Ante los entornos de trabajo remoto impulsados por la pandemia es necesario reimaginar una experiencia de calidad para los colaboradores, la cual incide en el impacto del negocio. Una investigación realizada por Citrix Systems evidencia de qué forma se desenvuelven los empleados de empresas grandes y medianas en Colombia en estos espacios del nuevo orden laboral. Desliza el cursor sobre la siguientes gráficas y colores para tener una interacción completa con cada dato.

Juan Sebastián Gómez, Gerente de Capital Humano de Deloitte, cuenta todas las claves para ofrecer una mejor experiencia a los colaboradores que laboran desde casa, para así brindarles empoderamiento, fomentar su productividad, y por ende, potenciar su desempeño laboral diario. Conoce cada una de ellas en la entrevista, a continuación:

Tras el manejo de la crisis por los últimos cinco meses, ¿Qué es lo que esperan los empleados en el país de vuelta al trabajo? Interactúa con las gráficas para averiguarlo. Además, explora cómo las modalidades de trabajo remoto cambiaron sus hábitos y pasatiempos.

Es sábado en la mañana y el reloj marca las 9:30, John está frente al computador dictando una sesión de clase a jóvenes de Valledupar. En ese mismo instante, sin previo aviso, Blue, su mascota, salta hacía el docente y, como si nada, cae sentado en el teclado. Justo en frente de la pantalla.

John está perplejo. “Olvidé cerrar la puerta”, se dice a sí mismo. El gato de 5 años le acelera su corazón por un instante. Ahora la clase se ve interrumpida por un minino de raza azul ruso, que se queda posado sobre la mesa, como si las sonrisas y carcajadas de los estudiantes lo aclamaran.

Casos como éste son comunes desde finales de marzo pasado, pues la fusión de los aspectos intralaborales y extralaborales causada por el COVID-19, llegó para quedarse en un solo escenario: el hogar. Y es que bajo la modalidad de trabajo en casa existe la posibilidad de que en medio de una jornada laboral aparezca aquel elemento distractor que termina desviando la atención y/o la productividad.

“Nuestro gatico es bastante travieso e inquieto. Solemos esconderlo para que no haga bulla durante las clases que dicto, así como en las jornadas de universidad de mi hija o las sesiones laborales de mi esposa”, cuenta John Gil Toledo, docente de la Universidad Jorge Tadeo Lozano.

Adaptarse a la nueva normalidad, además de evitar o lidiar con interrupciones, incluye otro factor relacionado con la productividad y el desempeño de tareas: la administración del tiempo.

La transición de la universidad al hogar fue compleja y brusca para John, ya que no tenía experiencia prevía con trabajar en casa. Además, para él se dan las mismas cargas laborales como si estuviera en la oficina. “Se pierde la noción del tiempo. En los primeros meses, cuando miraba el reloj eran las 11 p.m. y todavía estaba conectado frente al computador, investigando o preparando sesiones de la semana siguiente”.

Según un estudio de NordVPN, proveedor de red privada, en Estados Unidos las jornadas laborales se han extendido en un 40%. En algunos países de Europa, después del 11 de marzo, las personas empezaron a trabajar dos horas más en promedio.

Una de las desventajas de trabajar desde casa es que las jornadas son más largas”, afirma Adriana Lozano, líder de Talento y Bienestar de ChevyPlan. En esta nueva normalidad debe estar en constantes reuniones virtuales y, al mismo tiempo, gestionar sus tareas en el hogar, lo cual le genera “una mayor carga física y emocional”.

La organización tiene a los empleados trabajando en sus hogares desde finales de marzo, es decir que todo el seguimiento y acompañamiento se hace de forma virtual. Ella cuenta que el cambio representó un gran reto, sobre todo desde su posición, debido a la implementación de nuevas normas de seguridad y salud.

Un estudio de PageGroup evidencia la tendencia de Teletrabajo y Home Office en Latinoamérica, la cual llevó un 40% de las empresas a tener trabajando de forma remota a más del 80% de colaboradores. El 57% de las compañías en Colombia y el 55% en Argentina reportan el mismo porcentaje latinoamericano. Brasil tiene un 46% de sus colaboradores trabajando y los demás países un 35% de empleados en las oficinas.

Beneficios y barreras

Entre las ventajas para las organizaciones que implementan el trabajo remoto a nivel nacional, según la última medición del MinTIC en diciembre del 2019, está el aumento de la productividad (48%), mejoramiento de ambiente laboral (31%) y trabajadores más motivados (25%). Sin embargo, las empresas que participaron en la encuesta expresaron como principales obstáculos la incertidumbre, miedo y/o desconfianza (21%), inversión alta de tecnología e infraestructura (16%) y la cultura organizacional (11%).

Las dudas ante un nuevo modo de trabajo van de la mano de la falta formación y capacitación para los empleados; aspecto que se señaló como barrera en un 8% de las compañías. Otro 8% indicó la mentalidad y la falta de compromiso de los altos directivos, además de no saber controlar la productividad de los teletrabajadores (5%).

Para entender cómo los factores anteriormente mencionados se relacionan entre sí y terminan por afectar o beneficiar la salud física y mental de los empleados, observa el siguiente video con Luis Fernando Londoño, experto en liderazgo virtual y trabajo flexible de Mercer.
 

Más horas laborales y hábitos nuevos

El contexto y espacio de oficina como la conocíamos pasó de un día para otro al hogar. Con el aumento de horas de trabajo desde casa se torna difícil asimilar el instante en el que culmina una jornada.

“He sentido que trabajo más desde mi casa en comparación de lo que realmente trabajaba desde la oficina”, afirma Carlos Ramírez Betancur, docente de la Universidad Liceo Salazar y Herrera en Medellín. “Es difícil porque hasta en los fines de semana se adelanta el trabajo o la planeación de la siguiente”.

Sin embargo, para enfrentar esta serie de cambios, fue necesario adaptar hábitos a nuevos contextos y desarrollar otros que facilitan el desempeño diario. Por ejemplo, crear un cronograma y seguirlo de forma estricta.

“Me organicé a la fuerza. Aprendí a respetar los espacios que tengo exclusivamente para mí. Trabajo desde las 8 de la mañana hasta el mediodía. Después de mi espacio para almorzar, sigo desde las 2 de la tarde hasta las 7 de la noche. En ese momento ceso actividades”, cuenta Carlos.

Otros aspectos que facilitan las jornadas son el esparcimiento y las actividades físicas, pues desde hace más de un mes, él sale a caminar por el barrio. Recorre entre tres y cuatro manzanas del vecindario en compañía de Chana, su mascota de raza Terrier.

En cuanto a Adriana, el compartir tiempo con su familia la motiva a cerrar las jornadas. “Me obligó a compartir tiempo con mi hijo. Cuando él no se encuentra en casa trabajo muchas más horas”, cuenta. Otro factor que la ayuda a desconectarse es hacer ejercicio.

Asimismo, John adaptó una bicicleta estática para hacer actividad física en su apartamento. Su familia y él establecieron horarios para no caer en la ampliación de jornadas. “Respetamos los tiempos. A partir de las 7 de la noche terminamos cualquier actividad para empezar muy temprano el siguiente día, tipo 6 de la mañana”.

Dedicar tiempo a la familia y encontrar espacios de esparcimiento son algunos ejemplos de buenas prácticas que incentivan el desempeño diario. Conoce otros hábitos que ha generado el trabajar bajo esta modalidad.

Ante la situación que estamos viviendo, los empresarios se vienen realizando preguntas como las siguientes: ¿Qué pasa cuando una persona adquiere COVID-19, se da lugar a incapacidad o no? ¿Si se presenta la muerte, qué puede ocurrir? O por otro lado ¿Cuáles son las implicaciones si la enfermedad se adquiere en el trabajo?

Lo primero que se debe responder es qué pasa cuando una persona adquiere este virus. En este caso la atención en salud estará a cargo de la entidad promotora de salud a la cual se encuentra afiliada la persona. Acto seguido, si se indica un aislamiento por 14 o por 40 días, debe dársele a esa persona una incapacidad, que es reconocida y pagada por la entidad promotora de salud a la cual se encuentra afiliado.

Hay que reiterar que estas incapacidades, por ley, no son el 100% del ingreso base de cotización, sino el 66.7%.

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En caso de que la persona fallezca a causa de este virus, nos encontramos frente a una pensión de sobrevivientes. Si la persona que fallece está afiliada al sistema, sus beneficiarios, que son su esposa e hijos (siempre y cuando los hijos tengan menos de 18 años o entre 19 y 25 años, pero que estudien) tienen derecho a la pensión si la persona cotizó 50 semanas en los últimos 3 años. Ahora bien, si quién fallece es un pensionado, en ese caso dicha pensión pasa a su esposa, a e hijos en el 100%.

Ahora bien, ¿qué pasa cuando se adquiere el virus en virtud del trabajo? Por ejemplo, que le ocurra a un médico general o especialista, a una enfermera, a un auxiliar o a un caminero, es decir, personas que por su trabajo están expuestas o o en contacto con el virus. En este caso, la enfermedad ya no es de origen común sino de origen laboral, por ese motivo, para esta persona se genera un derecho que es el de la incapacidad y debe ser pagada por la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y paga el 100% del ingreso que la persona tiene sobre el cuál cotiza. Ahora bien, ¿desde cuándo empieza la cobertura? Pues empieza desde que la persona tenga por lo menos un día de afiliación. Esto quiere decir que cualquier trabajador en el sector de la salud que adquiera este virus y lleve por lo menos un día de afiliación tiene derecho a que le paguen su incapacidad al 100% por la ARL.

En su misma forma, ¿qué pasa cuando fallece un trabajador del sector salud por la enfermedad? En este caso, se gana una pensión de sobrevivientes para su esposa/o, su compañero/a permanente, sus hijos (siempre y cuando tenga como mínimo un día de afiliación al sistema).

Como conclusiones, cuando el virus se adquiere de origen común, lo paga la EPS y si hay un fallecimiento quien paga la pensión el fondo de pensiones al cual está afiliada la persona.

Cuando el virus se adquiere de origen laboral, es decir, en virtud del trabajo, aquí la incapacidad es pagada por la ARL. Si la persona fallece la pensión también está a cargo de la ARL.

Teletrabajo durante la pandemia

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Como se recordará, la Organización Mundial de la Salud (OMS), declaroì el 11 de marzo del 2020 la pandemia por el COVID-19, esencialmente por la velocidad de su propagación, instando a los estados del mundo a tomar acciones urgentes y decididas para la identificación, confirmación, aislamiento, monitoreo de los posibles casos y el tratamiento de los mismos confirmados, así como la divulgación de las medidas preventivas con el fin de redundar en la mitigación del contagio.

Adicionalmente, frente al COVID-19, señaló:

“…¿Qué es la COVID-19?La COVID-19 es la enfermedad infecciosa causada por el coronavirus que se ha descubierto más recientemente. Tanto el nuevo virus como la enfermedad eran desconocidos antes de que estallara el brote en Wuhan (China) en diciembre de 2019.

¿Cómo se propaga la COVID-19? Una persona puede contraer la COVID-19 por contacto con otra que esté infectada por el virus. La enfermedad puede propagarse de persona a persona a través de las gotículas procedentes de la nariz o la boca que salen despedidas cuando una persona infectada tose o exhala. Estas gotículas caen sobre los objetos y superficies que rodean a la persona, de modo que otras personas pueden contraer la COVID-19 si tocan estos objetos o superficies y luego se tocan los ojos, la nariz o la boca.

También pueden contagiarse si inhalan las gotículas que haya esparcido una persona con COVID-19 al toser o exhalar. Por eso es importante mantenerse a más de 1 metro (3 pies) de distancia de una persona que se encuentre enferma.

¿Cuáles son las medidas de protección para las personas que se encuentran en zonas donde se está propagando la COVID-19 o que las han visitado recientemente (en los últimos 14 días)? Permanezca en casa si empieza a encontrarse mal, aunque se trate de síntomas leves como dolor de cabeza, fiebre ligera (37,3 oC o más) y rinorrea leve, hasta que se recupere. Si le resulta indispensable salir de casa o recibir una visita (por ejemplo, para conseguir alimentos), póngase una mascarilla para no infectar a otras personas…”.

Posteriormente, el Ministerio de Salud y Proteccioìn Social mediante la Resolucioìn 385 del 12 de marzo de 2020, declaroì la emergencia sanitaria por causa del COVID-19, hasta el 30 de mayo de 2020, y adoptoì medidas sanitarias con el objeto de prevenir y controlar la propagación del COVID-19 en el territorio nacional y mitigar sus efectos.

De igual forma, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 457 del 22 de marzo del 2020, mediante el cual se establece el Aislamiento Preventivo Obligatorio del 25 de marzo de 20202 hasta el 27 de abril del 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del coronavirus COVID-19.

Así mismo, a Organización Internacional del Trabajo (OIT), en materia de COVID-19, expresó lo siguiente:

“…¿Se contempla en las normas internacionales del trabajo la modalidad del teletrabajo? Muchas empresas e instituciones públicas han recurrido al teletrabajo como medio para evitar la propagación del virus. En las normas internacionales del trabajo no se aborda específicamente la cuestión del teletrabajo. Sin embargo, la Comisión de Expertos ha tratado esta cuestión en el marco de su Estudio General relativo a los instrumentos sobre el tiempo de trabajo y, más recientemente, en su Estudio General titulado Promover el empleo y el trabajo decente en un panorama cambiante(2)…”.

Así mismo, el Ministerio del Trabajo profirió la Circular 21 del 17 de marzo del 2020, así:

“…1. Trabajo en Casa: Tratándose de una situación ocasional, temporal y excepcional, es posible que el empleador autorice el trabajo en casa, en cualquier sector de la economía. Esta modalidad ocasional de trabajo es diferente al Teletrabajo, y no exige el lleno de requisitos establecidos para este. En el numeral 4 del artículo 6 de la ley 1221 de 2008 define como una característica del Trabajo en casa que: “4. Una persona que tenga la condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el mero hecho de realizar ocasionalmente su trabajo como asalariado en su domicilio o en lugar distinto de los locales de trabajo del empleador, en vez de realizarlo en su lugar de trabajo habitual”. Para optar por esta modalidad debe exisitr acuerdo entre el empleador y el trabajador.

De esta manera, el trabajo en casa, como situación ocasional, temporal y excepcional, no presenta los requerimientos necesarios para el teletrabajo, y se constituye como alternativa viable y enmarcada en el ordenamiento legal, para el desarrollo de las actividades laborales en el marco de la actual emergencia sanitaria.

2. Teletrabajo: Por su parte, el teletrabajo se encuentra definido en el artículo 2 de la Ley 1221 de 2008 como “ una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo…”.

De esta forma se avala la posibilidad de que el trabajador realice sus labores desde casa, sin que implique la formalización de la modalidad de teletrabajo.

Teletrabajo en Colombia

En la actualidad el teletrabajo está regulado de la siguiente forma:

a) Teletrabajo: Es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo(3) . Es decir, el teletrabajo es una forma de organización laboral, que se efectúa en el marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación —TIC— para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo(4).

b) Teletrabajo autónomo: Son aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional, puede ser una pequeña oficina, un local comercial. En este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones.

c) Teletrabajo móvil: Son aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologías de la Información y la comunicación, en dispositivos móviles.

d) Teletrabajo suplementario: Son aquellos teletrabajadores que laboran dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en una oficina.

e) Teletrabajador: Persona que desempeña actividades laborales a través de tecnologías de la información y la comunicación por fuera de la empresa a la que presta sus servicios(5) . Es decir, es la persona que en el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley(6).

Ahora bien ¿qué ocurre con el contrato o vinculación de teletrabajo?

El contrato o vinculación que se genera por el teletrabajo tiene las siguientes características:

1. Debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social para los trabajadores particulares.

2. Para el sector privado el empleador debe incluir en el reglamento interno de trabajo, lo relacionado con el adecuado uso de equipos, programas y manejo de la información, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral. El empleador debe informar al teletrabajador sobre las restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y en general las sanciones que puede acarrear por su incumplimiento(7).

3. Debe cumplir con las disposiciones vigentes que rigen las relaciones con los servidores públicos.

4. Para los servidores públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral(8).

5. No les serán aplicables las disposiciones sobre jornada de trabajo, horas extraordinarias y trabajo nocturno. No obstante la anterior, el Ministerio del Trabajo deberá adelantar una vigilancia especial para garantizar que los teletrabajadores no sean sometidos a excesivas cargas de trabajo.

6. El salario del teletrabajador no podrá ser inferior al que se pague por la misma labor, en la misma localidad y por igual rendimiento, al trabajador que preste sus servicios en el local del empleador. En los casos en los que el empleador utilice solamente teletrabajadores, para fijar el importe del salario deberá tomarse en consideración la naturaleza del trabajo y la remuneración que se paga para labores similares en la localidad. Una persona que tenga la condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el mero hecho de realizar ocasionalmente su trabajo como asalariado en su domicilio o en lugar distinto de los locales de trabajo del empleador, en vez de realizarlo en su lugar de trabajo habitual.

7. La asignación de tareas para los teletrabajadores deberá hacerse de manera que se garantice su derecho a contar con un descanso de carácter creativo, recreativo y cultural.

8. Debe promoverse la igualdad de trato entre los teletrabajadores y los demás trabajadores, teniendo en cuenta las características particulares del teletrabajo y, cuando proceda, las condiciones aplicables a un tipo de trabajo idéntico o similar efectuado en una empresa. Es decir, el empleador debe promover la igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales, entre teletrabajadores y demás trabajadores de la empresa privada o entidad pública(9). Por tal razón, la igualdad de trato deberá fomentarse, así:

a) El derecho de los teletrabajadores a constituir o a afiliarse a las organizaciones que escojan y a participar en sus actividades.

b) A protección de la discriminación en el empleo.

c) La protección en materia de seguridad social (Sistema General de Pensiones, Sistema General de Seguridad Social en Salud y riesgos profesionales), de conformidad con lo previsto en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen o adicionen o en las disposiciones que regulen los regímenes especiales(10) .

d) La remuneración.

e) La protección por regímenes legales de seguridad social.

f) El acceso a la formación.

g) La edad mínima de admisión al empleo o al trabajo.

h) La protección de la maternidad. Las teletrabajadoras tendrán derecho a retornar al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con la misma remuneración, al término de la licencia de maternidad.

i) Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.

9. Los empleadores deberán proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energía, desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus funciones. Los elementos y medios suministrados no podrán ser usados por persona distinta al teletrabajador, quien al final del contrato deberá restituir los objetos entregados para la ejecución del mismo, en buen estado, salvo el deterioro natural.

10. Si el teletrabajador no recibe los paquetes de información para que realice sus labores, o los programas para desempeñar su función, o no son arreglados a pesar de haberlo advertido no podrá dejar de reconocérsele el salario que tiene derecho. Cuando el lugar de trabajo sea suministrado por el empleador y no puede realizar la prestación debido a un corte en las líneas telefónicas o en el flujo eléctrico su labor debe ser retribuida. El trabajador que se desempeñe en la modalidad de móvil, no puede alegar estos imprevistos.

11. El empleador, debe contemplar el puesto de trabajo del teletrabajador dentro de los planes y programas de salud ocupacional, así mismo debe contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando esté trabajando.

12. La vinculación a través del teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para el trabajador. Los trabajadores que actualmente realicen su trabajo en las instalaciones del empleador, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral convencional.

13. Las empresas cuyas actividades tengan asiento en Colombia, que estén interesadas en vincular teletrabajadores, deberán hacerlo con personas domiciliadas en el territorio nacional, quienes desarrollarán sus labores en Colombia.

14. A todas las relaciones de teletrabajo que se desarrollen en el territorio nacional les será aplicada la legislación laboral colombiana, en cuanto sea más favorable para el teletrabajador.

15. Cuando el teletrabajo sea ejecutado donde sea verificable la jornada laboral, y el teletrabajador a petición del empleador se mantiene en la jornada laboral más de lo previsto en el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social, o le asigna más trabajo del normal, el pago de horas extras, dominicales y festivos se le dará el mismo tratamiento de cualquier otro empleado(11).

16. Las condiciones de servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio.

17. Determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal.

18. Definir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y fijar el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de finalizar la modalidad de teletrabajo.

19. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el teletrabajador.

20. En caso de contratar o vincular por primera vez a un teletrabajador, este no podrá exigir posteriormente realizar su trabajo en las instalaciones del empleador, a no ser que las partes de común acuerdo modifiquen lo inicialmente pactado y en dado caso dejaría de ser teletrabajador. Si previamente existe un contrato de trabajo o vinculación laboral y las partes de común acuerdo optan por el teletrabajo, el acuerdo que firmen deberá contener los elementos descritos en el presente artículo y será anexado al contrato de trabajo o a la hoja de vida del empleado(12).

21. Los teletrabajadores deben estar afiliados al sistema de seguridad social integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la planilla integrada de liquidación de aportes —PILA—. Los teletrabajadores en relación de dependencia, durante la vigencia de la relación laboral, deben ser afiliados por parte del empleador al sistema de seguridad social, salud, pensiones y riesgos laborales, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan o las disposiciones que regulen los regímenes especiales, así como a las cajas de compensación familiar en los términos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia Para los servidores públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral(13).

22. Las obligaciones del empleador y del teletrabajador en seguridad y previsión de riesgos laborales son las definidas por la normatividad vigente. En todo caso, el empleador deberá incorporar en el reglamento interno del trabajo o mediante resolución, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada o entidad pública Para los servidores públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral(14).

23. Cuando las actividades laborales no demanden gastos de movilidad al teletrabajador, no habrá lugar al auxilio de transporte. Cuando el teletrabajo sea ejecutado donde sea verificable el tiempo laborado y el teletrabajador a petición del empleador se mantiene más de lo previsto en el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social o en el Decreto-Ley 1042 de 1978, para los servidores públicos, el pago de horas extras, dominicales y festivos se le dará el mismo tratamiento de cualquier otro empleado Para los servidores públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral(15).

24. Para los empleados públicos la Comisión Nacional del Servicio Civil deberá adoptar un instrumento que permita medir el desempeño laboral del teletrabajador, para los fines previstos en las disposiciones vigentes. Para los servidores públicos las entidades deberán adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el fin de permitir y facilitar la implementación del teletrabajo como una forma de organización laboral (16).

* Abogado de la Universidad Externado de Colombia. Especialista en Derecho Laboral y Relaciones Industriales de la Universidad Externado de Colombia. Especialista en Seguridad Social de la Universidad Externado de Colombia. Magister en Derechos Humanos, Estado de Derecho y Democracia en Iberoamerica de la Universidad de Alcalá (España). Magister en Derecho del Trabajo de la Universidad Externado de Colombia. Doctor en Derecho del Trabajo, Previsión Social y Derechos Humanos de la Universidad San Carlos de Guatemala. Docente de la Universidad Externado de Colombia. Socio de Barona Llanos Abogados Consultoreres S.A.S.

(2) Véanse los párrafos 614 a 623 del Estudio General titulado Promover el empleo y el trabajo decente en un panorama cambiante, en los que se describen las ventajas y las desventajas de la modalidad del teletrabajo.

(3) Artículo 2 de la ley 1221 de 2008.

(4) Artículo 2 del decreto 884 de 2011.

(5) Artículo 2 de la ley 1221 de 2008.

(6) Artículo 2 del decreto 884 de 2011.

(7) Artículo 5 del decreto 884 de 2011.

(8) Artículo 6 del decreto 884 de 2011.

(9) Artículo 4 del decreto 884 de 2011.

(10) El Artículo 6 numeral 6 literal c) de la ley 1221 de 2008 declarado CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE, siempre y cuando se entienda que la protección en materia de seguridad social a favor de los teletrabajadores, también incluye el sistema de subsidio familiar, de conformidad con la ley, por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-337 de 4 mayo 2011, Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.

(11) Artículo 6 de la ley 1221 de 2008.

(12) Artículo 3 del decreto 884 de 2011.

(13) Artículo 7 del decreto 884 de 2011.

(14) Artículo 8 del decreto 884 de 2011.

(15) Artículo 10 del decreto 884 de 2011.

(16) Artículo 11del decreto 884 de 2011.
 

A la hora de estructurar la propuesta de valor al empleado, tenga en cuenta que una de las opciones que más llama la atención y cautiva tanto a la generación “Baby Boomers” como a la generación “X” y “Y”, son el espacio y tiempo flexible.

Por lo tanto, hay que pensar en desarrollar actividades que contribuyan a generar el bienestar de sus colaboradores a través de este nuevo enfoque, como, por ejemplo, medio día libre los días viernes. Por supuesto debe plantear unas condiciones para tomar este beneficio, como lo es el cumplimiento de los objetivos trazados por parte del colaborador. Así mismo, recordar que siempre, antes de implementar cualquier estrategia debe tener claro su impacto en los indicadores de negocio.

De acuerdo con los hallazgos del Estudio de Compensación Total realizado por Legis y la firma Human Factor Consulting, que indagó con más de 800 empresas nacionales de diferentes tamaños, pertenecientes a 29 sectores de la economía, las prácticas típicas asociadas a los programas de atracción y retención del talento en las organizaciones, mostraron, por ejemplo, que el 16% de las empresas encuestadas entrega primas extralegales en los meses de junio y/o diciembre, además de en vacaciones; mientras que el 84% no lo hace.

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Al analizar en detalle la información, en materia de beneficios se establecen tres temas importantes: asignación de vehículo, plan de salud, membresía en club, pólizas de seguros, primas extralegales, préstamos, auxilios.

En materia de planes de salud, el 41% de las empresas ofrece esta clase de bonificación en las siguientes modalidades:

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Estos tipos de planes generalmente aplican para el total de la población y el valor de la prima es pago en un 85% por la compañía o en algunos casos hasta el 100%. Los valores de las primas se ven rebajados por la adquisición de contratos colectivos o grupales, lo cual también beneficia al funcionario que deba pagar algún porcentaje (15% en promedio) del valor de la prima.

Asignación de vehículo

Consiste en la asignación de vehículo por parte de la empresa, en las diferentes modalidades, para algunos de los empleados. Las empresas otorgan este beneficio generalmente al segmento directivo y a las áreas comerciales.

Según el estudio, el 31% de las empresas otorgan este beneficio para determinados niveles o cargos en la organización, generalmente aplica para primer nivel, alta gerencia y gerencia media.

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En la mayoría de los casos la compañía se hace cargo de los gastos de mantenimiento, seguros, gasolina y parqueaderos asociados a la utilización del vehículo en horarios laborales.

En cuanto al área comercial el 39% de las empresas de la muestra otorgan este beneficio a la fuerza de ventas, asignando montos promedio que se listan a continuación:

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Membresía en club

Este beneficio consiste en asignar el ingreso a clubes privados para algunos niveles de empleados, cubriendo el pago total o parcial de las cuotas de sostenimiento y/o consumo dentro de dicho club, pero quedando la acción a nombre la empresa.

Según el estudio el 9% de las empresas de la muestra otorgan este beneficio a sus empleados, generalmente al primer y segundo nivel de la organización y los montos promedios cubiertos por cuota de sostenimiento de acuerdo con el club oscilan de la siguiente forma:

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Pólizas de seguros

En general las compañías ofrecen a sus empleados un seguro para cubrir a sus funcionarios de ciertos riesgos, mediante el pago de una prima que asume la empresa en un 100%. En general el 33% de la muestra de empresas en este estudio otorgan estos beneficios a sus empleados.

Las empresas que conceden este beneficio negocian principalmente coberturas por muerte natural y accidental al 100%, las coberturas por incapacidad total y permanente no siempre están incluidas en las negociaciones lo que en promedio corresponde a un 85% de cobertura.

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Préstamos

Este beneficio hace referencia a los préstamos en efectivo que otorgan las empresas, ya sea de manera directa o a través de negociación con un tercero a sus empleados para cubrir diferentes necesidades o eventos.

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Auxilios

Finalmente, los auxilios se brindan como apoyo a los funcionarios para cubrir diferentes necesidades o eventos. Los más utilizados y sus características se describen a continuación:

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A través de la confección de una estrategia de compensación que se adecue a las necesidades del negocio, contemplando un paquete de beneficios interesante, impactará positivamente en productividad. 

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Cada vez se suman más robots en la mano de obra, pero también más personas. Los resultados de las investigaciones de ManpowerGroup durante los últimos tres años evidencian que la mayoría de los empleadores planean aumentar o mantener su personal como resultado de la automatización. La tecnología llegó para quedarse y la responsabilidad como líderes consiste en averiguar cuál es la mejor forma de integrar a los humanos con las máquinas.

Marco D'Andrea, Sales Director Experis Outsourcing y Head Hunting & Sales Director Right Management Experis (ManpowerGroup) asegura que existe un papel importante en la creación de una cultura de aprendizaje y en la construcción de talento. Las habilidades son el pasaporte para crecer y la fortaleza para organizaciones y personas por igual, por lo cual se debería fomentar la capacidad de aprendizaje de las personas y motivar el aprendizaje continuo de los empleados sin

excepción. "El aprendizaje no se puede concebir como en el pasado, debemos ayudar a la gente a aprender a trabajar con la automatización y a desarrollar las nuevas habilidades que necesitan para integrarse con las máquinas. Necesitamos hacer movimientos rápidos o ciclos de aprendizaje para poder aprovechar estas oportunidades mientras la tecnología transforma los mercados".

Estrategias de talento para la revolución de habilidades

La escasez de talento está en su punto más alto desde hace 12 años y las nuevas habilidades están apareciendo tan rápido como desaparecen las viejas. Casi todos los empleadores (93%) están siguiendo una o más estrategias de talento para asegurarse de contar con las habilidades que necesita y las empresas que aplican un plan en este sentido tienen más confianza en ampliar su plantilla que aquellas que dudan al respecto. De esta forma surgen iniciativas como las siguientes:

Crear

Hoy, más que nunca, existen compañías planeando crear el talento desde el interior de su fuerza laboral. Setenta y siete por ciento planea mejorar las habilidades de sus empleados para 2020, un crecimiento exponencial de 38% en 2011. Las empresas se están dando cuenta de que ya no pueden esperar a simplemente encontrarse con el talento, incluso aunque estén dispuestas a invertir en este sentido.

Adquirir

Las organizaciones, desde hace mucho tiempo, están acostumbradas a gastar para encontrar las habilidades que necesitan, cuando las necesitan. Hoy no es así. En este reñido mercado laboral en el que las necesidades de habilidades van cambiando más rápido que nunca, el talento más solicitado tiene en sus manos la toma de decisiones. Mientras se habla mucho del estancamiento salarial y del crecimiento salarial obstinado para los trabajadores poco cualificados, las compañías están dispuestas a pagar más por las competencias que buscan. El 30% está ofreciendo paquetes salariales más altos para resolver los problemas de contratación y 41% está pagando más para atraer y retener al personal existente. El reto llega cuando esas habilidades requeridas no están disponibles. Ahí es cuando la única opción es la de construir talento.

Tomar prestado

La digitalización ha creado nuevas generaciones de trabajadores que están cada vez más cómodos con trabajos de medio tiempo, por contrato temporal o proyecto, y que le apuestan a otras formas de trabajo alternativo. Pero ahí está justamente el problema: 97% de los trabajadores manifiesta estar abierto a los diversos enfoques de trabajo de las nuevas generaciones, pero sólo 25% de los empleadores encuestados está ofreciendo este tipo de formas de trabajo alternativas. Las empresas deben afrontar esta disyuntiva para poder atraer a los trabajadores de las nuevas generaciones al mismo tiempo que retienen y motivan a las personas con las que hoy cuentan.

Crear puentes

Como parte de su estrategia de talento, casi la mitad de las organizaciones (48%) está ayudando a la gente a seguir adelante, ascender o trasladarse a nuevas funciones dentro o fuera de la compañía. El 39% de estos empleadores mueve a sus empleados a otros cargos dentro de su organización, mientras que 30% les ayuda a sus trabajadores, cuyas habilidades ya no encajan, a encontrar nuevas oportunidades para desempeñar sus funciones fuera de la empresa. Para crear puentes se requiere del uso de herramientas como la evaluación, el análisis de big data y desempeño predictivo para identificar habilidades y fortalezas, y así ayudar a los trabajadores a crear trayectorias profesionales con claridad. Las empresas necesitan tratar a los trabajadores de manera justa y con compasión si sus habilidades ya no son necesarias. La evaluación y la formación contribuyen a que las personas se mantengan actualizadas y aptas para sus próximo puestos de trabajo.

En conclusión, las personas rinden al máximo cuando desempeñan un rol adecuado para sus capacidades naturales y cuando son comprendidas sus fortalezas. La evaluación es la forma más valiosa para la comprensión del potencial humano y la adaptación de las personas al papel que les corresponde. Así es como los empleadores pueden identificar similitudes en las habilidades, es decir, las habilidades que la gente tiene y que pueden ser fácilmente adaptables y aplicables a nuevos roles.

Evaluar a las personas a lo largo de su carrera aumenta, de 50% a más de 80%, el éxito de ubicar a la persona adecuada en el cargo correcto. Sin embargo, sólo 48% de las personas ha tenido una evaluación de habilidades. Cuando las empresas entienden a su gente y pueden predecir su desempeño, obtienen un mejor rendimiento por parte de empleados más comprometidos, productivos y motivados.

Antes de iniciar la comparación del teletrabajo, figura legalmente regulada en Colombia por la Ley 1221 del 2008, y la figura conocida mundialmente como home office, así como las fronteras que existen entre una y otra, es necesario mencionar la definición, semejanzas y diferencias.

Home office: tal y como lo define el diccionario de Cambridge, el home office es “a room or area in someone's home that they use to work at job”(1), que traduce la habitación o área en casa que se utiliza para trabajar. Pero esta definición va más allá del simple trabajo en casa, pues le permite al trabajador laborar desde cualquier lugar diferente a las instalaciones de la empresa, como por ejemplo otro país, una cafetería, un hotel, una playa, etc., originada en razón a las necesidades económicas del sector empresarial y las del trabajador.

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Teletrabajo: tal y como lo define el Decreto 884 del 2012 en su artículo 2º, corresponde a una forma de organización laboral, a través de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), sin que se requiera la presencia física del trabajador, que se puede implementar de tres formas distintas:

1) Autónomos: existe un lugar específico escogido por el teletrabajador, para desarrollar las actividades de manera permanente (casa, oficina, etc.).

2) Móviles: no existe un lugar específico de trabajo, debido a que el teletrabajador se puede estar movilizando constantemente, pero su herramienta y fuente principal de trabajo son las TIC y dispositivos móviles.

3) Suplementarios: se puede desarrollar bajo cualquiera de las dos formas indicadas anteriormente, pero laboran bajo teletrabajo dos o tres días a la semana, y el resto de tiempo en las instalaciones de la compañía.

Si bien, el teletrabajo nace igualmente en razón a una necesidad económica, así como de la necesidad de implementar las nuevas tecnologías, como antecedente normativo, encontramos el artículo 89 del Código Sustantivo del Trabajo en el que se indica qué se entiende por contrato de trabajo, cuando una persona presta habitualmente servicios remunerados en su propio domicilio, disposición normativa regulada desde el Decreto 2663 del 1950.

Cuáles son las semejanzas y diferencias entre home office y teletrabajo:

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Si bien existen algunas diferencias frente a la forma de implementación y regulación de estas figuras, podemos entender el home office como una herramienta global que facilita, en una organización, gestionar, potenciar y desarrollar diferentes actividades laborales, sin presencia física de sus trabajadores, conforme a una realidad social y necesidad económica que puede escapar a las disposiciones normativas, sin la obligación de poner en marcha todas las exigencias y rigurosidades propias del teletrabajo, que a su vez, debe ser entendida como una especie de Home Office, pues hace parte de las necesidades de la globalización.

Debido a que el teletrabajo se encuentra regulado en Colombia desde la Ley 1221 del 2008, como figura contractual, podremos entender que el home office es el género y el teletrabajo es la especie.

De acuerdo con esto, surge el siguiente interrogante: ¿Cuáles son las fronteras que existen entre el teletrabajo y el ‘home office’?

Podemos concluir que el home office es un fenómeno que no tiene una regulación específica, debido a que se puede presentar en cualquier momento “de facto” y bajo unas situaciones especiales, lo que no sucede con el teletrabajo que sí requiere un reporte y pacto específico desde el análisis y puesto de trabajo así como unas condiciones escritas propias, características de este esquema de trabajo y señalados en la propia ley.

A continuación, a modo de ejemplo, mencionamos algunas de las situaciones que sobrevienen en el día a día en una organización y que se se pueden enmarcar en el fenómeno del home office:

1) Circunstancias y/o situaciones de fuerza mayor y caso fortuito que impidan al trabajador desplazarse al lugar de trabajo, por un día o un tiempo parcial, como por ejemplo en casos de desastres naturales, inconvenientes de movilización, paros de transporte, manifestaciones, ciclovía etc., en las cuales el trabajador en razón del cargo y las funciones puede trabajar desde su casa, un restaurante, club o desde cualquier locación remota al centro de trabajo, y de esta manera así lo convienen trabajador y empleador.

2) Cuando existen concesiones especiales o beneficios por parte de la empresa, para que el trabajador pueda desarrollar sus actividades de manera remota, como por ejemplo la semana de receso estudiantil, donde varios trabajadores que no pueden disfrutar vacaciones en esa etapa del año, solicitan laborar desde sus casas o desde otra ciudad o país, con el fin de compartir tiempo con su hijos. Usualmente, manejado para cargos de alta dirección como gerencias y cargos de alta responsabilidad.

3) Cuando entre las partes se convenga que un (1) día a la semana el trabajador labore desde su casa o desde el lugar que el trabajador considere, y así lo permita la empresa.

De los ejemplos señalados anteriormente vemos que el home office se presenta y surge en razón de una realidad, de diferentes situaciones, necesidades y/o problemáticas sociales, que se presentan tanto para trabajadores como empresas en el día a día, las cuales en algunas ocasiones son impredecibles, lo que hace que no necesite de rigurosidad alguna y no se debería enmarcar en una regulación tan estricta como el teletrabajo, el cual por su propia rigidez y exigencia normativa, impide en muchas ocasiones ser implementado bajo los mismos parámetros establecidos, debido al proceso y preparación previa que ello implica, desconociendo por completo lo que está sucediendo en el entorno laboral.

Ahora bien, frente a la prudencia que debe primar en toda organización, es conveniente que cuando se presente cualquiera de las situaciones señaladas o una similar, el área de talento humano o la persona encargada, realice el reporte ante las entidades administradoras de riesgos laborales (ARL), informando que de manera temporal el trabajador se traslada de locación, e incluso adquiriendo un seguro de vida que ampare a estas personas a quienes se les conceda este beneficio.

¿Qué debe hacer el Gobierno Colombiano?

Debido a que el home office es una realidad, no solo en Colombia sino a nivel mundial, es necesario establecer condiciones flexibles que puedan ajustarse a las nuevas realidades económicas y a los nuevos emprendimientos que demandan, cada vez más, adaptarse a las necesidades específicas no solo de los trabajadores sino también de las empresas, con nuevos oficios que hacen imperativo que las actividades se desarrollen fuera del lugar de trabajo de manera permanente o parcial, pues si bien el teletrabajo está regulado y ha sido indudablemente una herramienta muy útil en muchos sectores de la economía y que ha venido creciendo exponencialmente en el país, aún no atiende unas situaciones y condiciones en las cuales se pueden presentar actividades consideradas como home office, toda vez que el teletrabajo se encuentra limitado en el uso y aplicación por la rigidez legislativa, sobre todo, en temas relacionados con la seguridad y salud en el trabajo que exige unas visitas y revisión estricta del lugar donde se va a ejecutar el teletrabajo.

Por esta razón, el gobierno debe adaptar el sistema integral de seguridad social, a estas nuevas maneras y lugares donde se desarrollan los trabajos, enfocándose especialmente en el cubrimiento de riesgos laborales; lo cual surge como una necesidad de un fenómeno económico, en razón de los nuevos oficios y formas de trabajo, en un mundo globalizado donde ya no es tan importante el cumplimiento de un horario y permanecer en un lugar específico de trabajo, sino por el contrario, la productividad y eficiencia que un trabajador, sin necesidad que se requiera su presencia física, de manera permanente o parcial, en las instalaciones de la empresa. Aspectos que necesariamente y cuanto antes deben ser evaluados e implementados por el gobierno, debido a que las disposiciones normativas tradicionales no se ajustan a las necesidades económicas actuales, que van creciendo y avanzando cada día; lo cual es de interés para todos los actores del sistema, (gobierno, sector empresarial y trabajadores).

    (1) https://dictionary.cambridge.org/es/diccionario/ingles/home-office
 

 

En Colombia, el sector de TI (Tecnologías de Información) está en constante crecimiento, la transformación digital se ha convertido en más que una opción para las industrias, pues es considerada como un proceso fundamental para aumentar la efectividad y productividad del negocio.

Sin embargo, para Jairo Guzmán, Director de Mercadeo de InterNexa para Latinoamérica, “no es sólo tecnología lo que permitirá cambiar el modelo de negocio de las empresas, un proceso de este tipo implica también tener: una estrategia clara, un liderazgo comprometido, la gestión adecuada del cambio cultural, repensar las experiencias del cliente y del empleado y definir las herramientas digitales que habilitan la transformación.”

Al respecto, Guzmán destacó los resultados del Informe de adopción de la transformación digital en las empresas, para el que fueron encuestadas

346 compañías en Latinoamérica, y el cuál arrojó que existen aspectos importantes que hoy están bloqueando los procesos de transformación digital dentro de las compañías y que requieren ser guiados para pasar de implementar tecnologías a tomar acciones.

La adaptación de las organizaciones a las nuevas tecnologías resulta importante para subsistir en el mercado. Cabe resaltar que no se trata únicamente de integrar herramientas tecnológicas a las industrias, sino también de propiciar espacios en los que la capacitación a los empleados sea constante, y de esta manera, generar proyectos innovadores para la evolución de las compañías.

Asimismo, es primordial el rol del proveedor de tecnología y de los responsables de la transformación digital, ya que en el mercado existen grandes competencias que desde sus inicios son fuertemente digitales. "No importa el tamaño de la organización ni su core de negocio, principalmente porque hoy tenemos muchos nativos digitales que están entrando con disrupción a los negocios; ya lo hemos visto en casos muy conocidos como Uber, Fintech y otros, que están logrando llegar a una penetración que las empresas tradicionales no.

Cada empresa es diferente y dependiendo de la naturaleza de su negocio, el momento que vive la compañía, su cultura y su entorno; el camino para avanzar en la transformación digital es único, también lo es la existencia de ciertas pautas y referencias que se pueden seguir para cerrar las brechas identificadas en las dimensiones más bajas de cada segmento. A continuación, las cinco dimensiones que bloquean los procesos de transformación digital, según InterNexa.

1. Liderazgo: Sin duda alguna, la mayoría de empresas tienen identificado sus líderes de transformación digital, quienes cuentan con el conocimiento y desde su esencia tecnológica requieren servicios que estén relacionados con lo digital. Pero el poco esfuerzo por convertirse en palancas que pueden jalonar la transformación digital, ha sido reflejada como una falta de compromiso que bloquea el proceso. Por tanto, el liderazgo debe ser la herramienta donde todos los colaboradores se involucren y ejerzan en los procesos de transformación.

2. Estrategia: Determinar el foco estratégico, partiendo de la visión y objetivos de negocio para los próximos años. Escuchar a los empleados, clientes y proveedores debe ser primordial para saber qué es lo que necesitan y capacitarlos, así la transformación digital se desarrollará de manera efectiva y no estará condenada al fracaso.

3. Cultura: Las nuevas tecnologías y las nuevas formas de llevar a cabo una operación implica sí o sí que los colaboradores modifiquen su labor, por lo que tener la capacidad de las empresas para adoptar cambios e incorporar la transformación digital, es un requisito para evolucionar con éxito dentro de la compañía.

4. Estructura de los datos: Los datos son la base de análisis de la situación empresarial y permiten tomar decisiones estratégicas de futuro. Hoy las empresas medianas tienen este faltante, pues a medida que han ido creciendo, su información también lo hace y por lo tanto no está consolidada, perdiendo toda ventaja que este punto les brinda en sus procesos de transformación.

5. Experiencia del empleado: Las empresas en general se preocupan mucho por mejorar la experiencia de los clientes a través de la transformación digital y en algunos casos están olvidando mejorar la experiencia de los empleados. Es común que los colaboradores se quejen que nuevos sistemas no faciliten su trabajo sino que al contrario deben realizar más procesos de lo normal. Por esta razón, el plus de una transformación digital es la comunicación que se debe tener con todo el equipo de trabajo, es claro que estas estrategias deben estar guiadas por todos los departamentos e integrados en las fases de transformación.