La Dian aprobó un nuevo Proyecto de Resolución que aporta a la transformación digital de las empresas, se trata del pago de la nómina electrónica. La Resolución regula los términos para la generación y validación de este tipo de facturación.

Para conocer el procedimiento de implementación en las compañías hablamos con William Bolívar, Gerente de EY en la práctica de Law y contador público con más de 20 años de experiencia en temas contables, tributarios, laborales y de seguridad social.

¿Qué procedimiento se aplica para establecer el monto de la retención?

Si a unos empleados se les puede aplicar durante todo el año o período gravable el procedimiento uno, y a otros se les puede aplicar durante todo el período gravable el procedimiento dos. No obstante, es de advertir que una vez elegido el sistema de retención que se le ha de aplicar a cada uno de los empleados, se le debe seguir aplicando el mismo sistema durante todo el año gravable.

¿Cómo se aplica el procedimiento 1?

ESQUEMA DETERMINACIÓN DE LA RETENCIÓN POR PAGOS LABORALES - PROCEDIMIENTO 1

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¿Cómo se aplica el procedimiento 2?

ESQUEMA DE LA DETERMINACIÓN DE LA RETENCIÓN EN EL PROCEDIMIENTO 2

Los retenedores calcularán en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquel en el cual se haya efectuado el cálculo. Una vez establecido el porcentaje fijo de retención el valor que se va a retener se determina de la siguiente forma:

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¿Cuál es la UVT aplicable para la determinación de la retención en la fuente en el procedimiento 2?

La DIAN mediante Concepto 72390 del 2012, expresó que la UVT que se debe aplicar es la del momento del cálculo del procedimiento dos de retención en la fuente por salarios. Es decir, en el mes de diciembre (2018) se debe utilizar la vigente en el año 2018, aunque se vaya a aplicar en el primer semestre del 2019, y esta es la UVT que se debe tener como referente al momento de convertir el ingreso laboral gravado promedio a que se refiere este procedimiento, con el fin de establecer el rango y la tarifa de retención aplicable en el semestre.

¿Qué conceptos se pueden disminuir de la base gravable para efectos de la retención?

Los trabajadores en los procedimientos 1 y 2 podrán disminuir la base mensual de retención en la fuente con los siguientes conceptos:

Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional:

• Los aportes obligatorios que haga el trabajador al fondo de pensiones de jubilación o invalidez hasta el límite legal que será considerado como un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional (E.T., art. 126-1; L. 1819/2016, art. 13);
• Las cotizaciones voluntarias al régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS) limitadas al 25% del ingreso laboral o tributario anual o 2.500 UVT.
• Aportes al fondo de solidaridad;
• Los aportes obligatorios a salud que efectúa el trabajador, constituye un menor valor para determinar la base de retención en la fuente por concepto de ingresos laborales (DUR. 1625/2016, art. 1.2.4.1.15; DIAN, Conc. 66667, jul. 11/2008).
• Los apoyos estatales económicos por estudio.

Deducciones:

• Los intereses sobre préstamos para adquisición de vivienda o del costo financiero en virtud de un contrato de leasing habitacional para vivienda del trabajador hasta 100 UVT mensuales;
• Los pagos por concepto de salud hasta 16 UVT mensuales y dependientes hasta un diez por ciento (10%) mensual de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de 32 UVT mensuales.

Rentas exentas:

• Los aportes voluntarios que haga el trabajador o el empleador, o los aportes del partícipe independiente a los seguros privados de pensiones y a los fondos privados de pensiones en general, hasta una suma que adicionada al valor de los aportes a las cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y que no exceda el treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o ingreso tributario del año, y hasta un monto máximo de tres mil ochocientos (3.800) UVT por año (E.T., art. 126-1; L. 1819/2016, art. 15);
• Las sumas destinadas por el trabajador al ahorro para el fomento de la construcción (AFC) y/o al ahorro voluntario contractual (AVC), hasta una suma que, adicionado al valor de los aportes voluntarios a los fondos de pensiones del trabajador o aportes a los seguros privados, no exceda del treinta por ciento (30%) de su ingreso laboral o ingreso tributario del año; y hasta un monto máximo de tres mil ochocientas (3.800) UVT por año (E.T., arts. 126-1, 126-4, L. 1819/2016, art. 16).
• Los retiros de las sumas depositadas en la cuenta de “ahorro para el fomento de la construcción, AFC” o de sus rendimientos, estarán sometidos a retención en la fuente por parte de la respectiva entidad financiera, siempre que tengan su origen en depósitos provenientes de ingresos que se excluyeron de retención en la fuente, salvo que las sumas hayan permanecido depositadas por lo menos diez (10) años, según se originen en rentas exentas o se destinen a la adquisición de vivienda, sea o no financiada por entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera o a través de créditos hipotecarios o leasing habitacional. En el evento en que la adquisición se realice sin financiación, previamente al retiro deberá acreditarse ante la entidad financiera copia de la escritura de compraventa (L. 1111/2006, art. 67; E.T., art. 126-4; L. 1819/2016, art. 16).
• Las demás rentas exentas por ingresos laborales (E.T., art. 206).

Importante: Por regla general las rentas exentas y deducciones que se tengan en cuenta para la depuración de la base de retención en la fuente de las rentas laborales, no pueden superar los límites particulares establecidos para cada uno de esos beneficios fiscales, ni el límite porcentual del cuarenta por ciento (40%) o el valor absoluto de las cuatrocientos veinte 420 UVT mensuales (DUR. 1625/2016, art. 1.2.4.1.6). No obstante, de conformidad con el artículo 24 de la Ley 1943 del 2018, que modificó los numerales 6º y 8º del artículo 206 del estatuto tributario y adicionó el numeral 9º al mismo artículo, con rentas exentas no sometidas al límite del 40% del ingreso neto o 5.040 UVT.

¿Existe una limitación adicional de los factores que disminuyen la base de retención?

Sí, la suma total de las deducciones y rentas exentas que sirven para disminuir la base de retención en la fuente, no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) ni 420 UVT mensuales del resultado de restar del total de los pagos laborales del mes, los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional aplicables (aportes obligatorios a pensión, salud y fondo de solidaridad, los apoyos estatales económicos por estudio, entre otros).

NOTA: De conformidad con el artículo 24 de la Ley 1943 del 2018, que modificó los numerales 6º y 8º del artículo 206 del estatuto tributario y adicionó el numeral 9º al mismo artículo, estas rentas exentas no están sometidas al límite del 40% del ingreso neto o 5.040 UVT.

¿Quiénes son considerados dependientes?

Los trabajadores podrán disminuir de su base de retención, hasta un diez por ciento (10%) mensual de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de 32 UVT mensuales.

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¿Qué contiene la certificación sobre el monto de la deducción por intereses de vivienda?

Los bancos comerciales expedirán a sus deudores un certificado en el cual conste:

• El monto original del préstamo;
• El saldo a 31 de diciembre del año gravable;
• El saldo a 31 de diciembre del año anterior;
• El total pagado por todo concepto
• La suma deducible de acuerdo con lo pagado.

Las cantidades que contenga el certificado se expresarán únicamente en pesos (DUR. 1625/2016, art. 1.6.1.12.1).

¿Cuál es el impuesto de los asalariados no obligados a declarar?

El impuesto de renta y ganancia ocasional a cargo de los asalariados no obligados a presentar declaración de renta y complementarios es el que resulta de sumar las retenciones en la fuente por todo concepto que deban aplicarse a los ingresos obtenidos por el contribuyente durante el respectivo año gravable.

Para los asalariados no obligados a declarar el certificado de ingresos y retenciones remplaza para todos los efectos, la declaración de renta y complementarios.

No obstante, lo anterior, es posible que los no obligados a declarar, siempre que hayan estado sometidos a retención en la fuente, presenten declaración de renta, la cual produce efectos legales (E.T., arts. 6º y 594).

¿Cuál es la base sometida a retención en la fuente para ingresos laborales?

Sinopsis

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¿Qué es la retención en la fuente?

Teniendo por objeto, conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause (E.T., art. 367).

Este mecanismo conocido como retención en la fuente permite a los asalariados no obligados a declarar renta, cancelar en su totalidad los impuestos a su cargo, y para los obligados a declarar constituye un pago anticipado del impuesto (E.T., art. 373).

Si el empleador o contratante no efectúa la retención al empleado, es responsable solidario de la suma que ha debido retener (E.T., arts. 370, 371 y 372).

¿En qué momento se genera la obligación de retener por pagos laborales?

La retención en la fuente debe efectuarse por el empleador o agente retenedor al momento de realizar el pago del salario y demás ingresos originados en la relación laboral o legal o reglamentaria.

Así, para efectos de la retención a practicar por concepto de ingresos laborales, el artículo 383 del estatuto tributario, determina que esta resulta aplicable a los pagos gravables, teniendo a su vez de acuerdo con el artículo 382 de este mismo estatuto, la obligación de presentar la declaración mensual de las retenciones que debieron practicar (E.T., arts. 382 y 383).

En conclusión, el empleador o contratante está obligado a retener, declarar y pagar las sumas que ha retenido a sus empleados.

¿Qué pagos están sujetos a retención en la fuente por ingresos laborales?

Los “pagos gravables”, directos o indirectos, realizados al empleado en el respectivo mes, quincena o período gravable. Siempre que dichos pagos provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria, u otra de cualquier naturaleza, independiente de su denominación (E.T., art. 383).

Para efectos tributarios, el concepto de ingreso laboral es independiente del concepto de salario o de que se trate de factor salarial; basta que el ingreso provenga o se dé en razón del vínculo laboral, legal o reglamentario o de cualquier otra naturaleza, existente entre el empleado y el empleador para que se considere gravable y por tanto sometido a retención en la fuente (E.T., art. 206).

El hecho de que las normas laborales permitan que se pacte, que hasta un 40% del total de la remuneración del trabajador no constituya salario, lo anterior para efectos tributarios, no indica que sobre dicha base no deba practicarse retención en la fuente, toda vez que ésta debe realizarse sobre el total del ingreso gravado, a diferencia de los aportes a seguridad social y aportes parafiscales que se realiza sobre el ingreso que constituye salario.

¿Cuáles son pagos gravables?

Todos los pagos percibidos por los empleados en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, son gravados, salvo aquellos que no representan un incremento en el patrimonio del trabajador en el momento de su percepción.

No obstante, por disposición legal expresa se han establecido ingresos que a pesar de incrementar el patrimonio del beneficiario, no están sujetos al impuesto sobre la renta y por ende a la retención en la fuente por considerarlos el legislador excluidos, ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional o rentas exentas.

Sobre los pagos gravables así determinados se aplican los procedimientos de retención en la fuente previstos en la legislación vigente (E.T., arts. 385 a 388).

¿Qué se entiende por pagos indirectos?

Para efectos de la retención en la fuente, constituyen pagos indirectos hechos al trabajador, los pagos que efectúe el patrono a terceras personas, por la prestación de servicios o adquisición de bienes destinados al trabajador, a su cónyuge o a personas vinculadas con él por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, siempre y cuando no constituyan ingreso propio en cabeza de las personas vinculadas al trabajador y no se trate de las cuotas que por ley deban aportar los patronos a entidades tales como Colpensiones, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje y las cajas de compensación familiar (DUR. 1625/2016, art. 1.2.4.1.26; C.E., Sec. Cuarta. Sent. nov. 25/2004, exps. 14295 y 14427, M.P. Ligia López Díaz).

Se excluyen de este concepto, los pagos que el patrono efectúe por concepto de educación, salud, en la parte que no exceda del valor promedio que se reconoce a la generalidad de los trabajadores de la respectiva empresa por tales conceptos, y siempre y cuando, correspondan a programas permanentes de la misma para con los trabajadores.

Importante: No son pagos indirectos: (i) Los pagos destinados a programas de becas de estudios totales o parciales y de créditos condonables para educación, establecidos por las personas jurídicas en beneficio de sus empleados o de los miembros del núcleo familiar del trabajador; (ii) Los pagos a inversiones dirigidos a programas o centros de atención, estimulación y desarrollo integral y/o de educación inicial, para niños y niñas menores de siete años, establecidos por las empresas exclusivamente para los hijos de sus empleados (E.T., art. 107-2).

¿Hay retención por pagos a terceros por concepto de alimentación?

Los pagos que efectúe el empleador por concepto de alimentación del trabajador o de su cónyuge o compañero(a) permanente, sus hijos o sus padres de familia, o por concepto de suministro de alimentación para estos en restaurantes propios o de terceros, o los pagos por concepto de compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentación, no constituyen ingreso en cabeza del trabajador, siempre que no exceda de 41 UVT* y que el trabajador no tenga ingresos laborales superiores a 310 UVT*. Este beneficio para el trabajador es sin perjuicio de las normas laborales; en esta área del derecho, dichos pagos podrán constituir o no salario.

Cuando el pago mensual exceda de 41 UVT* en cabeza de un trabajador, deberá registrarse como ingreso tributario del trabajador, sometido a retención en la fuente por ingresos laborales. La parte que no exceda esta suma no se certificará por no constituir ingreso fiscal para el trabajador.

En cuanto los trabajadores con salario integral, el 30% correspondiente al factor prestacional no se incluye para establecer el monto de 310 UVT*, que determina el derecho a la disminución de la base de retención por pagos a terceros por concepto de alimentación (DIAN, Conc. 39645, jul. 9/2003).

Se entiende por familia del trabajador, el cónyuge o compañero(a) permanente, los hijos y los padres del trabajador (E.T., art. 387-1).

*NOTA: Para el año 2019, el valor de cada UVT equivale a $ 34.270. Cuando las cifras en UVT se convierten a valores absolutos, debe aplicarse el procedimiento previsto en el artículo 868 del estatuto tributario.

¿Qué son las rentas exentas?

Son todas aquellas rentas que por expresa disposición legal no están gravadas con el impuesto sobre la renta y complementarios, por lo que no se incluyen dentro de la base para calcular la retención, o simplemente no son sujetas a retención en la fuente por ingresos laborales.

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¿Qué pensiones se encuentran no sujetas a retención en la fuente?

Las pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, están exentas hasta la parte del pago mensual que no exceda de 1.000 UVT*.

El mismo tratamiento tendrán las indemnizaciones sustitutivas de las pensiones o las devoluciones de saldos de ahorro pensional. Para el efecto, el valor exonerado del impuesto será el que resulte de multiplicar la suma equivalente a 1.000 UVT* calculada al momento de recibir la indemnización, por el número de meses a los cuales esta corresponda.

Para tener derecho a la exención, el contribuyente debe cumplir los requisitos necesarios para acceder a la pensión o a la indemnización sustitutiva de la pensión, de acuerdo con la Ley 100 de 1993 (E.T., art. 206, num. 5º).

Solamente las pensiones de jubilación anticipada reconocidas legalmente por el sistema general de pensiones, los regímenes exceptuados y los pactos, convenciones o laudos autorizados en la misma, se encuentran exentas del impuesto sobre la renta y complementarios hasta por el tope establecido en la ley, en consideración a que la aplicación de los tratamientos exceptivos en materia tributaria son restrictivos y que los acuerdos entre particulares no son oponibles al fisco.

Por lo expuesto, cualquier pago que se realice por fuera de los parámetros previstos en la Ley 100 de 1993, sus regímenes exceptuados, los pactos, convenciones o laudos arbitrales, independientemente de la denominación que se le dé, se encuentran sujetos a retención en la fuente como ingresos de origen laboral, para lo cual se debe dar aplicación a los procedimientos señalados en los artículos 385 y 386 del estatuto tributario (DIAN, Conc. 89507, dic. 22/2004).

*NOTA: Para el año 2019, el valor de cada UVT equivale a $ 34.270. Cuando las cifras en UVT se convierten a valores absolutos, debe aplicarse el procedimiento previsto en el artículo 868 del estatuto tributario.

¿Cuál es la tabla de retención en la fuente para asalariados en el año 2019?

La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria y los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente (E.T., art. 383; L. 1943/2018, art. 34):

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Para efecto de la aplicación del procedimiento 2, se desarrollará la siguiente fórmula para hallar la tarifa de retención:

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¿Cómo operan las tasas y liquidación de recargos?

Los recargos son más altos para el trabajo extra nocturno que para el extra diurno.

El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del 25% sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del 75% sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

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Fórmulas

Para facilitar las operaciones se pueden utilizar las siguientes fórmulas:

Hora extra diurna = Valor de la hora ordinaria diurna (*) x 1.25

Hora extra nocturna = Valor de la hora ordinaria diurna (*) x 1.75

Ejemplo: La señora Alexandra García trabaja de lunes a viernes como analista de créditos. Su salario mensual es de $ 900.000 y se le deben del último mes 12 horas extras diurnas, 10 horas extras nocturnas y 7 horas extras diurnas dominicales:

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Liquidación del recargo por trabajo nocturno

Cuantía

El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno, se remunera con un recargo del 35% sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

Lo anterior no se aplica para la jornada de seis (6) horas al día y treinta y seis (36) a la semana, como tampoco a la jornada diaria flexible que permite distribuir las 48 horas semanales en máximo 6 días a la semana.

¿Cómo se liquida el recargo nocturno?

Para liquidar el recargo del valor nocturno por hora, puede aplicarse la siguiente fórmula:

Valor recargo nocturno hora = Valor hora ordinaria diurna (*) x 0.35

*NOTA: Para calcular el valor de la hora ordinaria diurna, debe dividirse el salario mensual, quincenal o semanal, según sea el caso, por el número de horas de la jornada en dicho período. En el caso de los jornales, se calculará dividiéndolo por el número de horas laboradas en el día.

Ejemplo: Un trabajador labora una semana de lunes a viernes en turno de trabajo de 6:00 p.m. a 2:00 a.m. Su salario básico es de $ 2.000.000 mensuales. Le corresponde por recargo nocturno durante esta semana lo siguiente:

Lo primero que hacemos es calcular el valor de una hora ordinaria diurna:

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Liquidación del trabajo en domingos y festivos

¿Qué se entiende por trabajo ocasional?

Se entiende que el trabajo dominical es ocasional cuando el trabajador labora hasta dos domingos durante el mes calendario.

Por regla general, los días dominicales y festivos son de descanso obligatorio. Excepcionalmente se permite el trabajo en estos días por razones de orden técnico o de interés público y en algunas actividades como las del servicio doméstico y choferes particulares, y en el caso de la jornada especial de 36 horas semanales.

El trabajo en domingo y festivos se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario, en proporción a las horas laboradas.

Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado sólo tiene derecho el trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior.
Se exceptúa el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales previstas en el artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990.

Ejemplo: Un trabajador que devenga un salario mensual de $ 2.000.000 ($ 66.666 diarios), labora excepcionalmente un domingo en una quincena, le corresponde la siguiente remuneración:

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En lugar del recargo del 75% sobre el salario ordinario (1.75), el trabajador puede optar por un día de descanso compensatorio que ya está remunerado dentro de su pago en la semana siguiente, por tratarse de un trabajo ocasional en día domingo.

Nota aclaratoria: Existen posturas que pagan el dominical al 75% considerando que ya está pagado una vez dentro del salario (los conceptos del Ministerio varían entre una tesis y otra), nosotros acogemos la tesis expuesta en los ejemplos por considerarla más acorde al artículo 1º del Código Sustantivo del Trabajo y al artículo 53 de la Constitución Nacional, pero es un tema de interpretación. Al respecto véase concepto 10898 de 2018 Mintrabajo.

¿Qué se entiende por trabajo habitual?

Se entiende que el trabajo dominical es habitual cuando el trabajador labore tres o más domingos durante el mes calendario de acuerdo con la Ley 789 de 2002.

El trabajo habitual en domingo o festivo se remunera con un recargo del 75% sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas y con un día de descanso compensatorio remunerado en la semana siguiente, sin perjuicio del salario ordinario a que tenga derecho el trabajador por haber laborado la semana completa.

En el caso de la jornada de 6 horas diarias y 36 horas semanales, cuando el trabajador labore en domingo o festivo, sólo tendrá derecho al día de descanso compensatorio remunerado, mas no a los recargos por trabajo dominical.

El descanso dominical o festivo remunerado y el trabajo en esos mismos días, se liquida con base en el salario que el trabajador esté devengando cuando disfrute del descanso o preste el servicio.

Ejemplos de liquidación:

• Un trabajador a jornal devenga por el día $ 100.000, trabaja habitualmente los domingos, y no ha faltado al trabajo en la semana. Le corresponde la siguiente remuneración semanal:

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Además, deberá concedérsele en la siguiente semana un día de descanso compensatorio por trabajo habitual en dominical o festivo;

• Un trabajador con sueldo mensual de $ 800.000 ($ 26.666 diarios), trabaja ocasionalmente los domingos. Si en una quincena laboró dos (2) domingos le corresponderá la siguiente remuneración:

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En este caso el trabajador puede optar por el dinero o por los descansos compensatorios correspondientes que están remunerados dentro del sueldo;

• Un trabajador con un sueldo mensual de $ 800.000, labora habitualmente 4 domingos en el mes, dos en cada quincena, habiendo trabajado las semanas completas.

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Adicionalmente el empleador le debe conceder dos días por concepto de descansos compensatorios dentro de la quincena, estos descansos se entienden remunerados con el valor de los dominicales que van pagos dentro del sueldo.

Puede suceder que un trabajador que habitualmente trabaja los domingos, labore también, en forma ocasional, el lunes festivo o un día festivo cualquiera de la semana siguiente al domingo trabajado, evento en el cual tendrá derecho por el trabajo en el festivo a la remuneración correspondiente al trabajo ocasional en los días de descanso obligatorio.

¿Cómo se paga el trabajo extra dominical y festivo?

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¿Cómo se paga el trabajo nocturno dominical o festivo?

Se remunera con un recargo del 35%, más el salario que le corresponde al trabajador por laborar en dominical o festivo, en forma habitual u ocasional.

Se considera trabajo nocturno el realizado entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m.

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¿Cuál es la noción general de salario?

El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades: mínimo, integral, en dinero y en especie o según la forma de pago por unidad de tiempo, por hora, semana, quincena, etc., pero respetando siempre el salario mínimo legal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales.

Existen dos tipos de remuneración en materia laboral: la ordinaria y la extraordinaria. La ordinaria implica la suma fija o variable que se gana el trabajador y la extraordinaria implica los pagos adicionales como horas extras, dominicales y recargo nocturno.

Existen sentencias que por razones de índole económica permiten la desmejora salarial en determinadas circunstancias y previo acuerdo de empleador y trabajador, véase al respecto SL17984-2017/54261 de noviembre 1º de 2017, sentencia CSJ SL, 31 jul. 1979, rad. 6448.

Prohibición de discriminación salarial

Todos los trabajadores y trabajadoras son iguales ante la ley, tienen la misma protección y garantías, en consecuencia, queda abolido cualquier tipo de distinción por razón del carácter intelectual o material de la labor, su forma o retribución, el género o sexo salvo las excepciones establecidas por la ley.

Tipos de discriminación

Discriminación directa en materia de retribución laboral por razón del género o sexo: Toda situación de trato diferenciado injustificado, expreso o tácito, relacionado con la retribución económica percibida en desarrollo de una relación laboral, cualquiera sea su denominación por razones de género o sexo.

Discriminación indirecta en materia de retribución laboral por razón del género o sexo: Toda situación de trato diferenciado injustificado, expreso o tácito, en materia de remuneración laboral que se derive de norma, política, criterio o práctica laboral por razones de género o sexo.

Factores de valoración salarial

Son criterios orientadores, obligatorios para el empleador en materia salarial o de remuneración los siguientes:

• La naturaleza de la actividad a realizar
• Acceso a los medios de formación profesional
• Condiciones en la admisión en el empleo
• Condiciones de trabajo
• La igualdad de oportunidades y de trato en materia de empleo y ocupación, con objeto de eliminar cualquier discriminación
• Otros complementos salariales

El incumplimiento a la implementación de los criterios establecidos en el decreto reglamentario por parte del empleador dará lugar a multas de cincuenta (50) hasta quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes imputables a la empresa. El Ministerio del Trabajo, por medio de la autoridad que delegue fijará la sanción a imponerse, la cual se hará efectiva a través del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

Registro

Con el fin de garantizar igualdad salarial o de remuneración, las empresas, tanto del sector público y privado, tendrán la obligación de llevar un registro de perfil y asignación de cargos por sexo, funciones y remuneración, discriminando clase o tipo y forma contractual.

El incumplimiento a esta disposición generará multas de hasta ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes. El Ministerio del Trabajo, por medio de la autoridad que delegue, fijará la sanción por imponerse, la cual se hará efectiva a través del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena).

Reglas especiales

• La naturaleza de la actividad a realizar

Está prohibida toda forma de discriminación contra la mujer, en el campo del empleo y la ocupación.
La expresión “discriminación contra la mujer” se refiere a toda distinción, exclusión a restricción basada en el sexo que tenga por objeto o por resultado menoscabar o anular el reconocimiento, goce o ejercicio por la mujer, independientemente de su estado civil, sobre la base de la igualdad del hombre y la mujer, de los derechos humanos y las libertades fundamentales en las esferas política, económica, social, cultural y civil o en cualquier otra esfera.

• Acceso a los medios de formación profesional

En materia de estudios realizados y calificación profesional, la retribución salarial de las mujeres, como su derecho a la igualdad, ni ningún otro derecho, pueden sufrir desmejoras, ni menoscabo alguno, por parte del empleador, con respecto a la retribución salarial.

• Condiciones en la admisión en el empleo

Es obligatorio para los empleadores respetar y proteger el derecho que tiene la mujer a oportunidades de empleo iguales que los hombres y a que se apliquen criterios de selección igual para ser admitidas al empleo u ocupación, en consonancia con la libertad a elegir profesión u oficio de la mujer.

• Condiciones de trabajo

El empleador debe respetar y proteger el derecho que tiene la mujer a una remuneración igual y a las mismas prestaciones previstas en la ley para los hombres, a un trato igual con respecto a un trabajo de igual valor, así como a criterios iguales para la evaluación de la calidad de su trabajo.

• Otros complementos salariales

Los empleadores están obligados a garantizar a la mujer el pago del salario base que fue pactado y los otros complementos salariales o cantidades que junto con el salario base conforman la totalidad de la estructura salarial, fijados por la ley o en el contrato de trabajo.

A trabajo igual salario igual

• A trabajo igual desempeñado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales, debe corresponder salario igual, comprendiendo en este todos los elementos a que se refiere el artículo 127.
• No pueden establecerse diferencias en el salario por razones de edad, género, sexo nacionalidad, raza, religión, opinión política o actividades sindicales.
• Todo trato diferenciado en materia salarial o de remuneración, se presumirá injustificado hasta tanto el empleador demuestre factores objetivos de diferenciación.

De conformidad con la legislación laboral vigente, a igual trabajo debe corresponder igual salario, sin importar que el trabajador sea sordo, sordociego u oyente. De conformidad con la ley, se sancionará a todo aquel empleador que pague menos a un sordo o sordociego por el solo hecho de serlo.

Las personas con limitación que se encuentran laborando en talleres de trabajo, no podrán ser remuneradas por debajo del 50% del salario mínimo legal vigente, excepto cuando el limitado se encuentre aún bajo terapia en cuyo caso no podrá ser remunerado por debajo del 75% del salario mínimo legal vigente.

Ejemplos de salario: El señor Andrés Rodríguez trabaja como mensajero en la empresa “El Jardín” con un salario ordinario fijo de $ 1.000.000

La señora Ángela Martínez trabaja como vendedora de electrodomésticos y tiene un salario ordinario variable, gana un básico de $ 900.000 y un promedio de 2.0% por unidad vendida.

Generalidades

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¿Cómo se efectúa el pago de salarios y prestaciones sociales a la persona que se encuentra secuestrada?

El empleador deberá continuar pagando el salario y prestaciones sociales a que tenga derecho el secuestrado al momento de ocurrencia del secuestro, ajustados de acuerdo con los aumentos legalmente exigibles. Dicho pago deberá realizarse al curador provisional o definitivo de bienes. Este pago se efectuará desde el día en que el trabajador, sea este particular o servidor público, haya sido privado de la libertad y hasta cuando se produzca una de las siguientes condiciones:

• En el caso de trabajador con contrato laboral a término indefinido, hasta cuando se produzca su libertad, o se compruebe la muerte, o se declare la muerte presunta.
• En el caso de trabajador con contrato laboral a término fijo, hasta el vencimiento del contrato, o hasta cuando se produzca su libertad o se compruebe la muerte o se declare la muerte presunta si alguno de estos hechos se produce con anterioridad a la fecha de terminación del contrato.
• En el caso de servidor público hasta cuando se produzca su libertad, o alguna de las siguientes circunstancias: que se compruebe su muerte o se declare la muerte presunta o el cumplimiento del período constitucional o legal, del cargo.
• El cumplimiento de la edad y los requisitos para obtener la pensión, caso en el cual corresponde al curador iniciar los trámites para solicitar su pago.

No podrá reconocerse un pago de salario u honorarios superior a veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes, excepto en aquellos casos de secuestro ocurridos con anterioridad a la ley (Ley 986 de 2005) en los que se mantendrán las condiciones laborales previamente establecidas.

El empleador deberá continuar pagando las prestaciones sociales del secuestrado, así como también los aportes al sistema de seguridad social integral.

Al secuestrado con contrato laboral vigente al momento que recobre su libertad, se le deberá garantizar un período de estabilidad laboral durante un período mínimo equivalente a la duración del secuestro, que en todo caso no exceda un año, contado a partir del momento que se produzca su libertad. Se exceptúan de este beneficio a las personas que cumplan con la edad y requisitos para obtener pensión.

¿Cómo se paga la incapacidad?

En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el empleador le pague un auxilio monetario hasta por 180 días, así: las 2/3 partes del salario durante los 90 días y la mitad del salario por el tiempo restante. En este caso hay una asunción del pago por parte de las EPS cuando la persona está afiliada al sistema.

Este auxilio fue declarado exequible condicionalmente, en el entendido que el auxilio monetario por enfermedad no profesional no podrá ser inferior al salario mínimo legal vigente (Sent. C-543/2007).

Pago de prestaciones económicas. Los aportantes y trabajadores independientes, no podrán deducir de las cotizaciones en salud, los valores correspondientes a incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y/o paternidad.

El pago de estas prestaciones económicas al aportante, será realizado directamente por la EPS y EOC, a través de reconocimiento directo o transferencia electrónica en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir de la autorización de la prestación económica por parte de la EPS o EOC. La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas se efectuará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud del aportante.

De presentarse incumplimiento del pago de las prestaciones económicas por parte de la EPS o EOC, el aportante deberá informar a la Superintendencia Nacional de Salud, para que, de acuerdo con sus competencias, esta entidad adelante las acciones a que hubiere lugar.

Adicionalmente establece la eliminación del recaudo directo por parte de las EPS y EOC para los casos en los cuales se venía aplicando, dejando así el procedimiento de pago únicamente por medio de la gestión de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

El pago de los dos primeros días será asumido directamente por el empleador.

¿Qué pagos se entiende que son salario?

Constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero y en especie como contraprestación directa del servicio.

También son salario los pagos que tengan esa naturaleza, bien por voluntad del empleador, o por haberse pactado así en el contrato de trabajo, el pacto o la convención colectiva o en el laudo arbitral.

Viáticos. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso; respecto de los viáticos permanentes, sólo constituyen salario los pagos destinados a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, pero no los que tengan por finalidad proporcionar al trabajador medios de transporte y gastos de representación.

El empleador tiene el deber legal de precisar al momento del pago de los viáticos, cuáles destina a cubrir los gastos de alimentación y alojamiento y cuáles a otra finalidad, pues de lo contrario el juez debe asumir que todos tienen naturaleza salarial.

Auxilio de transporte. No constituye salario, pero para el solo efecto de liquidación de prestaciones sociales deberá incluirse en la base de liquidación.
La clara determinación de los pagos laborales que tienen carácter salarial es muy importante en la liquidación de prestaciones sociales y, por tal razón, deberá atenderse a la distinción entre las sumas que constituyen salario y las que no lo son.

¿Qué pagos se entiende que no son salario?

No constituyen salario:

• Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador en dinero o en especie;
• Lo que recibe no para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como medios de transporte y gastos de representación;
• Los beneficios y auxilios habituales u ocasionales cuando las partes hayan dispuesto en forma expresa que no tendrán carácter salarial, tales como las primas extralegales de vacaciones y de navidad;
• Las prestaciones sociales legales (auxilio por enfermedad, maternidad, cesantía, etc.);
• Los suministros en especie, cuando se pacte que no tendrán el carácter de salario, tales como alimentación, vestuario y alojamiento, y
• Los pagos que expresamente no son salario, como vacaciones —y su compensación en dinero—, subsidio familiar, participación de utilidades, viáticos accidentales, viáticos permanentes —en la parte destinada a transporte y gastos de representación—, y la prima legal de servicios. Tampoco son salario los elementos de trabajo, las propinas ni la indemnización por terminación del contrato.

Acuerdos de exclusión salarial

En virtud de la permisión que otorga la Ley 50 de 1990 (art. 15) es factible que los trabajadores accedan a iniciar una relación de trabajo con una parte de beneficios en especie que no es salario o que trabajadores con antigüedad vuelvan una parte de su salario beneficios en especie para quitarle su naturaleza salarial. En este tipo de acuerdos escritos se deben salvaguardar siempre los derechos de los trabajadores para que estos no sean afectados con el cambio de remuneración.

Así pues, para que el empleador, como sujeto pasivo de la contribución por aportes parafiscales, pueda excluir de la base de los aportes (nómina mensual de salarios), las bonificaciones extralegales expresamente excluidas por las partes como factor salarial debe probar que acordó con sus trabajadores que tales beneficios no son constitutivos de salario.

De forma reiterada las Cortes les han insistido a las partes del contrato de trabajo que no simulen con otras figuras para disfrazar los elementos salariales”. (CSJ, Laboral, Sent. 1451, ago. 22/2018, Rad. 44416. M.P. Clara Cecilia Dueñas Quevedo).

Nueva ley de propinas

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Fuente: Ley 1935 de 2018.

Criterios orientadores en caso de duda

Los criterios que permiten establecer si las sumas o especies dadas por el empleador al trabajador constituyen salario, son los siguientes:

• El carácter retributivo u oneroso. El pago debe corresponder en forma directa a la prestación de un servicio, cualquiera que fuere la forma o denominación que se adopte, como horas extras, bonificación habitual, comisiones, sobresueldos pagados por fuera de nómina, etc.;
• El carácter de no gratuidad o liberalidad. Este principio guarda correlación con el anterior. En consecuencia, no constituyen salario los pagos que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador, como primas y bonificaciones ocasionales;
• El carácter de ingreso personal. Los pagos deben ingresar realmente al patrimonio del trabajador, enriqueciéndolo como dice la ley, de tal manera que con ese ingreso pueda subvenir a sus necesidades. No son salario, de acuerdo con este principio, los medios de transporte o los elementos de trabajo.

Cuando el trabajador reciba sumas por trabajo suplementario adicionales a su salario básico, estas deberán tenerse en cuenta para la liquidación de prestaciones sociales, y

• Habitualidad. En algunos casos, y depende del caso analizado, es un factor determinante para saber si una suma es o no salario.

¿De qué forma se puede pactar el salario en especie?

Como ya se anotó, el salario puede pactarse en dinero, o parte en dinero y parte en especie. Este último caso se presenta cuando el empleador suministra al trabajador, en parte de pago del salario, vivienda, alimentación, vestuario, vales de alimentación, primas extralegales, auxilios para gasolina, etc.

El salario en especie sólo puede ser parcial y su equivalente monetario no podrá exceder el 50% de la totalidad del salario. Si el trabajador devenga el mínimo legal, el salario en especie no puede ser superior al 30% del mismo.

Para los efectos relacionados con la cotización a la seguridad social, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. Esto quiere decir que el excedente de esta suma no recibe el beneficio.

Siempre que se pacte salario en especie, debe asignársele un valor en el contrato. Ejemplo: para una profesora de colegio privado que tiene sus hijos como alumnos en la institución debe quedar claro qué porcentaje del salario es en especie y a qué pagos se les imputa esa suma.

Los suministros de salario en especie dejarán de tener carácter salarial cuando las partes expresamente así lo acuerden, siempre que no tengan las características que los determinen como salario.

Es claro que cualquier desacuerdo inicial o sobreviniente sobre el precio del suministro en especie puede y debe ser materia de revisión mediante el mecanismo pericial.

Pactos no salariales

Es bastante usual que el salario en especie sea usado como un mecanismo de remuneración dentro de los pactos de calificación no salarial, por ejemplo, para darle un beneficio de alimentación subsidiado al trabajador.

En estos casos cómo se reduce la base salarial del trabajador lo que incide en sus aportes a la seguridad social es fundamental ver cómo va a compensar ese faltante dentro de su remuneración normal.

Ejemplo: Al señor Julio Roa se le paga una compensación de $ 2.000.000 mensuales, de los cuales el 30%, es decir $ 600.000, serán entregados a través de vales de alimentación, previo acuerdo para quitarle a esa suma la naturaleza salarial. Lo anterior quiere decir que su base salarial para todos los efectos legales pertinentes será de $ 1.400.000.

Ejemplo de la Ley 1393 de 2010: Un trabajador dependiente, recibe por concepto de salario básico mensual un valor de $ 1.000.000 y además recibe un pago no constitutivo de salario por valor de $ 800.000, siendo la cotización de conformidad con el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 la siguiente:

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En nuestro ejemplo el ingreso base de cotización a los sistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales corresponderá a $ 1.080.0000 valor que resulta de la suma del salario mensual y el monto de los pagos no constitutivos de salario que excede el 40% del total de la remuneración en aplicación de lo previsto en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010. Existen interpretaciones en el sentido de considerar que el 40% se debe calcular sobre la parte no salarial.

¿Cómo se pacta por unidad de tiempo y por unidad de obra?

Por unidad de tiempo. Las partes pueden acordar el salario teniendo en cuenta sólo el tiempo. Tenemos los siguientes ejemplos: $ 10.000 por hora, o $ 50.000 diarios, o $ 350.000 semanales, o $ 1.000.000 quincenales, o $ 5.000.000 mensuales, en los que la unidad de tiempo es la hora, el día, la semana, la quincena y el mes.

El salario toma denominaciones particulares según se pacte por días o por períodos mayores:

• Se denomina jornal cuando se pacta por días, por ejemplo, el empleador pagará al trabajador un salario de $ 50.000 diarios.
• Sueldo si se pacta por períodos mayores de un día. Por ejemplo, el empleador pagará al trabajador un sueldo de $ 1.000.000 quincenales, como se observa, la expresión salario es genérica y las voces jornal y sueldo son específicas.

Hay que tener en cuenta que el jornal es el salario estipulado por días.

• A destajo o por unidad de obra. Se paga cierta cantidad por cada pieza que fabrique o procese el trabajador. No siempre es posible pactarlo, pues depende de la índole de la labor. Con una secretaria recepcionista, por ejemplo, no se podría pactar así.

Parece apropiado concluir que a propósito del salario a destajo no son aplicables las normas sobre el salario mínimo si el trabajador no está obligado a cumplir la jornada ordinaria. Por el contrario, cuando sí lo está deberá recibir el salario mínimo, aunque el valor de las unidades producidas no alcancen dicho límite.

Cuando al trabajador se le paga por tarea, puede este comprometerse a realizar una determinada cantidad de obra —por ejemplo 5 pantalones diarios—, y el empleador obligarse a pagar una suma determinada en dinero —por ejemplo $ 100.000 el día—, entendiéndose que el trabajador cumple su jornada cuando termina la obra.

Como se ha expresado, las modalidades descritas no son las únicas, y dentro de las pautas legales el empleador y el trabajador pueden acordar la que más les convenga ya que hay libertad de estipulación.

¿Qué es el salario integral?

El salario integral es una modalidad de remuneración incorporada en nuestra legislación a partir de la Ley 50 de 1990. Cuando el trabajador devengue un salario ordinario de más de 10 salarios mínimos legales mensuales, es válida la estipulación por escrito de un salario integral, que además del salario ordinario, incluya el pago de todas las prestaciones sociales, recargos por trabajo nocturno, horas extras, dominicales y festivos, pagos en especie, subsidios e intereses, con excepción de las vacaciones cuyo derecho se conserva.

De acuerdo con lo anterior, actualmente pueden pactar salario integral los trabajadores que devenguen 10 o más salarios mínimos legales mensuales.

En ningún caso el valor del salario integral puede ser inferior a 10 salarios mínimos legales mensuales más el factor prestacional correspondiente a la empresa, el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía. Actualmente la cuantía mínima del salario integral es de $ 10.765.508 m/cte., el cual equivale a 13 salarios mínimos legales vigentes.

Siempre que durante la ejecución del contrato haya incremento del salario mínimo legal, y por tal razón, el salario integral quedare por debajo de los 10 salarios mínimos legales más el factor prestacional correspondiente a la empresa, el salario integral del trabajador se debe aumentar si se desea continuar bajo esta modalidad salarial.

El trabajador que desee acogerse al salario integral, deberá recibir la liquidación definitiva de su cesantía y demás prestaciones sociales causadas hasta la fecha, sin que por ello se entienda terminado su contrato de trabajo.
El monto del salario integral que acuerden libremente y por escrito el empleador y el trabajador, será la base para liquidar indemnizaciones por despido injusto y remunerar las vacaciones.

En cuanto a los aportes al SENA, al ICBF y a las cajas de compensación familiar, de los trabajadores con salario integral, estos deberán hacerse sobre el 70%.

Para cotizar a Colpensiones y al sistema de seguridad social integral en pensiones y salud, se toma como base el 70% del salario integral, siempre que este porcentaje no sea superior al valor de 25 salarios mínimos legales mensuales.

Hay que tener en cuenta que el factor exento para retención en la fuente en materia de salario integral es del 25%.

Lo ideal es que en la estipulación quede determinado cuáles son las prestaciones, recargos o beneficios integrados y cuáles son las bases económicas de su integración, dado que de la precisión con que se deje plasmado el acuerdo, dependerá que se eviten posteriores controversias.
Algunas reglas jurisprudenciales sobre el manejo de este salario son las siguientes:

Cuando el salario ordinario pactado sea igual a 10 salarios mínimos legales mensuales, y no se cuente con el factor prestacional de la empresa, se tendrá por tal el 30% de aquella cuantía, equivalente a tres salarios mínimos legales mensuales, es decir, el salario integral estará compuesto por 13 salarios mínimos legales mensuales.

Si el salario ordinario convenido es igual a 10 salarios mínimos y el factor prestacional de la empresa supera el 30%, este factor será el que deberá sumarse para cuantificar el salario integral.

Si el salario ordinario convenido es igual a 10 salarios mínimos y el factor prestacional de la empresa es inferior al 30%, se tendrá como factor prestacional el equivalente al 30%, que deberá adicionarse a los 10 smlm, para efectos de totalizar el salario integral. Es decir, en total 13 smlm.

Si el salario ordinario acordado supera los 10 smlm, y no se demuestra el factor prestacional de la empresa, se tendrá como tal el que acuerden las partes, siempre y cuando no sea inferior al 30% del salario ordinario convenido”. (CSJ, Cas. Laboral, Sent. abr. 25/2005. Rad. 21.396).

La Corte Suprema ha aceptado el pago de salario integral proporcional para jornadas inferiores a la máxima legal. Estimó que en el país es permitido pactar salarios en proporción al número de horas laboradas, siempre que se respete el mínimo legal (CSJ, Cas. Laboral, Sent. abr. 28/2009. Rad. 32310).

Obligaciones y prohibiciones

¿Cómo se debe hacer el pago?

El pago del salario en los términos y oportunidad señalados, es obligación primordial del empleador. El no hacerlo configura una grave violación de la ley y del contrato que puede dar lugar a la terminación unilateral con justa causa por parte del trabajador, circunstancia que genera indemnización a cargo del empleador.

El salario se paga por períodos iguales y vencidos acorde con la unidad de tiempo que se haya estipulado.

¿A quién se hace el pago?

El salario se paga directamente al trabajador o a la persona que él autorice por escrito en el lugar donde se presta el servicio, durante el trabajo, o inmediatamente después de que éste cese. Se tiene por no hecho el pago que se realiza en centros de vicio o lugares de recreo, en expendios de mercancías o de bebidas alcohólicas salvo que se trabaje en ellos.

¿Es posible el pago en moneda extranjera?

El salario se paga en moneda legal de curso nacional. No obstante, los pactos sobre pago en moneda extranjera, por ejemplo, en dólares o en bolívares, son válidos y no constituyen remuneración por trueque, ni salario en especie.

La regla para efectuar la conversión de las divisas a moneda colombiana, es tomar la tasa de cambio vigente del día en que se va a pagar la obligación.

¿Está prohibido el trueque?

El pago del salario en mercancías, fichas u otros medios semejantes está prohibido. La venta de mercancías o víveres por parte del empleador al trabajador sólo se permite si se cumple con las condiciones de libertad absoluta del trabajador para hacer sus compras donde quiera y de publicidad de las condiciones de venta.

¿Se puede rebajar el salario?

Unilateralmente el empleador no puede rebajar el salario pactado con el trabajador, pero es válido el convenio que se celebre en ese sentido, siempre que de las circunstancias no se deduzca un vicio de la voluntad y el trabajador no reclame en un tiempo razonable sobre el particular.

Según fallos recientes este tipo de acuerdos se deben dar con una claridad rotunda e inobjetable y no se pueden producir como una imposición unilateral.

¿Y si no se pacta el salario?

Si falta el pacto expreso sobre el monto del salario, se debe el que ordinariamente se paga por la misma labor. En ausencia de esta referencia se toman en cuenta la calidad, cantidad de trabajo y aptitudes del trabajador y las condiciones usuales de la región para establecer uno. Si no hay acuerdo de las partes sobre estos factores, la fijación se hará judicialmente.

¿Cuándo tiene derecho el trabajador a recibir salario sin prestación del servicio?

El trabajador tiene derecho a recibir el salario cuando por culpa o disposición del empleador no preste el servicio. Tal sería el caso del cierre voluntario del establecimiento por parte del empleador.

¿Es posible renunciar al salario?

En principio, toda prestación de servicios debe ser remunerada. Al trabajador no se le puede obligar a renunciar al derecho a percibir un salario como contraprestación por la ejecución de una tarea y no puede cederse total ni parcialmente dicho derecho, aunque la cesión se haga a título oneroso.

¿Cuáles son las reglas sobre retención, deducción y compensación?

El empleador no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario, sin orden suscrita por el trabajador, para cada caso, o sin mandamiento judicial. Quedan especialmente comprendidos en esta prohibición los descuentos o compensaciones por concepto de uso o arrendamiento de locales, herramientas o útiles de trabajo; deudas del trabajador para con el empleador, sus socios, sus parientes o sus representantes; indemnización por daños ocasionados a los locales, máquinas, materias primas o productos elaborados o pérdidas o averías de elementos de trabajo; entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio de alojamiento.

Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley.

Los empleadores quedarán obligados a efectuar oportunamente los descuentos autorizados por sus trabajadores que se ajusten a la ley. El empleador que incumpla lo anterior, será responsable de los perjuicios que dicho incumplimiento le ocasione al trabajador o al beneficiario del descuento.

Sin embargo, pueden deducirse o retenerse del salario sin autorización escrita:

• Las multas que estén previstas en el reglamento de trabajo por retrasos o faltas de asistencia al trabajo;
• La retención en la fuente por impuestos sobre la renta;
• Las cuotas sindicales ordinarias y extraordinarias, cuando el sindicato respectivo ha hecho la solicitud en forma legal; acorde con el Decreto 2264 de 2013.
• Las cuotas de amortización de préstamos otorgados por las cooperativas y bancos cuando la deuda conste en libranza debidamente firmada por el socio, y
• Los aportes o cotizaciones del trabajador para seguridad social.

Es pertinente tener en cuenta que la Ley 920 de 2004, consagra la obligación para los empleadores de deducir y retener de cualquier cantidad que vaya a pagar a sus trabajadores o pensionados, las sumas que estos adeuden a la caja de compensación familiar o cooperativas o fondos de empleados, cuya obligación conste en libranza, títulos valores, o cualquier otro documento suscrito por el deudor que para el efecto deberá dar su consentimiento previo.

Trámite de los préstamos

El empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda.
Cuando pese a existir el acuerdo, el empleador modifique las condiciones pactadas, el trabajador podrá acudir ante el inspector de trabajo a efecto de que exija su cumplimiento, so pena de la imposición de sanciones.

Crédito por libranza

Cualquier persona natural asalariada, contratada por prestación de servicios, asociada a una cooperativa o pre cooperativa, fondo de empleados o pensionada, podrá adquirir productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza, acreditados con su salario, sus pagos u honorarios o su pensión, siempre que medie autorización expresa de descuento dada al empleador o entidad pagadora, quien en virtud de la suscripción de la libranza o descuento directo otorgada por el asalariado, contratista o pensionado, estará obligado a girar los recursos directamente a la entidad operadora.

Para poder acceder a cualquier tipo de producto, bien o servicio a través de la modalidad de libranza o descuento directo se debe cumplir la siguiente condición:

Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.

Es decir que en este caso se vulnera la tradicional protección al salario mínimo.

Las cooperativas de ahorro y crédito o multiactivas de ahorro y crédito, las asociaciones mutuales y los fondos de empleados que son regulados por su normativa especial y vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, pueden ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) del salario o pensión, incluidos los descuentos de ley. Los descuentos de los operadores de libranza no pueden superar el cincuenta por ciento del neto de salario o pensión.

Obligaciones del empleador o entidad pagadora

Todo empleador o entidad pagadora estará obligada a deducir, retener y girar de las sumas de dinero que haya de pagar a sus asalariados, contratistas, afiliados o pensionados, los valores que estos adeuden a la entidad operadora para ser depositados a órdenes de esta, previo consentimiento expreso, escrito e irrevocable del asalariado, contratista, afiliado o pensionado en los términos técnicos establecidos en el acuerdo que deberá constituirse con la entidad operadora, en virtud a la voluntad y decisión que toma el beneficiario al momento de escoger libremente su operadora de libranza y en el cual se establecerán las condiciones técnicas y operativas necesarias para la transferencia de los descuentos. El empleador o entidad pagadora no podrá negarse injustificadamente a la suscripción de dicho acuerdo.

La entidad pagadora deberá efectuar las libranzas o descuentos autorizados de la nómina, pagos u honorarios, aportes o pensión de los beneficiarios de los créditos y trasladar dichas cuotas a las entidades operadoras correspondientes, dentro de los tres días hábiles siguientes de haber efectuado el pago al asalariado, contratista, afiliado, asociado o pensionado en el mismo orden cronológico en que haya recibido la libranza o autorización de descuento directo.

Igualmente, el empleador o entidad pagadora tendrá la obligación de verificar, en todos los casos, que la entidad operadora se encuentra inscrita en el registro único nacional de entidades operadores de libranza.

Si el empleador o entidad pagadora no cumple con la obligación señalada por motivos que le sean imputables, será solidariamente responsable por el pago de la obligación adquirida por el beneficiario del crédito.

En caso de desconocerse el orden de giro estipulado en este artículo, el empleador o entidad pagadora será responsable por los valores dejados de descontar al asalariado, asociado, afiliado o pensionado por los perjuicios que le sean imputables por su descuido. Adicionalmente el empleador debe reportar todas las novedades que puedan afectar los descuentos tales como: retiros, incapacidades, inasistencias, vacaciones, etc.

En todo caso, ¿qué prohibiciones se mantienen?

Aunque exista autorización escrita, no puede hacerse retención o deducción del salario, cuando se afecte el salario mínimo legal o el convencional, o la parte inembargable del salario, o cuando el total de la deuda supere el monto del salario del trabajador en tres meses.

¿Cuál es el monto embargable del salario?

No es embargable el salario mínimo legal o convencional.

El salario solo es embargable en una quinta parte de lo que exceda el salario mínimo legal o convencional. Pero si el embargo se produce por demanda de una cooperativa para recaudo de obligaciones a su favor o dentro de un proceso por alimentos, puede embargarse hasta la mitad.

Ejemplo: Un empleador recibe una orden judicial, dentro de un proceso ejecutivo, de embargar hasta por un valor de $ 500.000 el salario de un trabajador que devenga $ 2.000.000 mensuales.

Para determinar el valor a descontar mensualmente se debe tener en cuenta:

• El salario mínimo legal en el 2019 y
• Que el empleador debe descontar mensualmente la quinta parte de lo que excede el salario mínimo legal o convencional.

$ 2.000.000 - $ 828.116 x 1/5: 234,376

Esta suma mensual puede ser descontada por mitades quincenalmente.

En caso de salario integral, la suma mensual a retener se establece con base en el monto total de dicho salario, es decir, que no se debe hacer distinción entre el salario ordinario y la parte correspondiente al factor prestacional.

¿Cómo funciona la prelación de créditos?

Los salarios son créditos preferentes, en el sentido que pertenecen a la primera clase de créditos privilegiados en donde ocupan el primer lugar, lo cual significa que, en el caso de una gradación de créditos, el salario prevalece sobre las costas judiciales que se causen en interés de todos los acreedores, las expensas funerales necesarias del deudor difunto y sobre los gastos de la enfermedad que haya padecido el deudor, y su pago es prioritario aun frente a hipotecas y prendas.

La ley de garantías inmobiliarias modificó el orden de prelación de créditos porque estableció que quien sea titular de cualquier clase de garantía inmobiliaria “tendrá derecho a que se le pague su crédito con preferencia a los demás acreedores que hacen parte del acuerdo” (...). Por tanto, la LGM no puede desconocer los derechos de los acreedores laborales y el crédito de garantías inmobiliarias debería cancelarse una vez se satisfagan dichos créditos (Actualidad Laboral 198, Lenis, Isaza).

¿Quién establece el salario mínimo?

A las deliberaciones de la comisión permanente de concertación de políticas salariales y laborales, así como a las de las subcomisiones departamentales y comités asesores por sectores económicos, podrán ser invitados con derecho de voz, funcionarios del Gobierno, el representante permanente de la Organización Internacional del Trabajo, OIT, en Colombia, los asesores de los empleadores, los trabajadores o los pensionados, así como voceros de organizaciones de trabajadores, de pensionados y de empleadores no representados en la comisión.

El salario mínimo puede fijarse en pacto o convención colectiva o en fallo arbitral.

¿Y cuál es el efecto jurídico de esta determinación?

El salario mínimo legal sustituye automáticamente cualquier salario inferior que se haya estipulado o que se estipule. En consecuencia, nadie puede devengar un salario inferior al mínimo legal mientras labore la jornada completa y una vez dictado el nuevo salario debe procederse al respectivo ajuste.

Para quienes laboren jornadas diarias inferiores a las máximas legales y devenguen el salario mínimo legal o el convencional, éste regirá en proporción al número de horas efectivamente trabajadas, con excepción de la jornada especial de seis (6) horas diarias y 36 horas semanales o en el caso de la jornada flexible, casos en los cuales se tiene derecho a recibir el salario mínimo legal.

¿Cuál es el salario mínimo legal vigente?

A partir del 1º de enero del año 2019 el salario mínimo legal se encuentra señalado en $ 828.116.

Salario Mínimo Legal

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Evolución del salario mínimo legal 1980-2019 

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¿Cómo se paga el salario a los menores de edad?

El salario del menor trabajador deberá ser proporcional a las horas trabajadas.

¿Qué tipo de pago reciben los aprendices?

Durante la vigencia de la relación de aprendizaje, el aprendiz recibe de la empresa un apoyo de sostenimiento mensual que equivale como mínimo, en la fase lectiva, al 50% de un (1) salario mínimo mensual vigente.

El apoyo del sostenimiento durante la fase práctica es equivalente al setenta y cinco por ciento (75%) de un salario mínimo mensual legal vigente.

El apoyo de sostenimiento durante la fase práctica será diferente cuando la tasa de desempleo nacional sea menor del diez por ciento (10%), caso en el cual será equivalente al ciento por ciento (100%) de un salario mínimo legal vigente.

Si el aprendiz es estudiante universitario el apoyo de sostenimiento mensual no podrá ser inferior al equivalente a un salario mínimo legal vigente.

En ningún caso el apoyo de sostenimiento mensual podrá ser regulado a través de convenios o contratos colectivos o fallos arbitrales recaídos en una negociación colectiva.

Igualmente es necesario precisar que el apoyo de sostenimiento mensual no constituye salario y tiene como fin garantizar el proceso de aprendizaje.

Tasa de desempleo de referencia. Para determinar la tasa de desempleo nacional en cumplimiento del inciso quinto del artículo 30 de la Ley 789 de 2002, se tomará la tasa nacional promedio del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, certificada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, a más tardar en la segunda quincena del mes de enero de cada año.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento respecto al pago del salario mínimo?

El incumplimiento de las disposiciones sobre salario mínimo legal da lugar a una multa, que será impuesta por funcionarios del Ministerio de Trabajo sin perjuicio de la reclamación judicial del trabajador por los salarios dejados de percibir.

Adicionalmente el trabajador podrá demandar, ante el juez de trabajo, el pago del reajuste del salario y de la liquidación de prestaciones sociales con base en el salario mínimo legal, con la posibilidad de que el juez condene a pagar la indemnización por falta de pago, más conocida como “salarios caídos”.

Prestaciones y pagos relacionados con el valor del salario mínimo

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Si bien los esquemas de remuneración en Colombia han variado del concepto de la mera paga básica, aún existe cierta prevención frente a otras formas de compensación como la variable.

En este tipo de remuneración existen dos tipos que son los de uso frecuente por temas como la prevalencia de asignación y su aplicación por cargos o niveles: se trata de los bonos por desempeño y las comisiones.

Los bonos se diferencian de las evaluaciones de desempeño en que en las compañías compensan anualmente la contribución adicional de los funcionarios a los logros organizacionales.

Por su parte las evaluaciones buscan recompensar a través de puntos adicionales en el incremento salarial anual el cumplimiento de objetivos de los funcionarios.

El uso de los bonos busca la fidelización de los colaboradores al pagar una porción adicional de dinero (bono) por cumplimiento de metas organizacionales y crecimiento de la organización.

De acuerdo con el Estudio de Compensación Total 2017*, el 32% de las compañías de la muestra tiene la práctica de asignación de bonos por resultados a sus colaboradores en cargos de gestión o que sean core de negocio.
 

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En las empresas que tienen compensación variable se identificaron las proporciones de asignación de acuerdo a tamaño, en donde el 86% de las empresas Muy Grandes tienen la práctica de asignación de bonos por desempeño, seguido por las Grandes con un 65%, las medianas con un 43% y muy de cerca las pequeñas con un 14%. De lo anterior se destaca que las empresas pequeñas están incursionando activamente en motivar la productividad a través del desempeño.

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 En los cargos que reciben bonos asociados a desempeño se entrega al primer nivel un 23,6% en promedio del salario, lo equivalente a casi 4 salarios mensuales. Para la alta gerencia se entrega un 18,9% en promedio, lo equivalente a 2,3 salarios. Para la gerencia media un 16.2% del salario, equivalente a 2 salarios. Finalmente, para el nivel profesionales, un 10,8% en promedio, lo equivalente a 1,3 salarios.
 

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Cabe destacar que del 32% de las compañías que otorgan algún tipo de bonificaciones, el 27% lo está haciendo para los cargos de nivel operativo, con alrededor de medio sueldo por cumplimiento de indicadores de productividad.

Comisiones

Se han convertido en una forma de pagar el rendimiento de un funcionario en la ejecución, cumplimiento y exceso de sus labores. Es utilizada para incentivar al trabajador con el fin de que mejore su productividad, pues con ello verá su sueldo incrementado. De esta forma, las comisiones corresponden a una contraprestación directa del servicio prestado por el trabajador.

De acuerdo con el estudio, el 81% de las compañías tiene la práctica de pago de comisiones por venta o facturación a sus empleados.

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Es en el área comercial donde las compañías participantes manifestaron tener para los diferentes niveles un mix de pago, en donde en el promedio de las empresas para los cargos de alta gerencia presentan una composición fija de 78% y un variable promedio de 22%. Para la gerencia media de ventas, un fijo promedio de 66% y un variable de 34%. Finalmente para la fuerza de ventas, un fijo promedio de 52% y un variable de 48%.

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En opinión de Miguel Ángel Nieto, Gerente de Human Factor Consulting, “la recomendación para las empresas que no ofrecen este beneficio, no es solamente que deberían ajustar los salarios fijos, sino implementar esquemas de compensación variable a través de mecanismos como bonos de desempeño para incentivar a los empleados con el propósito de bajar los índices de rotación y retener al personal valioso”.

Cabe destacar que con el uso de estas prácticas por parte de las multinacionales, la cultura de los empleados colombianos también ha comenzado a cambiar, pues muchos de ellos ya observan esta variable a la hora de buscar un cambio laboral o de aceptar una propuesta de otra empresa.

Si bien hace una década este tipo de práctica era nula y el tema de las bonificaciones estaba restringido estrictamente para los cargos directivos, como se observa en el estudio, hoy por hoy, las compañías lo están aplicando a un tercero y cuarto nivel, e inclusive a niveles operativos.

    * El Estudio de Compensación Total realizado por Legis y Human Factor Consulting,recoge la opinión de 623 empresas y analiza 1.089 cargos en compañías nacionales y multinacionales de 28 sectores de la economía nacional.

Hugo Salcedo, Vicepresidente de Recursos Humanos de Unilever, nos habló acerca de la administración del desempeño y la cultura laboral que manejan en esta compañía. Igualmente, nos mencionó los principales resultados que han tenido mediante la integración del área de Gestión Humana como socio estratégico del negocio.

Según Salcedo, la mejor estrategia de marca empleadora en toda empresa es que todos sus lideres cumplan con los compromisos y objetivos propuestos dentro y fuera de la organización. Esta ha sido la principal razón por la que Unilever es una de las compañías más apetecidas por los jóvenes profesionales. Conoce más detalles de este tema en el siguiente video.

Unilever se ha concentrado en el propósito de ir mas allá del negocio y de sus marcas con el fin de impactar positivamente, tanto en sus clientes como en sus colaboradores, lo cual solo es posible de lograr a través de los lideres. Conoce más de esta estrategia a continuación.