¿Cómo implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo?
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El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) Significa el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua de un proceso lógico y por etapas basado en el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar), cuyo objetivo es anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo (en adelante SST).
De esta manera, el empleador o contratante debe liderar e implementar el SG-SST con la participación de los trabajadores y/o contratistas, abordar la prevención de los accidentes y las enfermedades laborales y proteger y promover la salud de los trabajadores y/o contratistas . Ampliemos ahora los aspectos más importantes de este sistema:
¿Cuál es el contenido mínimo del SG-SST?
El SG-SST debe contener como mínimo lo siguiente:
- Una política de SST con alcance sobre todos los centros de trabajo y todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas.
- La definición y comunicación de responsabilidades específicas en SST a todos los niveles de la organización.
- Un plan de rendición de cuentas dentro de la empresa (como mínimo anual).
- La definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la SST en la empresa, el comité paritario o vigía de SST, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
- Las disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones.
-La definición de objetivos.
- Un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos.
- El plan y desarrollo de actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud.
- Las medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el comité paritario o vigía de SST.
- Un programa de capacitación a los trabajadores en los aspectos de SST, dentro de la jornada laboral de los trabajadores directos o en el desarrollo de la prestación del servicio de los contratistas. Este programa debe ser revisado mínimo una vez al año .
- La disponibilidad de personal responsable de la SST .
- Los mecanismos eficaces de comunicación para recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a la SST y para informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el comité paritario o el vigía de SST sobre el desarrollo de todas las etapas del SG-SST.
¿Qué documentación debe estar disponible y actualizada ante una eventual visita de inspección del SG-SST?
El empleador debe conservar por un periodo mínimo de veinte (20) años, en cualquier medio accesible, los siguientes registros y documentos que soportan el SG-SST:
- Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los conceptos o exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
- Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
- Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
- Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
El empleador debe conservar los siguientes documentos de acuerdo a la normativa vigente y a las directrices de archivo de la empresa:
- Política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el empleador.
- Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST.
- La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.
- El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora.
- El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del SG-SST.
- El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento.
- Los procedimientos e instructivos internos de SST.
- Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas y demás instructivos internos de SST.
- Soportes de la convocatoria, elección y conformación del comité paritario de SST y las actas de sus reuniones o la delegación del vigía de SST y los soportes de sus actuaciones.
- Reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
- Identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
- Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores.
- Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas.
- Matriz legal actualizada que contemple las normas del sistema general de riesgos laborales que le aplican a la empresa.
- Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.