El Ministerio de Justicia y del Derecho expidió el Decreto Legislativo 806 del 4 de junio de 2020, con el cual establece nuevas medidas para poder continuar y agilizar los trámites judiciales a nivel nacional, que se vieron afectados por las medidas de aislamiento preventivo obligatorio adoptadas por el Gobierno nacional, sin que se ponga en riesgo la salud de los funcionarios de los despachos judiciales y de los usuarios.
Por esta razón, se ayuda a mitigar el contagio y propagación del virus, a través de la implementación de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y con ello la obligación del sector empresarial de cambiar su comportamiento de cara al manejo, recopilación y archivo de la información, debido a que las actuaciones judiciales se realizarán, temporalmente, de forma virtual primordialmente, y excepcionalmente de manera presencial en el caso que los despachos y/o una de las partes del proceso manifieste que no cuenta con las herramientas y medios tecnológicos para poder continuar con el curso normal del proceso de forma virtual, pues actualmente se encuentra restringido y limitado el ingreso de los usuarios a las instalaciones judiciales.
Aspectos más relevantes a tener en cuenta a nivel empresarial
1. Los poderes para la atención de los procesos judiciales que se confieren a los abogados, podrán ser otorgados mediante correo electrónico. 2. Las demandas se podrán presentar de manera virtual, y deberán remitirse simultáneamente a la contraparte.
3. La notificación de las demandas se podrán realizar a través de correo electrónico.
4. Las audiencias, y el interrogatorio al representante legal, se podrá realizar de manera virtual.
Ventajas
1. Los poderes especiales no requieren presentación personal ante notaria, ni contar obligatoriamente con firma manuscrita ni digital. Se presumirán auténticos con la sola ante firma, lo cual facilita el otorgamiento del mismo, y evita que las partes tengan que incurrir en gastos notariales.
2. Debido a que las diligencias judiciales se realizarán virtualmente, las partes y sus abogados no tendrán que asistir a los despachos judiciales, por lo que además de mitigar el riesgo de contagio y propagación del virus, las partes no tendrán que incurrir en gastos de transporte, hospedaje y alimentación, lo cual representa un ahorro significativo frente a este tipo de costos.
¿Por cuánto tiempo se mantendrá esta medida?
El Decreto 806 de 2020 indica que las medidas adoptadas regirán por el término de 2 años, a partir de su expedición, por lo que en principio estas nuevas disposiciones estarán vigentes hasta el 4 de junio de 2022.
¿Cómo me pueden notificar una demanda laboral?
Actualmente las notificaciones judiciales se pueden realizar virtualmente, mediante el envío de un correo electrónico a la dirección de notificación judicial registrada en el certificado de existencia y representación legal o sus semejantes, adjuntando copia del auto admisorio de la demanda junto con sus anexos.
¡OJO!, la notificación personal se entiende realizada luego de haber transcurrido dos días hábiles, siguientes al envío del correo electrónico, por lo que los términos de contestación de la demanda, comenzarán a correr automáticamente, a partir del día siguiente de la notificación.
Esto quiere decir que, en materia laboral, ya no se requiere el envío de dos notificaciones judiciales, por lo que con la primera se genera la notificación automática de la parte demandada, sin importar que la misma no se haya notificado de manera presencial en el juzgado.
¿Cómo puedo otorgar un poder para la representación judicial?
El poder especial se podrá otorgar mediante correo electrónico, ya sea dentro del cuerpo del correo o adjuntando el archivo respectivo que contenga el poder especial. En el caso de las personas jurídicas, éste poder deberá ser remitido desde el correo electrónico inscrito en el certificado de existencia y representaciónn legal, para recibir notificaciones judiciales, y deberá indicar, obligatoriamente, el correo electrónico del apoderado judicial al cual se le está confiriendo poder, el cual deberá coincidir con la dirección registrada en la Dirección Nacional de Abogados.
El poder no requiere presentación personal ante notaria, ni firma digital o manuscrita, por lo que la sola ante firma es válida. En todo caso, si se desea incluir la firma digital o la firma manuscrita, es totalmente válido.
Obligaciones de las empresas de cara a la digitalización procesal
Debido a los cambios en la forma de vida, la reactivación económica y las medidas adoptadas en materia judicial, producto del aislamiento obligatorio, se han generado y creo nuevas responsabilidades y obligaciones en cabeza de las empresas, frente al manejo, recopilación y archivo de la información, pues actualmente y bajo la implementación del trabajo en casa (también conocido como home office), esto ha obligado a las compañías a realizar la mayoría de sus procesos internos de manera digital, algo prácticamente inimaginable un año atrás, pero que hoy es una realidad.
Es por esto que el empleador juega un papel crucial frente al trámite judicial que trajo consigo el Decreto 806 de 2020, por lo que para efectos prácticos, señalamos las siguientes:
Recomendaciones para las empresas
1. Realizar una labor de digitalización, de forma preventiva y escalada, primordialmente de las hojas de vida de sus colaboradores y demás documentos de interés en material laboral, tanto de las personas activas como de las desvinculadas, por lo menos de los últimos 3 años.
2. Corroborar cuál es la dirección de correo electrónico de notificación judicial, registrado en el certificado de existencia y representación legal o sus semejantes, según el tipo de persona jurídica, y si es el caso actualizar el mismo.
3. Tener un mayor control respecto de los correos electrónicos, incluso de aquellos que no son de uso frecuente, porque allí puede surtirse la notificación con todos sus efectos procesales.
4. Verificar periódicamente, si es posible todos los días, la bandeja de entrada y el SPAM, del correo electrónico de notificación judicial registrado en el certificado de existencia y representación legal.
5. Informar a su asesor laboral, cualquier comunicación judicial que reciba la compañía, con el fin de que la empresa pueda ser debidamente representada.
6. Remitir en el menor tiempo posible, la información y documentación digitalizada, que le solicite su asesor laboral, debido a que la contestación de la demanda se debe presentar virtualmente.
7. Eliminar los correos electrónicos que no sean monitoreados o que se encuentren en desuso.
8. Comunicar de manera inmediata al área legal de la empresa, o en su defecto a su asesor jurídico, cualquier comunicación o correo electrónico que haga referencia a cualquier trámite judicial, sin importar de dónde provenga el mismo.
