I. Introducción
El pasado 11 de febrero de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), expidió la Resolución 13 (Resolución), mediante la cual se implementa y desarrolla la funcionalidad de la nómina electrónica en el sistema de facturación electrónica actual y se adopta su respectivo anexo técnico. Recordemos que el Estatuto Tributario (ET) establece que el sistema de facturación electrónica no solo es aplicable a la compra y venta de bienes y de servicios sino a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las importaciones, exportaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)

II. ¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es la digitalización de los pagos laborales en los servicios informáticos de la DIAN. Esto implica que los obligados a transmitirla tendrán que codificar su información y organizarla en un formato XML de forma mensualizada, tal y como lo dispone el anexo técnico de la Resolución. Cabe mencionar que dentro de los datos que se deben incluir no solo se encuentran los pagos que habitualmente se ven reflejados en los desprendibles de nómina de los trabajadores sino cualquier otro beneficio, gasto o pago que pueda verse reflejado en la contabilidad. El documento soporte de pago de nómina electrónica será el documento idóneo para la deducción de gastos y costos laborales en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique.

III. ¿Quiénes están obligados a transmitirla?
Los obligados son los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que efectúen pagos laborales y que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA.

IV. ¿Desde cuándo se debe transmitir?
Aun cuando la fecha de inicio de habilitación es el 31 de mayo del año 2021, los obligados a emitir factura electrónica de venta deben empezar a transmitir la nómina electrónica mensual dependiendo de su número de empleados, como se resume a continuación:

Por su parte, los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tendrán hasta el 31 de mayo de 2022 para la transmisión y la fecha de habilitación está prevista para el 31 de marzo de 2022.

Los nuevos sujetos que deban generar el documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina.

En recomendable que los empleadores obligados empiecen a depurar los gastos laborales que pasan dentro y fuera de la nómina en cada uno de los meses del año, que analicen si deben relacionarlos en el documento y de ser así, que los clasifiquen en los ID incluidos en el anexo técnico de la Resolución. Esta clasificación debe realizarse siguiendo las reglas contenidas en el anexo técnico y en la naturaleza real de cada uno de los pagos.

V. ¿Cómo se debe transmitir?
La nómina electrónica se debe transmitir mensualmente, en un formato XML estandarizado, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, posteriores al mes de pago de la última nómina. Esto quiere decir que, si el pago de la nómina se efectuó en el mes de agosto, el empleador obligado deberá transmitir la información correspondiente a dicho mes en los primeros diez (10) días del mes de septiembre. Si el empleador realiza varios pagos en el mes, estos se consolidarán en un solo documento dentro del mismo término.

EL XML contendrá información del empleador, del trabajador, del contrato, de los devengos y de las deducciones. En total son 431 códigos en los cuales se clasificará la información a transmitir a la DIAN. El contenido mínimo requerido debe estar en español y en pesos colombianos, sin perjuicio de que se puedan adicionar otras monedas e idiomas.

VI. ¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos soporte del pago de nómina electrónica y de sus ajustes?
Como mínimo, los documentos soporte y ajustes deben conservarse por 5 años contados a partir del primero de enero del año siguiente. Esto es consistente con el término de firmeza de las declaraciones y con el término que tiene la UGPP para poder fiscalizar las contribuciones al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. De todas formas, dependiendo de las políticas de conservación de documentos y de tratamiento de datos personales de cada empleador, este término podrá ser superior.

VII. ¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con la obligación de transmisión de la nómina electrónica?
La consecuencia más importante es la imposibilidad de tomar los pagos laborales como deducibles en el impuesto sobre la renta. Cabe mencionar que estos pagos por lo general representan una porción muy significativa de los costos y gastos de los empleadores. En caso de tomarlos como deducciones sin tener el documento soporte idóneo, que no es otro distinto a la nómina electrónica, los empleadores se verán obligados a corregir sus declaraciones con la sanción correspondiente.

Vale la pena aclarar que no por el hecho de trasmitir la nómina electrónica todos los gastos y costos laborales serán deducibles ya que para ello los empleadores deberán asegurar que cumplan con los requisitos de necesidad, proporcionalidad y relación de causalidad con las actividades productoras de renta, como lo establece el artículo 107 del ET, y deberán haber sido objeto de retención en la fuente y del pago de contribuciones al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales, en debida forma.

VIII. ¿Cuál es el propósito de esta nueva obligación?
El gobierno nacional ha realizado grandes esfuerzos para combatir la evasión de impuestos y en ese sentido, la factura electrónica y sus funcionalidades, entre estas la nómina electrónica, representan una herramienta muy poderosa para poder tener trazabilidad de las transacciones realizadas por el contribuyente y controlar el efectivo cumplimiento de las obligaciones a su cargo.

Con el paso del tiempo hemos visto como cada vez es más frecuente que las entidades gubernamentales crucen la información que reciben por distintas vías para asegurar el cumplimiento normativo. Así como no es extraño que la información que se reporta a la DIAN, a través de medios magnéticos, haya dado pie a que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales UGPP inicie un proceso de fiscalización cuando la información contenida en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, no coincide con la información exógena, y viceversa, tampoco es motivo de asombro que la información que se transmita a través de la nómina electrónica sea la fuente de nuevos procesos de auditoría y fiscalización.

IX. ¿Qué retos y oportunidades representa esta nueva obligación?
Definitivamente, la nómina electrónica implica un cambio en la forma de trabajar ya que la base de la información a transmitir debe ser igual a nivel contable, laboral, tributario y de seguridad social. Esto supone un reto de integración entre las diferentes áreas de soporte, pero también representa una oportunidad de transformación, de generación de nuevos procesos tecnológicos y de reglas para asegurar que los datos son consistentes. También hay un reto importante en materia de protección de datos personales ya que independientemente de que la solicitud de transmisión venga de una autoridad, el empleador no se exime de cumplir con las normas existentes en la materia.

Los proveedores tecnológicos ya tienen formatos estándar de los XML y se encargarán del proceso de trasmisión a corto plazo, pero no de su contenido ni de las consecuencias a mediano y largo plazo. El empleador debe asesorarse desde ahora para tomar decisiones estratégicas antes de empezar a transmitir. La clasificación errónea o inconsistente de los pagos puede generar consecuencias adversas para el empleador, pero también para el trabajador como persona natural.

X. Conclusión
Si bien en principio se podría pensar que esta nueva obligación es un trámite adicional a los otros tantos que deben cumplir los empleadores en Colombia, en realidad simboliza un paso muy grande a la sistematización que seguramente abrirá la puerta a un mayor control por parte de las Autoridades. No basta entonces con resolver el problema inmediato de transmisión y olvidarse del contenido de lo que se está trasmitiendo. Tanto la forma de presentación como el fondo de lo que se presenta son clave para evitar contingencias futuras. En una era de digitalización e interconectividad la consistencia es fundamental y por eso es importante asesorarse en materia laboral, tributaria, contable, tecnológica y legal antes de empezar a transmitir.