eficiente y humana, van a sentirse motivados a participar y a integrarse en grupos de ayuda como parte del programa de bienestar de la organización. Incluso algunos puede que ignoren tener depresión y este tipo de jornadas pueden ayudar a identificar los síntomas y actuar sobre ellos. 

Jornadas de sensibilización, seminarios con psicólogos, charlas informativas de sensibilización pueden ser herramientas claves para iniciar con el acompañamiento inicial y a mediano y largo plazo incluir jornadas de actividad física, yoga, caminatas al aire libre, actividades que impliquen movimiento y esfuerzo físico, que pueden contrarrestar y en algunos casos aliviar la depresión. 

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Es importante mencionar que, en algunos casos, el empleado debe recurrir a un profesional si su estado de depresión es agudo y recurrir a un tratamiento especifico que incluso incluya medicación las estrategias que aquí se mencionan solo sirven de paliativos en el ámbito laboral y si se identifica que el empleado necesita ayuda.  

La forma como una organización puede medir las estrategias que ha implementado, son las KPIs (Key Performance Indicator) que en español significa, Indicador Clave de Rendimiento. Como su nombre señala la organización constituye unos indicadores de desarrollo enfocados en un objetivo y son estos los que permiten conocer en el transcurso de un proceso si las mejoras o tareas que se están realizando funcionan realmente, o si al contrario tenemos que reformular y realizar cambios. 

El KPI también permite conocer las posibilidades de mejora y exclusivas de una determinada área de la organización, pues estos indicadores pueden ser utilizados de forma individual para cada una de las áreas de una organización, se pueden encontrar indicadores para un área de ventas, de calidad, de servicio al cliente, producción, Recursos Humanos, etc. 

Para Recursos Humanos es importante contar también con un sistema de medición de objetivos (KPI’s) que permitan conocer la forma en la que se está gestionando el personal, también medir como se están desarrollando las tareas en función del bienestar de la organización. Aquí te indicamos 5 indicadores para que tengas en cuenta en el momento de medir los objetivos del área.

Una de las formas más conocidas para la clasificación de las KPI’s, es el método SMART, valiéndose de 5 variables, permite construir unidades de análisis para el área.  

Specific (Específico)
Cada uno de los indicadores debe ser orientado al objetivo de cada área, estos indicadores deben ser lo más específicos posibles.  

Measurable (Medible)
La variable tiene valor desde que podamos medir su comportamiento, solo se puede evaluar, controlar y optimizar aquel indicador que se medible.

Attainable (Asequibles)  
Se debe analizar y optimizar las variables que sean asequibles por ello estos indicadores no deben representar un costo en el momento de implementar cambios.

Relevant (Relevantes)
En este ítem se deben tener en cuanta los indicadores que sean relevantes y sean de valor para la organización, que estos sean pocos y focalizados es la mejor forma de conocer como se desarrolla el área que se desea medir. 

Time Bounde (Medible en el tiempo)
El análisis de las acciones debe ser medible a lo largo de un periodo de tiempo, muchos de los indicadores deben ser formulados en medida que no sean afectados por temporalidades propias de la naturaleza del negocio.

El contrato es el documento por el cual dos partes hacen un acuerdo, en razón de una alianza comercial, la compra venta de servicios y la mano de obra, entre otros.

Dentro de este documento debe ir consignada la información que se crea relevante para ambas partes como la fecha de vigencia del acuerdo, forma de pago y razón del acuerdo. 
Para evitar inconvenientes en el mismo contrato se consignan parágrafos condicionales, si el acuerdo es incumplido por alguna de las partes. Sin embargo, y pese a que estos acuerdos firmados por ambas partes son de estricto cumplimiento, hay casos donde una de las dos partes puede caer en el incumplimiento de estos acuerdos, afectando a una de las partes involucradas. 

Ya sea por un evento de fuerza mayor que afectó la entrega o el normal funcionamiento del acuerdo, o en escenarios más conflictivos como la falta de voluntad de uno de los firmantes por cumplir el contrato. 
En el Art. 1546 del código civil, se hace mención a que “En los contratos bilaterales va envuelta la condición resolutoria en caso de no cumplirse por uno de los contratantes lo pactado. Pero en tal caso podrá el otro contratante pedir a su arbitrio, o la resolución o el cumplimiento del contrato con la indemnización de prejuicios.” En caso de que el valor del contrato supere la cuantía de 40 salarios mínimos vigentes, se deberá contar con la ayuda de un abogado para estructurar una demanda y reclamación, para hacer valido el cumplimiento del contrato. 
Para hablar de este tema tenemos el día de hoy al abogado asociado en Álvarez Liévano Laserna, Silvio Gómez Saldarriaga quien nos contara como proceder en estos casos. 

LGH: ¿Qué puede hacer una organización cuando un proveedor o prestador de servicio incumple el contrato?

Silvio Gómez Saldarriaga: Lo primero que tenemos que decir es que el contrato es ley para las partes. El contrato manifiesta de manera expresa cuál es el querer de cada una de las partes en una relación comercial.

Formalizada en esa relación contractual, luego ese contrato que en materia mercantil me permite una suerte de liberalidad que premia o privilegia la autonomía de la voluntad de los comerciantes siempre.

Claro está que el acuerdo no iba en contra de las normas de orden público o de las normas previamente establecidas, pues esa autonomía será la que prevalezca a la hora de desarrollar cualquier actividad en las relaciones del contrato firmado.

Entonces, para llegar al ¿Qué pasaría si aun si mi proveedor sin el consumidor incumple o si mi cliente incumple el acuerdo a que hemos llegado en el contrato?

Pues la primera respuesta para la cual llegaremos es la lectura del contrato. Tendremos que irnos al contenido mismo del contrato y seguramente el contrato tendrá una cláusula que se denomina resolución de controversias o algo parecido, donde básicamente las partes nos pusimos de acuerdo en decir oiga, si algo pasa en el cumplimiento, en la ejecución, en la calidad, en la interpretación o en general en cualquier situación propia de los acuerdos generados a través de este contrato, pues tendremos que desarrollar ese procedimiento.

Normalmente, esas cláusulas de resolución de controversias contractuales implican un ejercicio inicial de un diálogo directo en la necesidad que los representantes legales de ambas organizaciones, de ambos empresarios, de ambos comerciantes, dialoguen de manera directa y por un tiempo particular delimitado en esa cláusula donde nos enviamos comunicaciones, generamos un espacio de diálogo y le manifiesto mis conformidades y viceversa.

El otro manifiesta las inconformidades. Supongamos que no llegamos a ningún acuerdo. ¿Qué debería pasar? Pues normalmente esas cláusulas de resolución de controversias concluyen en dos posibles situaciones, por un lado, que se habilite un mecanismo alternativo para la resolución de controversias como son, como es la figura del arbitraje mercantil, donde nos ponemos de acuerdo en que se haga justicia privada.

Un juez particular denominado árbitro, seguramente vinculado a alguna de las cámaras de Comercio, algunos de los centros de arbitraje de conciliación habilitados en las Cámaras de Comercio o en algún centro de arbitraje, conciliación privado que sea del gusto de las partes.
Y allí pues hay unas reglas que se árbitros o esos árbitros podrán aplicar a la hora de definir ese conflicto.

Eso se denomina cláusula compromiso, que normalmente puede ser en esta cláusula de resolución de controversias o incluso ser una cláusula independiente. Pero puede ser que no pacten esto y si no pactan bajo ninguna circunstancia, sea la utilización del arbitraje como mecanismo para la resolución de esa controversia.

Porque hay una controversia, porque alguien está incumpliendo y yo siento como parte del contrato que están violando esa confianza que formalizamos en ese contrato.
Como ya dijimos, si no se dice nada dentro del contrato y no hay una cláusula compromiso, pues se habilita automáticamente la posibilidad de acudir a la figura o a la demanda de la jurisdicción ordinaria.

LGH: ¿Con qué herramientas legales cuenta una organización, para hacer cumplir el contrato?

Silvio Gómez Saldarriaga: Ahora, en todo caso, sea que yo vaya a iniciar un proceso arbitral, o sea que vaya a instaurar una demanda ante la jurisdicción ordinaria por el incumplimiento de su contrato.
Si es cierto que la ley exige que las partes se sienten a tener un diálogo directo a través de una figura que se denomina conciliación extrajudicial en derecho. ¿Qué es la conciliación extrajudicial del derecho? Es un espacio donde las partes de manera directa con la ayuda de un tercero imparcial que se denomina conciliador, buscan superar el conflicto.

Ese, esa situación que generó tanta insatisfacción, tanta inseguridad en alguna de las partes o en ambas partes y que, si llegan a un acuerdo, ese acuerdo es básicamente tiene los mismos efectos que una sentencia judicial.

Si incumplen el contrato, el contrato me da las reglas para reclamar el cumplimiento o los perjuicios ocasionados. Por un lado, tiene una cláusula de resolución de controversias que habilita el diálogo directo.

Por otro lado, puede tener una cláusula compromiso que admita por otro lado, el ejercicio o el inicio de un proceso arbitral ante un tribunal de arbitraje que deberá estar inscrito ante un Centro de Conciliación y Arbitraje legalmente constituida y vigilado por el Ministerio de Justicia.

Si no aparece esto, tendremos la posibilidad de acudir a la jurisdicción ordinaria para hacer valer nuestros derechos, consecuencia de la ejecución de ese contrato.

Pero en todo caso, en este marco, antes de iniciar el procedimiento jurisdiccional o el procedimiento arbitral, se va a buscar una etapa que se denomina conciliación extrajudicial en derecho, donde yo realizaré ante un centro de conciliación legalmente habilitado, la petición para que un conciliador experto en la materia imparcial me ayude en la resolución de esos controles y llegó a un acuerdo allí se terminará el conflicto. 

Si no llego a un acuerdo, pues básicamente se abren las puertas para iniciar esa demanda arbitral o el procedimiento básicamente ordinario, jurisdiccional ante un juez, en este caso civil, según sean las pretensiones y la situación propia.

Conoce la entrevista completa: 

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El contrato de prestación de servicios es una forma, por la cuál las organizaciones han vinculado en el campo profesional a un número importante de trabajadores, el formalismo de esta forma de contratación es que el empleador no tiene un vínculo con el trabajador en cuanto al pago de aportes a seguridad social y a pensión, esta es de responsabilidad directa del trabajador y muchas veces se consigna como término dentro del contrato que firman las partes para iniciar la actividad. 

Puedes consultar nuestra entrevista pasada: Reducción horaria, la apuesta del gobierno por una jornada laboral de 42 horas semanales

Sin embargo, hay veces en que estos contratos se hacen confiando en que el trabajador hará sus aportes de forma mensual y que el empleador no tenga que incurrir en la comprobación de estos pagos y resulta nocivo para una empresa que el empleado no haga estos aportes y que en caso de un accidente no habrá como se pueda solventar una incapacidad o el pago de una pensión de invalidez.

En Colombia para este tipo de contratos, el trabajador deberá aportar a salud el 12.5% y en concepto de pensión el 16% sobre la base de cotización que corresponde al 40% del total devengado en el contrato, para un total de 28.5%, es decir si una persona es contratada por prestación de servicios y sus honorarios son de un total de $ 3.000.000 ( tres millones de pesos) la base de cotización seria el 40% de esa cifra es decir $1.200.000 ( un millón doscientos mil pesos) el total a cotizar entre salud y pensión correspondería a $342.000 ( trecientos cuarenta y dos mil pesos). 

Cabe aclarar que en ningún momento el SISBEN puede considerarse como sustituto de un sistema de seguridad social, pues muchos trabajadores por no perder beneficios de esa afiliación omiten los pagos a un sistema de salud. 
 

Por ello es importante que el empleador pueda exigir por medio del contrato la anexión de los soportes de pago en el momento en que se estipule una fecha para el pago de honorarios. consultamos a la abogada laborista Carolina Otálora Van Houten, en Álvarez Liévano Laserna para conocer más sobre este tema. 

LEGIS GESTIÓN HUMANA ¿Cómo está reglamentado el pago de aportes de un empleado contratado por prestación de servicios?

Carolina Otálora Van Houten: Lo primero que debe tenerse en cuenta es que los contratistas independientes son diferentes de los trabajadores con contrato de trabajo, pues con ellos se celebra un contrato de prestación de servicios.
El artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo establece que las empresas pueden válidamente celebrar contratos de prestación de servicios con personas, ya sean naturales o jurídicas, para la prestación de un servicio.

Prestación de un servicio, debe ser con total autonomía técnica, administrativa y financiera y con absoluta independencia. Ahora, los contratistas independientes, personas naturales, ¿Son afiliados obligatorios al sistema de seguridad Social?

La respuesta es si, la Ley 100 establece que los contratistas independientes con contratos de prestación de servicios deben ser afiliados obligatorios al sistema de Seguridad Social y por lo tanto aportar al Sistema General de Pensiones de Salud y Riesgos Laborales, que dependerá del tipo de riesgo.

Si es 4 o 5, quien realiza los aportes, en principio es del contratante, pero ahora el contratante tiene un deber de vigilar que su contratista haga los aportes en el 2018 con el Decreto 12 73 e intentó imponer esa obligación a los contratantes de vigilar los aportes de su contratista.
Sin embargo, esta norma ya no tiene vigencia y únicamente contamos actualmente con una norma en materia tributaria que es la Ley 13 93 de 2010, que sujetó la deducción del impuesto de renta de los pagos que se realicen a los contratistas a títulos de honorarios, con la verificación del contratante de esos aportes de su contratista.

LGH: ¿Cómo se puede verificar el pago de estos aportes?

Carolina Otálora Van Houten: Entonces, actualmente solo contamos con una norma tributaria que establece un beneficio. ¿Se podría concluir que es obligatorio que el contratante vigile?

En principio no. Sin embargo, podría resultar muy recomendable por dos razones. La primera, porque es un argumento que se utiliza cuando el contratista intenta reclamar un contrato realidad. Y la segunda porque evidentemente es importante verificar que ese contratista, persona natural esté asegurado en el sistema de salud y de riesgos laborales ante cualquier contingencia.
¿Qué hacer entonces? Y aterrizando a la pregunta puntual, ¿Qué hacer entonces si el contratista no realiza los aportes a seguridad Social? Lo primero que tenemos que irnos es al contrato de prestación de servicios. Como cualquier contrato, se establecen deberes y obligaciones y es muy común que dentro de las obligaciones que se le imponen al contratista en ese contrato es que realice los aportes al sistema de seguridad social.

¿Qué pasa si no los hace? Pues se podría terminar el contrato de prestación de servicios por incumplimiento de las obligaciones pactadas. Otra medida bastante eficiente y que es muy común, es que en la cláusula de los honorarios del contratista se pacte que los honorarios se sujetarán a que el contratista demuestre no solo la factura o la orden de pago de los servicios prestados, sino que demuestre que realizó sus aportes al sistema de seguridad social.

Entonces, es un mecanismo eficiente retener los honorarios hasta tanto el contratista no demuestre que realizó efectivamente sus aportes o sus cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social.
Estas son las dos opciones más recomendables. En el caso del contratista no quiera realizar estos aportes y por ende la recomendación principal es pactar en el contrato de prestación de servicios.
 

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Con la nueva normalidad muchas organizaciones adoptaron el trabajo remoto o híbrido como una forma de promover que sus colaboradores puedan encontrar espacios de equilibrio entre sus vidas personales y las demandas del trabajo.

Igualmente las organizaciones han encontrado en estos modelos ventajas en cuanto a los gastos operativos que se tenían, cuando los colaboradores asistían diariamente a un edificio. 

Pero esta forma de trabajo no ha sido estacionaria, ni estática y son los mismos colaboradores que solicitan mejoras en cuanto a cómo se efectúa el trabajo a distancia, dando paso a tendencias como el Smart Working.

¿Qué es el Smart Working?

Es el proceso por el cuál el empleado y la misma organización establecen una relación donde se facilita el acceso a las herramientas, documentos, medios para realizar el trabajo desde cualquier parte que considere el empleado óptima. El lugar será de su elección:  puede ser desde su casa, en una biblioteca, desde un hotel junto a la playa, o en medio de un día de campo, todo esto soportado por la accesibilidad a aplicaciones informáticas. El objetivo será la autonomía que le permita generar informes, enviar el avance de su trabajo y compartir resultados. Su lugar de trabajo y medio de trabajo estará donde tenga su computadora, tablet o celular, adicional que el  empleado no trabaja  dentro de  una jornada laboral establecida, sino que trabaja de acuerdo a objetivos planteados para su semana o el mes. El colaborador es libre de conectarse a sus funciones un lunes en la mañana, un miércoles en la madrugada o un sábado en la noche, desde que en su trabajo cumpla con las fechas y objetivos propuestos. 

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¿Qué diferencia hay entre el trabajo remoto al Smart Working? 

El trabajo remoto se entiende como el traslado de las funciones que un empleado realizaba en una oficina a su hogar, muchos de ellos están obligados a conectarse a una hora específica y desconectarse a otra hora, dentro de  las 8 horas que se entienden como su horario laboral, con el smart working no se concibe de esta misma forma, se trabaja con base a objetivos con la flexibilidad horaria que el empleado crea conveniente. Muchas organizaciones confunden ambos conceptos, por su naturaleza remota. 

Por ejemplo, una persona que vende seguros, pese a estar en su casa, debe estar conectado a su línea telefónica atendiendo clientes, asistir a reuniones virtuales, enviar informes, todo en el horario comprendido por la organización como laborable. Muchas veces su equipo de computo es facilitado por la empresa y tiene restricciones para acceder a información de otras áreas o usar herramientas para facilitarse su trabajo, sin antes enviar una solicitud al encargado de sistemas o a miembros de otras dependencias. Si bien es trabajo remoto, está muy lejos de ser smart working.

Dentro del Smart working este mismo vendedor de seguros tiene la autonomía para decidir en qué horario puede atender a sus clientes, su conocimiento previo le da una franja horaria de cuales son los momentos del día más productivos y que días son en los que mejor se desempeña, no es necesario asistir a reuniones virtuales salvo aquellas donde deba entregar un informe o participar activamente como orador, su horario laboral es flexible y no depende de una franja horaria para cumplir con sus objetivos, tiene todas las facilidades para usar los mismos programas que ocupa su labor en varios dispositivos, celular, tablet o computador, dispone de la autonomía para tomar decisiones en cuanto a recursos o herramientas que necesita para lograr su objetivo. 

¿Qué ventajas ofrece el Smart working? 

Las ventajas que ofrece este tipo de trabajo son: 

•    La estimulación de la autonomía, basado en la confianza que la empresa tenga sobre su empleado pues se entiende que el colaborador puede tener total autonomía frente a las exigencias del trabajo, traducido en el uso del horario, avances diarios sobre determinado proyecto o labor, libertad en la selección de las herramientas tecnológicas para ejercer su trabajo y otro aspecto importante: el empleado seleccionará el sitio desde el cual quiere desempeñar su labor. 

•    Flexibilidad, el colaborador puede disponer con libertad de su tiempo, claro sin descuidar o dejar de cumplir con los proyectos o funciones a cargo, puede dedicarle el tiempo que crea conveniente a otros aspectos de su vida, para los colaboradores puede percibirse como parte del salario emocional que le otorga su compañía. 

•    Disminución de costos, traducido en la ausencia del mantenimiento de un edificio y de mobiliario. Sin embargo, es importante resaltar que las organizaciones deben invertir inicialmente en tecnología que permita que el colaborador pueda hacer uso de las mismas para desarrollar su trabajo, a mediano y largo plazo significará un ahorro substancial para las organizaciones, en el caso del colaborador su único gasto se traduce en el pago de una conexión estable de internet y mantener un equipo de computo en óptimas condiciones, ahorrando gastos de transporte, tiempo en desplazamientos y gastos adicionales como comida o golosinas, lo que hace que el trabajo sea mucho más eficiente. 

•    Mejor y mayor acceso al talento humano, una de las limitantes que tienen las organizaciones para integrar miembros a sus equipos de trabajo, es la ubicación geográfica, con este método esta limitante desaparece, debido a que no es necesario que el empleado esté en la misma ciudad o incluso en el mismo país para efectuar su trabajo. 

•    Innovación, los colaboradores fuera del esquema tradicional de trabajo pueden ser más creativos y propositivos en cuanto a cómo se pueden realizar las labores diarias, dar sugerencias y liderar propuestas de forma más asertiva, pues ven todos los procesos desde otra óptica. 

¿Qué desventajas puede tener el Smart working? 

Para este punto es importante resaltar que no todos los empleados de una organización pueden acceder a este método de trabajo y sería su principal defecto, pues se entiende que hay cargos en los que es necesario la presencia del colaborador en ciertos momentos, también el tipo de actividad de la organización puede limitar su uso.

Algunos colaboradores pueden experimentar sentimientos de aislamiento y soledad debido a que no están en contacto con otros miembros del equipo, ya que se ha entendido tradicionalmente a los espacios de trabajo como espacios de socialización.

Otro aspecto para tener en cuenta es que el Smart working requiere de disciplina y responsabilidad por parte de los colaboradores beneficiados, pues al no existir jefes o figuras de autoridad que monitoreen el proceso o el cumplimiento del trabajador, es este mismo quien de forma consciente debe disponer del tiempo para el cumplimiento de sus funciones sin afectar fechas de entrega o procesos de los cuales sea responsable. 

En Colombia y en general en Latinoamérica este método de trabajo solo ha sido experimentado por compañías internacionales, pero corresponde al lector de este articulo determinar qué tan acertado o no es la inclusión de este método de trabajo dentro de su organización.
 

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Los métodos de reclutamiento que usan las organizaciones para encontrar el talento idóneo cubrir vacantes, varían mucho en cuanto a sus necesidades. La tendencia busca el uso de sistemas de inteligencia artificial, reclutamiento por entidades en tercerización, la usual entrevista, pruebas de actitud y habilidades. Sin embargo, existen otros elementos que se deben tener en cuenta en el momento de integrar nuevos miembros a un equipo de trabajo.  

Es allí donde el reclutamiento colaborativo ha adquirido un espacio importante, este tipo de reclutamiento busca que por medio de los actuales colaboradores se pueda hallar en perfil ideal para cubrir un puesto de trabajo. Involucrar a los mismos trabajadores o líderes de área en la búsqueda y evaluación del candidato, basados en su experiencia previa con las labores diarias, su conocimiento de las funciones y retos de una labor se vuelven componentes importantes para que el área de RRHH pueda ser más asertiva en el momento de firmar con un candidato, además porque pueden contribuir a preparar de una forma más realista la descripción y pruebas para suplir un puesto de trabajo. 

Antecedentes

• Según el portal Michael Page, no es una tendencia nueva sino al contrario, de momento está de moda, las ventajas de que una organización pueda servirse de la red contactos de sus mismos colaboradores traen como beneficio tener un punto de partida con los candidatos, que entiendan la cultura organizacional y que puedan sentir un vínculo con la organización por medio de ese contacto que ya trabaja en la misma empresa que lo busca. 

• Algunas organizaciones, incluso, incentivan esa participación por parte de sus colaboradores en la búsqueda de nuevos miembros. Sin embargo, algunos equipos de RRHH “son muy celosos con sus procesos y la información que manejan” como afirma el Catedrático en derecho del trabajo y seguridad social de la Universidad de Barcelona, Jordi García Viña. El mismo autor afirma que, muchas organizaciones han dispuesto del mismo personal existente para fortalecer procesos de calidad y optimización de procesos, ¿Por qué no incluir a estos mismos colaboradores en la búsqueda de talento? 

• Son las pequeñas empresas las que ya han puesto en práctica estos procesos de selección de personal dado su tamaño y a la cercanía que existe entre áreas.  

• Mientras que en empresas medianas y de gran tamaño, esta forma de reclutamiento está a disposición de los equipos de RRHH, donde, como mencionaba el autor García Viña, la información que se maneja y los límites de funciones evitan que estos procesos se popularicen en una mayor proporción de lo que actualmente se evidencia.  

• La implicación que tiene en las grandes y medianas empresas es positiva en cuanto al proceso de onboarding que pueda realizarse con el nuevo talento, la familiaridad con la que entra el nuevo colaborador, teniendo no solo de referencia la persona de su red de contactos que lo incluyó en el proceso de selección, sino también al equipo de RRHH, da ventajas en cuanto a su adaptación al cargo, usualmente estos nuevos colaboradores tienen a quién recurrir, al presentar dudas o sugerencias, adicional a su jefe, supervisor o al personal de gestión humana. 

Para la organización también existen ventajas en cuanto a cómo sus empleados pueden percibir este tipo de procesos, pues se sienten parte de las decisiones importantes y de afectación para el área.  

Contar con la experiencia y visión del miembro más veterano de un equipo puede otorgarles herramientas a los equipos de talento humano para ser más asertivos con las pruebas, las preguntas y aspectos técnicos a evaluar, estas sugerencias surgen de forma espontánea por parte de los colaboradores, quienes promocionan la oferta de forma libre dentro de sus redes sociales y contactos. 

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¿Cómo aplicar el reclutamiento colaborativo?

Dentro de nuestra organización no podemos pasar por alto que el reclutamiento colaborativo es compatible con los modelos tradicionales de selección, muchas veces hay mucho talento fuera del radar de las redes de nuestros colaboradores y no podemos cerrar esa opción, para aplicar este método es importante tener en cuenta los siguientes pasos: 
 

Ventajas y desventajas del reclutamiento colaborativo

Podemos mencionar que todo método tiene sus ventajas y desventajas. Sin embargo, cuesta encontrar desventajas en el método colaborativo, es a consideración de los equipos de talento humano quienes puedan evaluar qué forma es la más conveniente para la atracción de talento en la organización y la forma como quieren dirigir los procesos que implican la selección de un candidato. A continuación, te mostramos las ventajas y desventajas: 

La Oficina Internacional del Trabajo (OIT) define los riesgos psicosociales como las “interacciones entre trabajo, medio ambiente, satisfacción laboral y condiciones organizativas, por una parte, y las capacidades del trabajador, su cultura, necesidades y situación personal fuera del trabajo.” En Colombia, todo empleador se encuentra en la obligación de identificar los riesgos a los que sus colaboradores se encuentran expuestos. 

Esto con el objetivo de garantizar entornos de trabajos saludables desde los aspectos de salud física y mental que estén derivados desde diversos escenarios, se presenten dentro o fuera del trabajo.  

A través de la Resolución 2646 de 2008 el Ministerio de la Protección Social define que se deben evaluar las responsabilidades de los diferentes actores sociales para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional. 

Esta resolución, cuenta con una modificación denominada Resolución 2764 de 2022 del Ministerio de Trabajo, que dispone algunos cambios en su aplicación.

Para aclarar dudas, hablamos con Catherine Velandia, experta en la aplicación de baterías de riesgo psicosocial, quién nos aclaró dudas al respecto.  

¿Qué es el riesgo psicosocial? 

Son aquellas condiciones que ponen en riesgo la calidad del trabajo de las personas.  

Las baterías de riesgo psicosocial, ayudan a la evaluación y definición de los aspectos que pueden ser internos o externos al trabajo. Estos aspectos pueden ser de alta vulnerabilidad o no para los empleados y generan acciones para el cuidado de la salud física y mental de los colaboradores.  

¿Cómo ha cambiado la legislación en torno al riesgo psicosocial luego de la pandemia? 

La aplicación de la batería de riesgo psicosocial cuenta con un instrumento científico, elaborado por el Ministerio de Trabajo y la Universidad Javeriana. Este, debe ser diligenciado con esfero de tinta negra y firmado por cada empleado de la organización.

Durante la pandemia en el 2020, fue expedida la Circular 0064, que informaba que la aplicación de la batería de riesgo psicosocial debía suspenderse debido a las medidas de distanciamiento social que había ordenado el gobierno. La suspensión de la aplicación de la batería, no traería ninguna consecuencia a nivel legal o económica para ese entonces.  

Lo que demuestran los estudios, es que luego de la pandemia la afectación en la salud mental en los colaboradores aumentó y en ese entonces se implementaron otro tipo de acciones enfocadas en la mejoría de estos síntomas.  

Con el levantamiento de la emergencia sanitaria, fue expedida la Resolución 2764 de 2022 e informa la obligatoriedad de continuar evaluando el riesgo psicosocial.  

La batería de riesgo psicosocial ¿puede diligenciarse de forma digital? 

No, por el momento no está permitido. En la Resolución 2764 de 2022 indica que debe aplicarse de forma presencial, con esfero negro y la firma del colaborador en el papel.  

¿Qué hallazgos permite identificar la batería de riesgo? 

La batería trae cuatro cuestionarios:  

• Individual 

• Intralaboral 

• Extralaboral 

• Estrés 

Una vez son aplicados, se obtiene un diagnóstico y de allí se identifica el riesgo que presenta la empresa. La recomendación es recibir los resultados e iniciar con una intervención, porque dependiendo de la naturaleza de la operación, existe el riesgo de encontrar niveles de riesgo alto que afecten la salud mental, física y el estrés de los empleados.  

En la aplicación de la batería se encuentran cuatro dominios (individual, intralaboral, extralaboral y estrés), por ejemplo, en el caso del aspecto intralaboral se podrían encontrar:  

• Liderazgo 

• Relaciones sociales en el trabajo 

Con estos dos hallazgos, la compañía podría iniciar un plan de intervención que contemple talleres de habilidades blandas como comunicación asertiva o liderazgo efectivo. A nivel organización, sería importante fortalecer los canales de comunicación interna de la institución.  

Este solo es un ejemplo, de alguna particularidad que se puede presentar y cómo abordarlo será un ejercicio particular de cada empresa y sector económico de la compañía.