Pasar al contenido principal
Descripción

Aquí conocerás las últimas noticias y tendencias en derecho laboral, bienestar, compensación y más temas que hacen parte de la gestión humana.

Código
501
imagen taxonomia
Legis Gestión Humana

En la práctica: Lo que debes saber sobre la nómina electrónica

I. Introducción
El pasado 11 de febrero de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), expidió la Resolución 13 (Resolución), mediante la cual se implementa y desarrolla la funcionalidad de la nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica actual y se adopta su respectivo anexo técnico. Recordemos que el Estatuto Tributario (ET) establece que el sistema de facturación electrónica no solo es aplicable a la compra y venta de bienes y de servicios sino a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las importaciones, exportaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)

II. ¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es la digitalización de los pagos laborales en los servicios informáticos de la DIAN. Esto implica que los obligados a transmitirla tendrán que codificar su información y organizarla en un formato XML de forma mensualizada, tal y como lo dispone el anexo técnico de la Resolución. Cabe mencionar que dentro de los datos que se deben incluir no solo se encuentran los pagos que habitualmente se ven reflejados en los desprendibles de nómina de los trabajadores sino cualquier otro beneficio, gasto o pago que pueda verse reflejado en la contabilidad. El documento soporte de pago de nómina electrónica será el documento idóneo para la deducción de gastos y costos laborales en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique.

III. ¿Quiénes están obligados a transmitirla?
Los obligados son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que efectúen pagos laborales y que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA.

Nómina electrónica 1

IV. ¿Desde cuándo se debe transmitir?
Aun cuando la fecha de inicio de habilitación es el 31 de mayo del año 2021, los obligados a emitir factura electrónica de venta deben empezar a transmitir la nómina electrónica mensual dependiendo de su número de empleados, como se resume a continuación:

Número de empleados Fecha máxima de inicio de la transmisión
251 en adelante 1 de julio de 2021
101 - 250 1 de agosto de 2021
11 - 100 1 de septiembre 2021
4 - 10 1 de octubre de 2021
2 - 3 1 de noviembre de 2021
1 1 de diciembre de 2021

Por su parte, los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tendrán hasta el 31 de mayo de 2022 para la transmisión y la fecha de habilitación está prevista para el 31 de marzo de 2022.

Los nuevos sujetos que deban generar el documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina.

En recomendable que los empleadores obligados empiecen a depurar los gastos laborales que pasan dentro y fuera de la nómina en cada uno de los meses del año, que analicen si deben relacionarlos en el documento y de ser así, que los clasifiquen en los ID incluidos en el anexo técnico de la Resolución. Esta clasificación debe realizarse siguiendo las reglas contenidas en el anexo técnico y en la naturaleza real de cada uno de los pagos.

V. ¿Cómo se debe transmitir?
La nómina electrónica se debe transmitir mensualmente, en un formato XML estandarizado, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, posteriores al mes de pago de la última nómina. Esto quiere decir que, si el pago de la nómina se efectuó en el mes de agosto, el empleador obligado deberá transmitir la información correspondiente a dicho mes en los primeros diez (10) días del mes de septiembre. Si el empleador realiza varios pagos en el mes, estos se consolidarán en un solo documento dentro del mismo término.

EL XML contendrá información del empleador, del trabajador, del contrato, de los devengos y de las deducciones. En total son 431 códigos en los cuales se clasificará la información a transmitir a la DIAN. El contenido mínimo requerido debe estar en español y en pesos colombianos, sin perjuicio de que se puedan adicionar otras monedas e idiomas.

VI. ¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos soporte del pago de nómina electrónica y de sus ajustes?
Como mínimo, los documentos soporte y ajustes deben conservarse por 5 años contados a partir del primero de enero del año siguiente. Esto es consistente con el término de firmeza de las declaraciones y con el término que tiene la UGPP para poder fiscalizar las contribuciones al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. De todas formas, dependiendo de las políticas de conservación de documentos y de tratamiento de datos personales de cada empleador, este término podrá ser superior.

VII. ¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con la obligación de transmisión de la nómina electrónica?
La consecuencia más importante es la imposibilidad de tomar los pagos laborales como deducibles en el impuesto sobre la renta. Cabe mencionar que estos pagos por lo general representan una porción muy significativa de los costos y gastos de los empleadores. En caso de tomarlos como deducciones sin tener el documento soporte idóneo, que no es otro distinto a la nómina electrónica, los empleadores se verán obligados a corregir sus declaraciones con la sanción correspondiente.

Vale la pena aclarar que no por el hecho de trasmitir la nómina electrónica todos los gastos y costos laborales serán deducibles ya que para ello los empleadores deberán asegurar que cumplan con los requisitos de necesidad, proporcionalidad y relación de causalidad con las actividades productoras de renta, como lo establece el artículo 107 del ET, y deberán haber sido objeto de retención en la fuente y del pago de contribuciones al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, en debida forma.

VIII. ¿Cuál es el propósito de esta nueva obligación?
El gobierno nacional ha realizado grandes esfuerzos para combatir la evasión de impuestos y en ese sentido, la factura electrónica y sus funcionalidades, entre estas la nómina electrónica, representan una herramienta muy poderosa para poder tener trazabilidad de las transacciones realizadas por el contribuyente y controlar el efectivo cumplimiento de las obligaciones a su cargo.

Con el paso del tiempo hemos visto como cada vez es más frecuente que las entidades gubernamentales crucen la información que reciben por distintas vías para asegurar el cumplimiento normativo. Así como no es extraño que la información que se reporta a la DIAN, a través de medios magnéticos, haya dado pie a que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales UGPP inicie un proceso de fiscalización cuando la información contenida en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, no coincide con la información exógena, y viceversa, tampoco es motivo de asombro que la información que se transmita a través de la nómina electrónica sea la fuente de nuevos procesos de auditoría y fiscalización.

IX. ¿Qué retos y oportunidades representa esta nueva obligación?
Definitivamente, la nómina electrónica implica un cambio en la forma de trabajar ya que la base de la información a transmitir debe ser igual a nivel contable, laboral, tributario y de seguridad social. Esto supone un reto de integración entre las diferentes áreas de soporte, pero también representa una oportunidad de transformación, de generación de nuevos procesos tecnológicos y de reglas para asegurar que los datos son consistentes. También hay un reto importante en materia de protección de datos personales ya que independientemente de que la solicitud de transmisión venga de una autoridad, el empleador no se exime de cumplir con las normas existentes en la materia.

Los proveedores tecnológicos ya tienen formatos estándar de los XML y se encargarán del proceso de trasmisión a corto plazo, pero no de su contenido ni de las consecuencias a mediano y largo plazo. El empleador debe asesorarse desde ahora para tomar decisiones estratégicas antes de empezar a transmitir. La clasificación errónea o inconsistente de los pagos puede generar consecuencias adversas para el empleador, pero también para el trabajador como persona natural.

X. Conclusión
Si bien en principio se podría pensar que esta nueva obligación es un trámite adicional a los otros tantos que deben cumplir los empleadores en Colombia, en realidad simboliza un paso muy grande a la sistematización que seguramente abrirá la puerta a un mayor control por parte de las Autoridades. No basta entonces con resolver el problema inmediato de transmisión y olvidarse del contenido de lo que se está trasmitiendo. Tanto la forma de presentación como el fondo de lo que se presenta son clave para evitar contingencias futuras. En una era de digitalización e interconectividad la consistencia es fundamental y por eso es importante asesorarse en materia laboral, tributaria, contable, tecnológica y legal antes de empezar a transmitir.

Nómina electrónica 2

Guía práctica para tener perfiles de alto impacto en LinkedIn

LinkedIn tiene más de 740 millones de usuarios y 30 millones de empresas en más de 200 países. Esta red no solo permite reclutar y adquirir los mejores talentos del mercado, sino desarrollar un networking adecuado sin fronteras.

Jahir López hace parte del LinkedIn Top Voices 2020, es especialista en posicionamiento en esta red, empleabilidad, reclutamiento, marca personal, liderazgo y networking. El experto detalló los aspectos clave y consejos para un uso óptimo en esta red, tanto a nivel individual como para las compañías.

Conoce cuáles son las claves para hacer networking de forma eficaz y cómo destacar como empresa en LinkedIn en esta segunda parte.

Digitalización: cinco predicciones para la transformación de las empresas en 2021

El informe CEO Outlook 2020 de la consulta KPMG señala que el 80% de las compañías a nivel mundial han acelerado sus procesos de digitalización debido a la emergencia sanitaria por covid-19.

Modyo, empresa especializada en transformación de canales digitales, realizó un ejercicio para identificar las prácticas de empresas a nivel nacional dentro de estos procesos de migración. Juan Manuel Cortés, socio y líder en Colombia de Desarrollo de Nuevos Negocios para Modyo nos cuenta cuáles son las claves para digitalizar un negocio y las predicciones para este año.

 Errores más comunes en la transformación digital
1. No es tener una aplicación, un canal digital y redes sociales.
2. Pensar que es un proceso de corto plazo.
3. No consiste únicamente en la compra de tecnología.
4. No integrar a todas las áreas del negocio en el proceso.
5. Entenderla como un proceso estándar sin personalizarlo al modelo de negocio de cada empresa.
6. Verla como una solución solamente para los problemas actuales, sin adaptarla para que resuelva las dificultades del futuro.
7. Desconocer el perfil del cliente actual: un cliente informado, exigente y conocedor de los avances digitales.

Errores en el manejo de trabajadores incapacitados

Vea la primera parte del video: Errores principales en el manejo de trabajadores incapacitados

  • En el caso de incapacidad origen común, existen unos límites de 180 días, 540 días y más de 540 días a cargo de la EPS. En el caso de riesgos laborales, las normas tienen prevista una incapacidad temporal hasta por 180 días que puede ser prorrogada por otros 180 días más. De igual manera, mientras no se pueda hacer la calificación de pérdida de capacidad laboral, por que el trabajador aún no ha terminado su rehabilitación, la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) está obligada a seguir pagando el subsidio por incapacidad temporal.
     
  • Para poder finalizar el contrato de trabajo con el empleado que está incapacitado se debe acudir, particularmente, al inspector del trabajo de la localidad donde el colaborador presta sus servicios y poder demostrar en ese trámite administrativo de autorización, que la empresa no tiene realmente donde reubicar al trabajador, o que, pudiendo reubicarlo, al permanecer en la empresa se va a agravar su estado de salud. En estos casos el inspector autorizará, garantizando el debido proceso al trabajador y la terminación de su contrato de trabajo.
     
  • En el caso de las incapacidades continuas, cuando el trabajador tiene diagnósticos compartidos de enfermedad común, enfermedad laboral o accidente común y accidente de trabajo, está previsto también que el empleado pueda acceder a una calificación integral de su pérdida de capacidad laboral, caso en cual el ente calificador, que bien puede ser el fondo de pensiones, la ARL o la junta de calificación de invalidez, tendrá que hacer una calificación integral teniendo en cuenta todas las patologías y atendiendo un fallo de la Corte Constitucional, que declaró inexequibles las pre-existencias en el sistema de riesgos laborales. De esta forma, se debe realizar una calificación integral que permita establecer si el trabajador tiene derecho o no a una pensión de invalidez.
     
  • Normalmente la responsabilidad del pago de la pensión de invalidez recae en la entidad fondo de pensiones o ARL que ampara el riesgo que dio lugar a sobrepasar el 50% del porcentaje de pérdida de capacidad laboral. Está previsto en el Código Sustantivo del Trabajo que el reconocimiento de la pensión de invalidez, tanto de origen como profesional o común, así como la pensión de vejez constituyen justa causa para terminación del contrato de trabajo.
     
  • Hay que tener en cuenta que en algunos casos, aun teniendo la autorización del inspector de trabajo para terminar el contrato de trabajo, hay que pagar la indemnización de 180 días que está prevista en la Ley 361 de 1997 (Art. 26). Es una indemnización que hay que pagar cuando se permite la terminación del contrato y está fundada básicamente en la razón médica de que se va agravar el estado de salud del empleado al permitirle seguir trabajando en la empresa. En ese caso la autorización la expide el Ministerio, pero hay que pagar la indemnización prevista en la mencionada Ley 361.
     
  • Frente a la pregunta que tienen los empleadores sobre ¿qué hacer con los trabajadores que están incapacitados? surgen varias alternativas. En primera instancia supongamos que la incapacidad del trabajador constituye un fuero constitucional equivalente al fuero de maternidad, al fuero sindical o al fuero por acoso laboral, por lo que el artículo 13 de la Constitución Política es la fuente que da lugar a la protección especial de los trabajadores que tienen su salud afectada. Ahora, en el caso de los contratos, como comienzan con un mutuo acuerdo entre el empleador y el trabajador (y de esa manera pueden terminar), el fuero es una estabilidad que tiene el trabajador para no ser despedido, trasladado o desmejorado en sus condiciones de trabajo; pero la ley no le prohíbe al trabajador que goza del fuero de maternidad o del fuero de discapacidad o del fuero sindical renunciar a su cargo o dar por terminada la relación de trabajo por mutuo acuerdo con el empleador.
     
  • Es importante tener en cuenta que estaba previsto que si bien existía justa causa no era necesario pedir permiso ante el inspector de trabajo para terminar el contrato de trabajo, sin embargo, esta norma fue declarada inexequible y ahora hay que tener en cuenta que si existe justa causa para la terminación del contrato también se debe obtener el permiso ante el inspector del trabajo.
     
  • Otras formas de terminar el contrato de trabajo son llegar al mutuo acuerdo con el empleado o una conciliación. En el mutuo acuerdo intervienen el empleador y el trabajador. Si se hace una conciliación se recomienda que sea ante un juez del trabajo para que el trabajador sea advertido sobre las consecuencias en materia laboral.
     
  • La ley tiene previstos incentivos tributarios para el empleador que contrata trabajadores que tienen discapacidad calificada, vinculando trabajadores que tienen el 25% o más de pérdida de capacidad laboral.


Gestión de controversias 

 

  • La Ley 776 del 2002, que es la norma que regula el Sistema de Riesgos Laborales en relación con el manejo del trabajador incapacitado y las obligaciones que tiene el empleador, señala en su artículo cuarto que al finalizar la incapacidad temporal el empleador tiene la obligación de permitirle al trabajador que regrese a su cargo habitual y, en caso que no sea posible por la situación médica del trabajador, el empleador tiene la obligación de reubicarlo en un cargo de la misma categoría, que sea acorde con la actitud que tiene el trabajador, atendiendo por supuesto las recomendaciones del médico tratante o el concepto medico de actitud laboral que expide tanto la EPS como la ARL.
     
  • El artículo octavo de la misma ley detalla la obligación que surge cuando ya se le ha calificado al trabajador el porcentaje de pérdida de capacidad laboral, donde la empresa tiene la obligación de volver a permitirle el regreso a su cargo habitual o reubicarlo en otro cargo de la misma categoría, atendiendo las limitaciones permanentes con las que quedó después de su enfermedad o del accidente.
  • El reconocimiento de la pensión de invalidez, así como la pensión de vejez, por si solas no podemos tenerlas en cuenta para terminar el contrato de trabajo. Al respecto la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia en diferentes fallos han precisado que para poder terminar el contrato de trabajo debe garantizarse que el trabajador no va a tener interrumpidos sus ingresos, es decir, que es necesario esperar a que el trabajador haya iniciado ya a recibir su pensión o de invalidez o de vejez, para poder dar por termino el contrato de trabajo.
     
  • Es posible que se presenten dificultades con el reconocimiento de las prestaciones económicas, bien porque la EPS ha calificado de origen profesional la patología o el accidente o porque la ARL considera que es un evento de origen común. ¿Cuál es la solución en estos casos? Está previsto en el Decreto 19 del 2012, que es una norma anti-tramites, que una vez se ha calificado un origen, la obligación la debe asumir la entidad responsable de las prestaciones de ese origen que se ha calificado en primera oportunidad.
     
  • En el caso de la enfermedad, ocurre que la EPS califica la enfermedad de origen laboral y remite el caso a la ARL, si esta no está de acuerdo con esa calificación debe manifestar su inconformidad dentro de los 10 días siguientes a la EPS. Una vez la EPS recibe la notificación de esa inconformidad, dentro de los 5 días siguientes debe remitir el caso a la junta regional de calificación de invalidez con todos los documentos previstos en la ley para que la junta entre a dirimir la controversia que se presenta sobre el origen de ese accidente o esa enfermedad.
     
  • Una vez se solucione la controversia y si finalmente el evento realmente queda calificado de origen laboral, la EPS tiene que hacer el pago retroactivo del ajuste de aquellas prestaciones que venía reconociendo por un menor valor. De tal manera que esta norma es la que se debe tener en cuenta para solucionar ese tipo de inconvenientes y que la empresa o el trabajador no dejen de recibir el subsidio económico correspondiente a la incapacidad temporal.
     
  • Para finalizar, es importante tener en cuenta que en la incapacidad de origen laboral la ARL asume otras prestaciones que en estricto sentido son en beneficio del empleador. De esta forma, durante el tiempo de la incapacidad temporal de origen laboral la ARL le reembolsa al empleador los porcentajes a cargo del empleador para el sistema de pensiones y para el sistema de salud.

 

Reclutamiento internacional: Aciertos y obstáculos que debes saber

Existe todo un conjunto de barreras a las que se enfrentan las empresas a la hora de vincular laboralmente a colaboradores internacionales, como dar con los perfiles adecuados, políticas gubernamentales, seguridad social, beneficios, entre otros. Por esta razón, es importante contar con una estrategia sólida.

Alberto Mondelli es el Director Senior para América Latina de Wills Towers Watson y tiene más de 25 años de experiencia en consultoría de capital humano en la región, apoyando a organizaciones en temas de liderazgo, compensaciones, beneficios, bienestar y gestión del talento. El experto nos cuenta cuáles son las fronteras a la hora de adquirir perfiles en otros países y, de llegar a posicionarse como una tendencia a futuro, qué hace falta para que las compañías puedan cubrirla.

Cómo implementar un plan de beneficios que sea único para la fuerza laboral

La pandemia ha generado nuevas necesidades. Los empleados reclaman una oferta digital, pero sobre todo, que sea flexible. Ofrecer planes de beneficios que cumplan con los estándares de la innovación deben ser una prioridad para las empresas tras un año de cambios abruptos.

Noel González, Jefe de Desarrollo y Comunicaciones de Adecco Colombia, es psicólogo con mención clínica y relacionista industrial. El experto destaca la importancia de la flexibilidad laboral como una de las claves a la hora de pensar en el bienestar de los colaboradores. Conoce cómo desarrollar este y más pilares en el siguiente video.

Agotamiento laboral en la pandemia: Formas para prevenir y mitigarlo

El síndrome de burnout, también conocido como agotamiento laboral de los empleados, ha existido desde antes de la pandemia. Sin embargo, ante el impulso de los entornos de trabajo remoto y a distancia, este estado de cansancio físico, mental y emocional puede estar más presente.

Yesid Olave Cáceres es socio fundador y CEO de Cogestora, consultora especializada en estrategia y talento. El experto nos cuenta de qué forma se desarrolla este síndrome, las causas más comunes y las acciones reales que deben tomarse para enfrentarlo.

Cinco factores que transformarán las formas de trabajo en 2021

A medida que la pandemia avanza, las formas de trabajo como las conocíamos se han venido transformando. La digitalización e infraestructura tecnológica en las empresas avanzan a pasos agigantados y el orden laboral debe adaptarse a estos cambios.

Workplace de Facebook es un software colaborativo online desarrollado por Facebook, se trata de una red social dirigida a compañías que pone en contacto a sus empleados. Adriano Marcandali, director de LATAM de esta organización, nos cuenta las cinco aspectos clave que trazarán el camino de futuro del trabajo.

En esta segunda parte, conoce cuáles son las predicciones en Latinoamérica en entornos de trabajo digital para el segundo semestre de este año.

Predicciones para el trabajo del mañana
1. Los trabajadores de primera línea estarán en el centro de las decisiones
2. La salud y bienestar son los indicadores clave de desempeño laboral
3. La realidad virtual debe ser aprovechada para desarrollar programas de formación
4. Se reducirá la brecha digital y aumentarán los modelos de trabajo híbrido
5. Las compañías automatizarán tareas rutinarias 

Suscribirse a Noticias y tendencias