Los sistemas de ayuda que ofrece la tecnología para generar facilidades a los equipos de recursos humanos son muy variados algunos son de descarga gratuita y otros son por uso pago, sin embargo puede ser un factor decisivo a la hora de gestionar  procesos de forma más eficiente, desde procesos como gestionar nomina, el desempeño de los colaboradores, procesos de selección, estos softwares están enfocados en ser una ayuda que dependiendo de las necesidades del equipo de recursos humanos y del tamaño de la compañía, estas soluciones tecnológicas pueden ser adoptadas para cualquier organización para la optimización de sus procesos.

Estos programas informáticos, pueden entregar métricas de desempeño de cada colaborador establecer estrategias para manejar la nómina, pago de impuestos y obligaciones como pago de obligaciones legales, asistencia de empleados e incapacidades médicas, temas que para los equipos de recursos humanos no son complejos, pero dado los procesos si implican procedimientos desgastantes o repetitivos que evitan que los equipos se orienten a mejorar otros procesos, que impliquen el bienestar de los colaboradores.

El portal softwarepera.net hizo una clasificación de los mejores softwares para incluir en el funcionamiento de los equipos de recursos humanos, cabe destacar que algunos tienen versiones gratis y otros son pagos, pero vale la pena revisar la conveniencia de estos asistentes virtuales para la optimización de procesos.

Bizneo HR, ha sido catalogado como un líder en el sector de las soluciones para recurso humanos por las herramientas que facilitan cubrir las necesidades de los equipos de forma completa y fácil, con almacenamiento en nube permite archivar información de los colaboradores, gestionar encuestas, controlar horarios, facilitar procesos de selección, desarrollo profesional y capacitaciones para colaboradores, Bizneo ofrece dos planes pagos dependiendo de las necesidades que tenga el usuario, una está enfocada a la gestión y el reclutamiento y ogra enfocada a la funcionalidad de la empresa de acuerdo a las necesidades pues se puede personalizar según  a las necesidades que el equipo de recursos humanos hay identificado como su objetivo primordial, esta herramienta está enfocada a soluciones para pequeñas empresas, pymes y grandes organizaciones.

Personio, esta plataforma se caracterizado por ser un excelente gestionador de procesos de atracción de talento desde la etapa de publicación de la oferta, selección, evaluación, y también de estar generando el acompañamiento al nuevo colaborador en lo que se ha denominado Onboarding.

En su interfaz el usuario puede encontrar herramientas de autoservicio para los colaboradores donde podrán registrar solicitudes desde reportar horas extras, hasta solicitar permisos, reduciendo y generando de forma ordenada y medible comunicación directa con el área de recursos humanos y a su vez facilitando el análisis de datos posterior por los miembros del equipo para la realización de informes, esta aplicación es paga pero ofrece al igual que Bizmeo un periodo de prueba por 14 días, sin embargo para este software también se puede solicitar una demostración online para que el usuario pueda enterarse de su funcionamiento y su conveniencia para el tipo de organización en la que se desee implementar.

Factorial HR, este software diseñado para empresas y organizaciones de cualquier tamaño se ha enfocado en la gestión de datos y su análisis de forma central toda la información que el usuario o el equipo de recursos humanos centralice mediante esta herramienta, como e- mails, contratos, nominas, incapacidades, permisos etc. También ofrece un módulo de evaluación de desempeño y seguimiento de objetivos, estas opciones para el uso exclusivo de un supervisor. La mayoría de las funciones de esta plataforma están enfocadas a líderes o miembros de los equipos de recursos humanos para la gestión y análisis de esta información y consecuentemente da opción de multiusuario cuando se desee incluir en el análisis de procesos a un jefe o supervisor de un área específica, este software es pago mensual, según el número de módulos que se soliciten en relación a las necesidades de la organización, igualmente se puede solicitar una prueba online donde se solicitara información específica como numero de empleaos, tamaño de la empresa, actividad económica para que de esta forma la herramienta funcione de forma más personalizada y dirigida a las necesidades de la organización.

Endalia HR, este software está integrado por diferentes módulos que permite que los equipos de recursos humanos puedan identificar sus necesidades a desarrollar en esta plataforma y solo usar las herramientas que han identificado que pueden ser de utilidad. Para esta plataforma es importante destacar que cuenta no solo con una opción que funciona vía web sino que también tiene una versión para computadores de escritorio, tiene herramientas de gestión documental, contratos, contratación, seguimiento, manejo de nómina, etc. Esta plataforma tiene una versión gratuita y también paga donde puedes encontrar la totalidad de funciones de acuerdo a las necesidades que se tengan, es recomendable la versión paga debido a la seguridad a la información que se ofrece y las garantías que solo el software pago puede tener como las actualizaciones en las versiones siguientes y el firewall a ataques cibernéticos.

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Las organizaciones en Colombia adelantan esfuerzos para que sus empleados disfruten de las ventajas de pertenecer a esas organizaciones, construyendo una política de inclusión y generando marca empleadora, por medio del acompañamiento y la promoción de espacios donde el empleado pueda disfrutar de realizar pausas activas y ejercer actividades que incentiven su creatividad, pero no solo son estos espacios físicos, también en la promoción de políticas inclusivas y de equidad para transformar estos espacios en lugares diversos y de libre expresión.  Por supuesto son las compañías de software las que iniciaron estos cambios y donde se ha visto mucho más esta transformación y apertura a contar con diferentes perfiles que enriquezcan la experiencia final del consumidor, anteriormente solo se veía a gigantes como Google, Netflix, Facebook, Apple como referencias de estas dinámicas aplicadas a espacios diseñados para motivar creativamente a sus colaboradores, añadiendo ese vinculo de bienestar que ofrecía la compañía. Organizaciones como la cámara de comercio LGBTI+, universidades han sido apoyo para que las empresas puedan avanzar en temas de inclusión. 
Para ampliar este tema hablamos con Camilo Clavijo Director de Ventas y Country manager Latam de HubSpot, empresa dedicada al desarrollo de Software y que el pasado 2 de diciembre hicieron apertura de su nueva sede en Bogotá. 

Legis gestión humana: ¿En qué influye la salud mental en la felicidad de los colaboradores?

Camilo Clavijo: Cuando vas a cualquier lugar a trabajar en HubSpot lo vemos parte de lo que tú traes es tu mente obviamente y lo que queremos es un ambiente sano y un ambiente sano de trabajo. Tienes que considerar el espacio físico, pero también funcionalidades o beneficios que permitan desarrollarse mentalmente, que nos referimos con esto:  espacios cómodos, amplios, iluminados para poder hacer tu trabajo, pero también espacios de desconexión y eso se dan en el mundo físico, en el mundo virtual, en el mundo físico.
Un ejemplo que tenemos nosotros son salas de meditación para que puedas tener tu tiempo de relajación, de respirar tranquilo y en el mundo virtual tenemos prácticas en las cual a través de videoconferencia incluimos software o herramientas para que nos permita hacer ejercicios de respiración, ¿Para qué? Para calmarnos y para que nuestra mente siempre esté conectada.

LGH: ¿Qué está pasando a nivel Colombia en cuanto al bienestar?

Camilo Clavijo: Lo primero que me parece muy importante es que sea avanzado. ¿Cómo nos damos cuenta de esto? que ya es un tema que se empieza a ver desde abajo hacia arriba, desde un proceso de entrevistas donde alguien lo trae a colación y dice ¿Cómo están ustedes en temas de diversidad?  ¿puedo trabajar desde mi casa? eso ya empieza a generar una dinámica y una conversación en las empresas donde tenemos que mejorar.
Como siempre hay áreas de mejora una de las principales áreas que tenemos es hacer que esta conversación se traduzca en acciones puntuales. Cómo podemos llevar estas primeras peticiones de los colaboradores a crear un comité de diversidad a crear un comité de inclusión, a que eso también se refleje en las estrategias claves de cualquier empresa en Latinoamérica y por supuesto, en Colombia, en lograr que a partir de la cabeza se generen estrategias ejecutables, es decir, acciones del día a día para que los colaboradores puedan sentirse mucho más a gusto, mucho más parte de una organización y que pertenecen a algo que va más allá de un salario y de un medio económico. Las empresas deben generar ese sentido de pertenencia a través de acciones concretas.

LGH ¿Qué caracteriza el modelo de bienestar de Hubspot?

Camilo Clavijo: Nuestro modelo de bienestar parte de algo muy hermoso que tenemos, que es nuestro modo de cultura, nuestro código de cultura, nosotros lo definimos por HEART, que es el acrónimo, un acrónimo que usamos en inglés que habla de que somos humildes por la H, usamos la E para empáticos o empatéticos, usamos la A para adaptables, usamos la R para Remarkable, que eso también puede ser extraordinario y la T para Transparent.
 

La selección de personal es una de las tareas que los equipos de RRHH siempre han realizado quizás de la misma forma hasta el comienzo de la pandemia, la dinámica de la nueva realidad dio métodos para facilitar la atracción de nuevo talento a las organizaciones por medio de herramientas tecnológicas que permitieron la consecución de ese talento incluso fuera del espacio geográfico donde se encuentra la organización. Esto supone un reto a los equipos de RRHH y su capacidad de ser asertivos respecto al talento contratado, el método tradicional establecía formas para detectar capacidades aptitudes, actitudes, evaluar en sitio y distinguir al postulante de forma presencial. 
La variedad de herramientas que se presentan para las organizaciones para atraer talento son muy variadas entendiendo la distancia, la inteligencia artificial, los métodos evaluativos personalizados  han traído a los profesionales de RRHH nuevas alternativas que facilitan el trabajo, fomentan la igualdad y la transparencia en la integración de perfiles profesionales a las organizaciones y de forma más asertiva y lejos de la subjetividad de un entrevistador en el momento de abordar una entrevista tradicional con un candidato. 

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Igualmente, estos sistemas permiten evaluar en un tiempo más corto las capacidades, competencias y fiabilidad del futuro empleado, dando un diagnostico más preciso y menos riesgoso como por ejemplo funcionarios que van a tener acceso a información sensible de la organización, muchos de estos sistemas también incluyen funcionalidades equiparables con polígrafos que permiten identificar inconsistencias dentro del perfil del candidato. 
Para ampliar este tema consultamos a la empresa Psigma Corp,  una organización que hace presencia no solo en Colombia sino en otros países de Latinoamérica, con una trayectoria de 25 años en el mercado, prestando servicios de selección y reconocimiento de talento a diferentes industrias y organizaciones, liderada por Diego Cardozo, Presidente para Latinoamérica de Psigma Group. 

Legis Gestión Humana: ¿Cuáles son las claves que identifica la organización para estar al día con las tendencias de selección y atracción de talento? 

Diego Cardozo: Bueno, el mundo ha cambiado bastante. Hoy día nos encontramos en una realidad bien diferente a lo que era antes de la pandemia. Hoy día las organizaciones han tenido que transformar sus procesos, principalmente para estar al día en un modelo más digital.

Hay que identificar dentro de la organización como esa selección que se hacía de manera tradicional hoy día cuenta con una serie de procesos automatizados desde la misma situación de reclutamiento, evaluación, seguimiento de candidatos desde ese punto de vista, las nuevas condiciones que una organización debe tener principalmente tienen que estar orientadas a potenciar su departamento  de selección, unificar una serie de perfiles que estén asociados a sus mejores indicadores de desempeño.
Tener una base de datos que cada vez más grande, no hay que tenerla de manera propia, hoy día con las redes sociales se facilita bastante el poder encontrar opciones de reclutamiento más allá de lo que tienen los portales de empleo, que son una vela que se está pagando en el tiempo. Yo creo que no les queda mucho tiempo a los portales de empleo. 

De manera convencional se han tenido que transformar y con una muy buena automatización hoy día puede llegar a través de un marketing digital, una buena marca empleadora a muchos lugares, transmitiendo necesidades de vacantes postulantes que antes no encontrabas y que hoy día pueden llegar a aplicar y que seguramente bajo un sistema automatizado puedes hacer un gran filtro de estos procesos para poder tomar una mejor decisión.

LGH: ¿Qué es el sistema FHIABLE, y porque confiar un proceso de selección a un dispositivo virtual? 

Diego Cardozo:  El sistema Fhiable para nosotros ha sido uno de nuestros principales aportes a todo lo que tiene que ver con la industria de talento humano.
Hemos podido desarrollar un sistema que a través del computador está siendo equivalente a un polígrafo, está siendo equivalente a un estudio de seguridad y donde no tienes que tener ningún contacto físico con la persona y que estamos evaluando principalmente nosotros desde hace bastante tiempo.
En cuanto a la metodología que trabajamos en Psigma, nos hemos enfocado puntualmente en el talento y tenemos un complemento muy esencial, que son los riesgos que alguien puede tener cuando contrata a una persona que tal vez en la entrevista funciona muy bien, pero con el tiempo eso no pasa, con el tiempo comienza a aparecer cierto tipo de comportamientos que no son nada deseables.

¿Cuáles son esos comportamientos? Muchos de los comportamientos son el egoísmo, el hurto, los fraudes, Fhiable a través de un modelo de inteligencia artificial, podemos identificar a través de una serie de preguntas y cuestionamientos que hacemos en el computador de manera remota.

Cierto perfil que nos permite hacer una predicción del alto riesgo que puede tener una persona para cometer un escenario de fraude, entonces por eso el nombre Fhiable es factor humano e inteligencia artificial, es decir, la unión de grandes disciplinas, la psicometría del estudio científico, el comportamiento humano y el aporte de todo lo que es la inteligencia artificial.

En una fusión de trabajos que nos facilita de manera remota el poder indagar y evaluar a una persona en cuanto al riesgo de que vaya a cometer algún ilícito en la organización o que vaya a presentar comportamientos no deseados. 

De nada te sirve contratar un gran talento si tienes que pedirlo un mes después, porque es una persona tóxica, porque es una persona que genera demasiado conflicto dentro de la organización o porque termino teniendo problemas de hurto o algo parecido.

Puede ser un tema paradójico pues al interior de las organizaciones muchas veces es el área de recursos humanos, quien esta presta a resolver problemas que corresponden al desarrollo humano del personal dentro de la organización, sin embargo también existen problemas al interior de los equipos de RRHH que muchas veces tienen origen en la falta de recursos y de inversión en la optimización de tramites, la falta de formación y la poca formación para asumir responsabilidades de mayor complejidad, se hace necesario cada vez más dinamizar procesos que involucren tareas repetitivas y que estos equipos cuenten con una mayor participación en procesos directivos y en la toma de decisiones, hay empresas que centran sus esfuerzos en la mejora de otros órganos de la empresa descuidando a su personal de RRHH, que por cierto pueden sentirse poco valorados y desmotivados, este tipo de descuidos pueden inducir a errores involuntarios que afecten el funcionamiento de la organización.
Otro de los orígenes de estos problemas es sobrecargar a un equipo de funciones que deberían cumplir más colaboradores, es decir el equipo de recursos humanos de una organización debe ser congruente con el tamaño de la organización, cuando los equipos tiene un numero reducido de integrantes muchas veces la única forma que tiene de lograr el resultado es enfocándose en una tarea a la vez y las dinámicas actuales exigen un equipo que pueda resolver y gestionar muchas tareas en simultanea de forma óptima. Según el portal Ifeel se han identificado 6 problemas que afectan a los miembros de los equipos de recursos humanos, su identificación permite buscar soluciones practicas y la pue4sta en marcha de estrategias que permitan superarlos.

1.    Abusar de las herramientas y estrategias.

Se ha dicho que cuando algo funcione es mejor no alterarlo, en las dinámicas que actualmente confluyen en la labor de recursos humanos es difícil mantener o hacer siempre lo mismo, los cambios que han supuesto acontecimientos como la pandemia, nuevas tendencias en las relaciones empleados – organización, hacen que los métodos que hasta ahora se venían usando, cambien en función de mejorar optimizar y adaptarse a las nuevas realidades del mercado. 

Encuestas, reuniones, ejercicios y dinámicas que están orientadas a obtener información útil o a mejorar la satisfacción de los colaboradores empiezan a ser tediosas y poco interesantes en la medida en que se abuse de su uso y no se cambien en función de las nuevas necesidades de los colaboradores, cuando este vínculo de interés y novedad se pierde estos métodos se vuelven ineficientes en su propósito. 
Esto ocasiona un sentido de frustración no solo para los colaboradores sino también para los miembros del equipo de RRHH, perjudicando la motivación laboral entre los empleados, 

muchas veces el primer síntoma de esta desmotivación es la poca participación, por ello es conveniente estar al día con las nuevas tendencias, no abusar de las estrategias que si bien nos dieron resultados en algún momento deben cambiar en función de atraer el interés de las personas a las cuales va dirigido y esto solo se logra cuando los equipos de recursos humanos conocen a los colaboradores de la organización. 

2.    Centrar toda la atención en la selección de personal 

Los equipos de recursos humanos deben tener el tamaño y la proporción adecuada en relación a la tamaño de la organización, muchas veces cuando los equipos están superados en tareas, se tiende a ir la atención a la selección de nuevo personal quizás porque es percibido como una labor no tan estresante y que permite estar al margen de otros tareas, el problema es que si bien se centra el esfuerzo en la selección se descuida el proceso de ese nuevo empleado en su llegada a la organización y su adaptabilidad a sus funciones las relaciones con compañeros y su actitud en relación a las responsabilidades que se le asignen, muchas organizaciones ven como fenómenos como el Ghosting laboral han aumentado, debido a esta falta de interesa por acompañar al empleado en su proceso, sin embargo también es debido a que los equipos por ser tan reducidos deben empezar a dirigir sus esfuerzos a otros temas que ocupan la agenda como pagos de nómina, afiliaciones, etc. 

Los ciberdelincuentes han encontrado con facilidad formas de vulnerar los datos que manejan diferentes organizaciones por medio de sus áreas de recursos humanos, es evidente que estos equipos manejan información importante para las compañías, pero también la más vulnerable a ser atacadas, información de nómina, correos y datos de colaboradores, información correspondiente a futuros proyectos, secuestro de dominios, información que puede caer en manos de inescrupulosos con files delictivos. 

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La firma de seguridad Verizon Data Breach Investigatións Report determino que un 85% de la vulnerabilidad de información sucede por descuido de las personas que están al tanto de esos datos, ya sea por navegar en computadoras sin un efectivo firewall por paginas no correspondientes a la empresa ( redes sociales, portales de noticias, blogs, paginas de videos) acentuado por la navegación desde dispositivos personales desde el lugar de residencia de los empleados incrementa el riesgo de que podamos estar abriendo las puertas para un ciberataque sobre la información de la organización. Por ello no solo los miembros de recursos humanos sino también cada colaborador debe ser muy cuidadoso en cuanto al uso de sus dispositivos personales y la exploración de archivos laborales desde los mismos, muchas de las compañías que le han apostado al trabajo remoto han optado por facilitar equipos verificados y actualizados con programas de antivirus destinados a este fin, adicional es un deber del colaborador usar su equipo de computo para sus labores profesionales y evitar navegar en paginas desconocidas o descargar archivos ajenos a los correspondientes a su trabajo en su equipo. 

Los miembros de los equipos de RRHH deben ser los primeros en orientar sus esfuerzos a la protección de esta información y orientar campañas para que los demás colaboradores de una organización puedan tomar precauciones para este caso, pero ¿de qué forma podemos evidenciar una vulneración en la seguridad de la información de nuestra compañía? Los ataques ocurren en gran medida por medio del pishing, según una encuesta realizada a 3.500 organizaciones en el año 2021 por Statista a nivel mundial, encontró que un 3 % de los colaboradores que recibieron correos maliciosos hicieron click en los enlaces exponiendo la organización a ataques, si bien es un método muy conocido y el más usado por los ciberdelincuentes, aún hay personas que caen en estas formas de engaño y evidencia que no se debe bajar la guardia en la formación e información que se pueda proporcionar desde RRHH para evitar que las personas caigan en esta estafa. 

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Otro de los casos es el fraude de nómina, esta estafa se centra específicamente en las áreas de RRHH y el atacante busca que la empresa desvié su nomina o los pagos que debe realizar a cuentas de su propiedad, puede ser a titulo de un empleado o de un proveedor fantasma y sucede regularmente en empresas de gran tamaño con un déficit en la comunicación entre sus áreas pueden ser pequeñas cifras que al cabo de un tiempo resultan ser sospechosas o en algunos casos cifras elevadas donde 

La tutela es una herramienta fundamental para que cualquier ciudadano pueda exigir sus derechos cuando estos se vean vulnerados, el derecho a la intimidad, a la libertad de expresión, el derecho a la salud, etc. que puede hacerse sin tanta formalidad y se puede presentar verbalmente sin necesidad de un apoderado, a diferencia de otras herramientas o acciones legales  cuyo tramite debe estar sujeto a una serie de condiciones, la celeridad y facilidad con la que se puede presentar una tutela facilitan su tramite y ejecución en la reparación de la persona que la presenta.
En el campo laboral como civil esta herramienta tiene la misma utilidad, el empleado puede hacer uso de esta frente a su empleador cuando sienta que este por medio de su función este afectando los derechos del trabajador, usualmente hay problemas en los que le trabajador puede recurrir a instancias internas buscando una solución sin que esto tenga que desencadenar en una tutela, para este tema consultamos al socio y director de litigios de Álvarez Liévano Laserna Carlos Barco para que nos ampliara el tema.

Legis Gestión Humana: ¿Qué es una tutela? 

Carlos Barco: En primer lugar, lo que se debe entender es que la acción de tutela es una acción judicial de origen, constituyente que busca proteger derechos fundamentales de todos los ciudadanos. En este caso de los trabajadores. ¿Eso que quiere decir? Quiere decir que cualquier persona natural o jurídica en el país puede presentar una acción de tutela ante un juez de la República, buscando que se protejan derechos fundamentales.
En el caso de los trabajadores, la acción de tutela es una acción judicial procedente y viable en la medida en que, a pesar de que un empleador puede ser una empresa privada, pues está en una posición dominante frente al trabajador, ello quiere decir que ese trabajador está en una posición por serlo, de subordinación frente a su empleador.

Eso quiere decir entonces que cuando un ciudadano que es un trabajador considera que un empleador ha violado alguno de sus derechos fundamentales, puede acudir a donde un juez de la República para que pueda examinar su caso y para que pueda ordenarle a ese empleador que puede ser una empresa privada o puede ser una entidad pública para que haga algo o deje de hacer algo que vulnere esos derechos de esos trabajadores, derechos de ese trabajador o de esos trabajadores, derechos como por ejemplo la intimidad, el mínimo vital, el libre desarrollo de la personalidad el debido proceso, el derecho a la defensa, una eventual protección especial del Estado por un Estado de debilidad manifiesta, lo que se denomina un fuero de protección especial, entre muchos otros universos de situaciones que pueden dar lugar a la protección particular de un trabajador que vincule derechos fundamentales.

LGH: ¿Cómo se puede presentar una tutela? 

Carlos Barco: Cualquier trabajador puede presentar una tutela en contra de su empleador si considera que han sido violados derechos fundamentales. Ello por cuanto es un derecho para toda la ciudadanía que cobija personas naturales o personas jurídicas. Ahora, para acceder a una acción de tutela, para hacer y presentar una acción de tutela, no es necesario que lo haga a través de un abogado. Lo puede hacer en nombre propio, lo puede hacer el trabajador de forma directa.
No es necesario que lo haga ni siquiera a través del Ministerio del Trabajo u otra entidad pública podría acudir a la Defensoría del Pueblo, a una personería municipal, al mismo Ministerio del Trabajo. Podría acudir a un consultorio jurídico, a una universidad, buscando asesoría o buscando ayuda en el marco de las competencias de estas entidades o instituciones.
Pero la acción de tutela, al ser un derecho de cada uno de los ciudadanos y de las personas jurídicas del país, puede ser presentado de forma directa ante cualquier juez de la República.
 

LGH: ¿En qué casos se puede presentar una tutela? 

Carlos Barco: En general, cualquier trabajador que considere violado, cualquier de sus derechos fundamentales de la Constitución por parte de un empleador podría acudir a una acción de tutela.